第1篇 物業(yè)住宅小區(qū)檔案管理制度2
第二節(jié)房屋管理與維修養(yǎng)護
1.主出入口設(shè)有小區(qū)平面示意圖,主要路口設(shè)有路標、組圖及幢、單元、戶門標號標志明顯。
2.無違反規(guī)劃亂搭亂建,無擅自改變房屋用途現(xiàn)象。
3.房屋外觀完好、整潔,外墻面磚、涂料等裝飾材料無脫落、無污跡。
4.戶外招牌、廣告牌、霓虹燈按規(guī)定設(shè)置,保持整潔、統(tǒng)一、美觀,無安全隱患或破損。
5.封閉陽臺統(tǒng)一有序,色調(diào)一致,不超出外墻面,除建筑設(shè)計有要求外,不得安裝
戶外防盜網(wǎng)、晾衣架、遮陽蓬等。
6.空調(diào)安裝位置統(tǒng)一,冷凝水集中收集,支架無銹蝕。
7.房屋裝飾裝修符合規(guī)定,未發(fā)生危及房屋結(jié)構(gòu)安全及拆改管線和損害他人利益的現(xiàn)象。
1)住戶裝修申請表、裝修責(zé)任書(見業(yè)主分戶檔案)
2)裝修現(xiàn)場巡查記錄表(見工程巡查記錄)
第三節(jié)共用設(shè)施設(shè)備管理
1.共用配套設(shè)施完好,無隨意改變用途。
2.共用設(shè)施設(shè)備運行、使用及維護按規(guī)定要求有記錄,無事故隱患,專業(yè)技術(shù)人員和維護人員嚴格遵守操作規(guī)程與保養(yǎng)規(guī)范。
1)設(shè)備運行維修工作程序
2)設(shè)備巡查記錄
3)設(shè)備保養(yǎng)記錄
3.室外共用管線統(tǒng)一入地或公共管道,無架空管線,無礙觀瞻。
4.排水、排污管道通暢,無堵塞、外溢現(xiàn)象。
5.道路通暢,路面平整,井蓋無缺塊,無丟失,路面井蓋不影響車輛行人通行。
6.制定供電系統(tǒng)管理措施并嚴格執(zhí)行,記錄完整,供電設(shè)備正常,配電室管理符合規(guī)定,路燈、樓道等公共照明完好。
1)電室管理規(guī)定
2)配電系統(tǒng)工作內(nèi)容及操作程序
3)路燈、樓道等公共照明設(shè)備完好
第四節(jié)安防、消防、車輛管理
1.小區(qū)基本實行封閉式管理
1)小區(qū)實行24小時封閉管理資料
2)治安管理規(guī)定
3)門衛(wèi)管理規(guī)定
2.有專業(yè)護衛(wèi)隊實行24小時值班及巡邏制度,護衛(wèi)熟悉小區(qū)的環(huán)境,文明值勤,訓(xùn)練有素、言語規(guī)范、認真負責(zé)。
1)護衛(wèi)部工作、內(nèi)務(wù)條令
2)護衛(wèi)崗位職責(zé)
3)各種工作記錄、資料照片
⑴護衛(wèi)值班記錄
⑵護衛(wèi)訓(xùn)練記錄
⑶夜間巡查記錄
⑷來訪登記表
⑸護衛(wèi)培訓(xùn)日程、訓(xùn)練記錄及資料
⑹護衛(wèi)工作考核、巡查、評分統(tǒng)計資料
⑺護衛(wèi)基礎(chǔ)知識考核答卷
⑻護衛(wèi)文明值勤,裝修巡查等資料
3.危及人身安全處有明顯標識和具體的防范措施
1)警示牌標識卡等
2)突發(fā)事件及異常情況處理措施
3)常見治安刑事案件及處理措施
4)常見的幾種可疑情況及處理措施
5)緊急情況記錄表
4.消防設(shè)備設(shè)施完好無損,可隨時起用,消防通道暢通,制定消防應(yīng)急方案
1)消防管理制度
2)火警、火災(zāi)應(yīng)急方案
3)消防通道暢通
4)定期進行消防巡視,檢查維護消防設(shè)施、器材等資料
5)護衛(wèi)隨時巡查營業(yè)房消防設(shè)施
6)義務(wù)消防隊員消防演練
5.機動車停車場管理制度完善,管理責(zé)任明確,車輛進出有登記。
1)機動車停車場管理規(guī)定
2)機動車停車場登記
3)護衛(wèi)巡邏記錄
4)護衛(wèi)工作考核標準
5)交通指揮管理規(guī)范有序
6.非機動車輛管理制度完善,按規(guī)定位置停放,管理有序。
1)非機動車管理規(guī)定
2)按規(guī)定位置停放、管理有序
3)護衛(wèi)工作考核標準
第五節(jié)環(huán)境衛(wèi)生管理
1.環(huán)衛(wèi)設(shè)備完備,設(shè)有垃圾箱、果皮箱、垃圾中轉(zhuǎn)站。
1)環(huán)衛(wèi)設(shè)備臺帳
2)垃圾箱、果皮箱
3)清潔工作清潔小區(qū)環(huán)境衛(wèi)生資料
2.清潔衛(wèi)生實行責(zé)任制,有專職的清潔人員明確的責(zé)任范圍,實行標準化保潔。
1)清潔衛(wèi)生工作標準及考核辦法
2)清潔衛(wèi)生工作考核表
3.垃圾日產(chǎn)日清,定期進行衛(wèi)生消毒滅殺
1)消毒滅蠅工作資料
2)定期投鼠藥資料
4.房屋共用部位共用設(shè)施設(shè)備無蟻害。
5.小區(qū)內(nèi)道路等共用場地?zé)o紙屑、煙頭等廢棄物,小區(qū)內(nèi)衛(wèi)生照片等資料。
6.房屋共用部位保持清潔,無亂貼、亂畫、無擅自占用和堆放雜物現(xiàn)象、樓梯扶欄、天臺、公共玻璃等保持清潔。
7.商業(yè)網(wǎng)點管理有序,符合衛(wèi)生標準,無亂設(shè)攤點、廣告牌和無亂貼、亂畫現(xiàn)象。
8.無違反規(guī)定飼養(yǎng)寵物、家禽、家畜。
9.排放油煙、噪音等符合國家環(huán)保標準、外墻無污染。
第六節(jié)綠化管理
1.小區(qū)內(nèi)綠地布局合理,花草樹木與建筑小品配置恰當(dāng)。
2.綠地?zé)o改變使用用途和破壞、踐踏、占用等現(xiàn)象。
3.花草樹木長勢良好,修繕整齊美觀,無病蟲害,無折損現(xiàn)象、無斑禿。
4.綠地?zé)o紙屑、煙頭、石塊等雜物。
第七節(jié)精神文明建設(shè)
1.意義,健康向上的社區(qū)文化活動,創(chuàng)造條件,積極配合,支持并參與社區(qū)文化建設(shè)。
a提高業(yè)主自治自律行為宣傳教育資料
1)經(jīng)常進行政府有關(guān)法律法規(guī)宣傳教育資料
2)建立業(yè)主產(chǎn)權(quán)區(qū)域建設(shè),愛護小區(qū)公共設(shè)施資料
b小區(qū)安全文明消防宣傳欄告示檔案資料
c小區(qū)住戶參與文化娛樂活動資料
d培訓(xùn)護衛(wèi)消防安全知識,培訓(xùn)資料
第八節(jié)管理效益
1.管理服務(wù)費收繳率為98%以上
1)20**年3月至,收費報表
2.提供便民有償服務(wù),開展多種經(jīng)營,便民服務(wù)項目資料及照片。
1)20**年3月--20**年月的財務(wù)報告
3.本小區(qū)物業(yè)管理經(jīng)營狀況。向小區(qū)住戶公布物管費收支報告
資料
a業(yè)主檔案資料的內(nèi)容
1]業(yè)主情況登記表、照片、身份證復(fù)印件
2]業(yè)主臨時公約承諾件
3]前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議
4]室內(nèi)裝修管理協(xié)議書
5]消防安全責(zé)任書
6]業(yè)主裝修檢查記錄表
7]室內(nèi)裝修申報表
8]裝修申報所提供的平面圖、管線圖等
9]裝修違規(guī)的整改通知書
10]業(yè)主與物業(yè)管理處達成的書面協(xié)議
11]業(yè)主在物業(yè)使用過程中產(chǎn)生的重要的有影響的事件的記錄
12]其它
第2篇 物業(yè)住宅小區(qū)檔案管理制度
物業(yè)項目(住宅小區(qū))檔案管理制度
1整體檔案管理
檔案資料的建立應(yīng)與今后的創(chuàng)優(yōu)結(jié)合起來,按照《全國優(yōu)秀示范小區(qū)評分標準》的分類標準建立檔案資料。
第一節(jié)基礎(chǔ)管理資料
1.按規(guī)劃要求建設(shè)、住宅及配套建設(shè)設(shè)施投入使用
1)工程規(guī)劃許可證
2)施工許可證
3)工程總平面圖
4)建設(shè)工程規(guī)劃管理竣工驗收合格證
5)國有土地使用證
2.辦理接管驗收手續(xù)
1)委托物業(yè)管理合同
2)工程建設(shè)施工建檔移交清單
⑴幢建施、結(jié)施竣工圖,建材合格證、分項分部評定資料;
⑵水施、電施、訊施、地下管網(wǎng)竣工圖,分項、分部質(zhì)檢平定資料(復(fù)印件);
3)商品房質(zhì)量保證書
4)房屋移交驗收資料
5)設(shè)施設(shè)備移交清單及檔案資料
3.由一家物業(yè)管理企業(yè)實施統(tǒng)一專業(yè)化管理
1)物業(yè)管理有限公司企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照(正副本)
2)物業(yè)管理有限公司組織機構(gòu)代碼證(正副本)
3)物管企業(yè)資質(zhì)證書
4)物業(yè)管理有限公司稅務(wù)登記證(正副本)
5)上級批文(文件)
4.建設(shè)單位在銷售房屋前與選聘的物業(yè)管理企業(yè)簽定物業(yè)管理合同,雙方的責(zé)、權(quán)、利分明
1)物業(yè)委托管理合同
2)前期物業(yè)管理方案
3)物業(yè)移交及實施意見
5.購房人與物業(yè)管理企業(yè)簽定物業(yè)管理合同,雙方責(zé)、權(quán)、利明確總戶數(shù)戶,入住戶,入住率為,簽定的前期物業(yè)管理服務(wù)合同為份。(文件柜放置于)
6. 建立維修資金的管理、使用、續(xù)籌等符合有關(guān)規(guī)定
1)物業(yè)管理有限公司代管維修資金的財務(wù)管理制度
a)代管維修資金的使用范圍
b)代管維修資金的來源和籌集方法
c)代管維修資金的管理與使用辦法
d)代管維修資金的移交
7.房屋使用手冊、裝飾裝修管理規(guī)定及業(yè)主公約等各項公眾制度完善
1)房屋使用說明書
2)公共管理制度
⑴治安管理制度
⑵消防管理制度
⑶門衛(wèi)管理制度
⑷機動車停車場管理制度
⑸非機動車管理制度
⑹裝修管理規(guī)定
3)政府有關(guān)文件
8.業(yè)主委員會按規(guī)定程序成立,并按規(guī)章制度履行職責(zé)
1)業(yè)主委員會籌備工作資料
⑴關(guān)于組建業(yè)主委員會實施方案
⑵業(yè)主委員會資料(詳見業(yè)主意見調(diào)查表)
⑶業(yè)主委員會章程
9.物業(yè)管理企業(yè)制定創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃和共體實施方案,并經(jīng)業(yè)主委員會同意
1)創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃
2)創(chuàng)優(yōu)實施方案(附物業(yè)管理質(zhì)量目標書)
3)物業(yè)管理優(yōu)秀住宅小區(qū)達標申報資料資料
10.小區(qū)物業(yè)管理建立健全各項管理制度、各崗位的工作標準并指定具體的落實措施和考核標準。
1)員工手冊
2)文明禮貌用語及各專業(yè)服務(wù)語言流程規(guī)范
3)部門職責(zé)
⑴公司組織機構(gòu)示意圖(管理處機構(gòu)示意圖)
⑵員工手冊
⑶管理中心職責(zé)
⑷財務(wù)部職責(zé)
⑸護衛(wèi)部內(nèi)務(wù)條令、崗位職責(zé)
4)部門工作程序、操作程序
⑴財務(wù)部管理制度
⑵客戶服務(wù)中心工作程序
⑶工程部設(shè)備運行維修工作程序
⑷消防工作管理制度
⑸各種應(yīng)急處理方案
a、火警、火災(zāi)應(yīng)急方案
b、停電應(yīng)急方案
c、護衛(wèi)部突發(fā)事件處理措施
5)管理中心綜合管理制度
⑴值班制度
⑵回訪制度
⑶檔案管理制度
⑷原始記錄、資料管理制度
6)管理人員、員工考評細則
⑴管理人員考核細則
⑵財務(wù)管理人員考核細則
⑶維修人員考核細則
⑷清潔、綠化人員考核細則
⑸護衛(wèi)員考核細則
⑹護衛(wèi)部崗位目標管理考核辦法
7)護衛(wèi)部培訓(xùn)日程、訓(xùn)練記錄
8)護衛(wèi)知識考試資料
9)管理中心原始記錄資料
⑴門崗值班記錄
⑵監(jiān)控中心值班記錄
⑶緊急情況記錄
⑷停車場車輛進出原始記錄
⑸房屋裝修管理記錄
⑹裝飾裝修申請書、責(zé)任書
⑺值班記錄
⑻回訪記錄
⑼維修派工單
⑽住戶檔案
⑾維修員值班記錄
⑿設(shè)施設(shè)備巡查保養(yǎng)等記錄
11.物業(yè)企業(yè)管理人員和專業(yè)技術(shù)人員持證上崗,員工統(tǒng)一著工裝、佩帶明顯標志,工作規(guī)范,作風(fēng)嚴謹。
1)管理中心管理干部學(xué)歷、職稱、上崗證復(fù)印件
2)管理中心專業(yè)技術(shù)人員資格證、操作證
3)護衛(wèi)員上崗證
4)員工勞動合同
12.應(yīng)用計算機智能化設(shè)備等現(xiàn)代化管理手段,提高管理效率。
1)小區(qū)住戶基本資料(備份文件夾類)
2)小區(qū)物業(yè)基本資料
3)辦公文案
4)各類管理制度、文件夾
⑴護衛(wèi)類
⑵財務(wù)類
⑶管理類
⑷保潔類
⑸經(jīng)營類
⑹人事類
⑺業(yè)主委員會
⑻運行維修表
5)住戶費用繳費統(tǒng)計資料
13.物業(yè)管理企業(yè)在收費、財務(wù)管理、會計核算、稅收等方面執(zhí)行有關(guān)規(guī)定,至少半年公開一次物業(yè)服務(wù)費用收支情況。
1)年月--財務(wù)收支報告
2)向住戶公布費用收支情況,資料
照片
3)物業(yè)管理費用標準批復(fù)
4)繳費通知單存根
14.房屋及公共設(shè)施設(shè)備檔案資料齊全、分類成冊,管理完善,查閱方便。
1)總平面圖
2)共用設(shè)施設(shè)備及配電系統(tǒng)
3)可視對講、監(jiān)控系統(tǒng)
4)消防系統(tǒng)
5)背景音樂系統(tǒng)
6)光纖電視系統(tǒng)
7)辦公用設(shè)備
8)各種警示牌、標識卡
15.建立用戶檔案、房屋及配套設(shè)施權(quán)屬清冊,查閱方便。
1)住戶檔案
2)商業(yè)用房業(yè)主檔案(含用戶)
16.建立24小時值班制度,設(shè)立服務(wù)電話,接受業(yè)主及使用人對物業(yè)管理服務(wù)報修、求助、建議、問詢、質(zhì)疑、投訴等各類信息的收集、反饋并及時處理,有回訪制度和記錄。
1)值班制度
2)回訪制度
3)管理人員值班記錄
4)維修工單存根及回單
5)設(shè)備巡查記錄
6)護衛(wèi)門崗值班記錄
7)主動征求業(yè)主對物業(yè)管理服務(wù)的意見和建議
17.定期向住戶發(fā)放物業(yè)管理服務(wù)工作征求意見,對合理的建議及時整改,滿意率為%以上。
1)《客戶意見征詢表》
18.建立并落實便民維修服務(wù),承諾制,零修急修及時率為98%,以上的返修率為2%,并有回訪記錄。
1)物管中心工作程序(見工作守則)
2)設(shè)備運行維修工作程序(見工作守則)
第3篇 小區(qū)物業(yè)規(guī)章制度建立檔案管理
小區(qū)物業(yè)規(guī)章制度的建立與檔案管理
第一章擬建立的規(guī)章制度
一、擬建立的公眾管理制度
包括業(yè)主臨時公約、業(yè)主委員會章程、客戶服務(wù)指南或住戶手冊、精神文明公約、住宅公共設(shè)施設(shè)備維修基金管理辦法、治安管理須知、車輛進出停放管理須知、消防管理須知、環(huán)境衛(wèi)生管理須知、招牌廣告及公共場地、墻壁、屋面管理須知、營業(yè)場所管理須知、文娛場所管理須知、裝飾裝修管理須知等。根據(jù)招標書要求提供的《業(yè)主臨時公約》附文如下,其他詳細內(nèi)容此處略。
注:《**.鳳凰城業(yè)主臨時公約》建議稿附后。
二、擬建立的內(nèi)部管理制度
包括人事管理制度、福利管理制度、考勤管理制度、財務(wù)管理制度、預(yù)算管理制度、獎懲管理制度、投訴管理制度、文件管理制度、員工基本規(guī)范、通訊設(shè)備管理制度、管理體系及重大事項決策管理制度、培訓(xùn)管理制度。詳細內(nèi)容此處略。
三、擬建立的質(zhì)量手冊及程序文件
包括質(zhì)量手冊、文件控制程序文件、質(zhì)量記錄程序文件、管理評審程序文件、人力資源程序文件、合同評審程序文件、物業(yè)接管程序文件、服務(wù)設(shè)計開發(fā)程序文件、采購程序文件、入住管理程序文件、內(nèi)部審核程序文件、不合格程序文件、數(shù)據(jù)分析程序文件、糾正防措施程序文件等。詳細內(nèi)容此處略。
四、擬建立的工作手冊
包括各級崗位職責(zé)工作手冊、社區(qū)文化工作手冊、公共場地工作手冊、營業(yè)文娛場所工作手冊、房屋整改工作手冊、空房管理工作手冊、住戶入住工作手冊、裝修管理工作手冊、投訴的接待和處理工作手冊、住戶意見的征求、評議以及服務(wù)的定期回訪工作手冊、住戶檔案管理工作手冊、便民服務(wù)實施工作手冊、費用的統(tǒng)計、收取和追收欠款工作手冊、環(huán)衛(wèi)工作手冊、綠化工作手冊、報修工作手冊、供配電設(shè)施設(shè)備工作手冊、給排水設(shè)施設(shè)備工作手冊、電梯設(shè)施設(shè)備工作手冊、庫房工作手冊、突發(fā)事件或異常情況處理工作手冊、勤務(wù)工作手冊、安全工作手冊、門衛(wèi)工作手冊、巡邏工作手冊、爭創(chuàng)物業(yè)優(yōu)秀規(guī)劃等。詳細內(nèi)容此處略。
五、擬建立的質(zhì)量記錄文件
因數(shù)量達幾百份,此處省略
第二章檔案的建立與管理
一、物業(yè)檔案建立的內(nèi)容
檔案建立的內(nèi)容包括:業(yè)主入伙資料;客戶家庭資料;客戶聯(lián)系電話:包括:正常情況下的聯(lián)系電話和緊急情況下的聯(lián)系電話,如家庭電話、單位電話、手機、呼機、e-mail地址等;客戶室內(nèi)裝修管理資料包括:裝修申請表、裝修過程情況記錄、管線變動情況等;客戶日常維修資料包括:維修、維修回訪等記錄情況;客戶反饋資料包括:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、客戶投訴及處理記錄、客戶意見征詢、統(tǒng)計記錄等。
二、物業(yè)檔案管理的具體措施
客戶檔案資料是在客戶入伙以后逐步建立起來的,其內(nèi)容包括客戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費收繳情況、室內(nèi)裝修管理資料及物業(yè)獨用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。
1、客戶檔案的收集
設(shè)立檔案室,建立相應(yīng)規(guī)章制度,對客戶檔案進行嚴格管理。資料收集堅持內(nèi)容豐富的原則。在實際工作中從需要出發(fā),擴大資料來源,從時間上講是在業(yè)主入伙時開始收集歸檔,實行客戶一戶一檔。
2、客戶權(quán)籍資料管理
從客戶入伙開始,應(yīng)著手權(quán)籍資料的收集工作,權(quán)籍資料的收集、整理、歸檔,應(yīng)做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權(quán)籍資料,動態(tài)反映客戶權(quán)籍狀況,為客戶需求提供服務(wù)。
3、客戶檔案的整理
各個業(yè)務(wù)范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點根據(jù)資料內(nèi)容、來源進行分類,做到條理清晰、便于查閱。
4、客戶檔案的歸檔
**.鳳凰城小區(qū)管理處的業(yè)務(wù)接待將收集到的客戶資料每月五日前提交檔案中心。物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類有序地保存,并輸入計算機存檔,運用計算機的先進手段進行檔案資料的管理。
5、檔案的利用
為客戶服務(wù)工作及時提供檔案資料,直接或間接地為客戶管理服務(wù),從而有效地提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。
6、客戶檔案的管理
客戶檔案的使用有嚴格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件的人員經(jīng)登記后方可借出,歸還時須由專人進行檢查,如有破損,立即修復(fù),嚴重時追究有關(guān)人員的責(zé)任。客戶檔案存放時要做好防火、防潮、防蛀工作,計算機使用時應(yīng)防止電腦病毒侵入。
第4篇 小區(qū)大廈業(yè)主檔案管理制度-6
小區(qū)(大廈)業(yè)主檔案管理制度6
1.0業(yè)主檔案構(gòu)成規(guī)定
1.1業(yè)主檔案
1.1.1 業(yè)主個人資料
1.1.1.1業(yè)主(法人)姓名、年齡、性別、國籍、愛好、文化程度
1.1.1.2工作單位、聯(lián)系電話、辦公電話
1.1.1.3 業(yè)主(法人)聯(lián)系電話、緊急事故聯(lián)系人及聯(lián)系方式
1.1.1.4 身份證件復(fù)印件
1.1.1.5營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記、企業(yè)法人代碼證復(fù)印件(企業(yè))
1.1.1.6業(yè)主(法人)照片
1.1.1.7其他(如委托他人辦理收樓:委托書、被委托人身份證明、被委托人聯(lián)系方式、被委托人照片)
1.1.2家庭成員資料(住宅物業(yè))
1.1.2.1家庭成員姓名,各自年齡、性別、國籍、愛好、文化程度
1.1.2.2家庭成員工作或?qū)W習(xí)單位及聯(lián)系方式
1.1.2.3與業(yè)主關(guān)系
1.1.2.4各自照片
1.1.2.5各自聯(lián)系方式
1.1.3產(chǎn)籍資料
1.1.3.1購房合同復(fù)印件
1.1.3.2房地產(chǎn)權(quán)書復(fù)印件
1.1.3.3房屋面積測繪資料
1.1.3.4收樓通知書
1.1.3.5收樓證明書及確認書
1.1.3.6收樓驗收表
1.1.3.7業(yè)主領(lǐng)取物品(資料)記錄表
1.1.3.8鑰匙托管書
1.1.3.9防火責(zé)任書
1.1.3.10精神文明公約
1.1.3.11業(yè)主(臨時)公約
1.1.3.12前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議(如有)
1.1.3.13物業(yè)使用及管理服務(wù)公約(細則)
1.1.3.14房屋使用說明書及質(zhì)量保證書
1.1.3.15房屋租任憑或轉(zhuǎn)讓協(xié)議
1.1.4物業(yè)使用資料
1.1.4.1裝修管理資料(申請表、設(shè)計圖、審圖意見書、裝飾單位營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、裝修管理服務(wù)協(xié)議、整改通知、違規(guī)處罰通知、裝修巡邏檢查記錄、裝修巡邏簽到表、裝修完工記錄、竣工單、裝修退款申請表、工程變更核定單)
1.1.4.2單元物業(yè)使用記錄
1.1.4.3單元物業(yè)維修保養(yǎng)記錄
1.1.4.4單元物業(yè)維修派工單
1.1.4.5單元物業(yè)投訴記錄
1.1.4.6各種業(yè)主委托書、授權(quán)書、申請書、保證書
1.1.4.7各種整改通知、費用單據(jù)、函件
1.1.4.8物業(yè)出租資料(物業(yè)租賃協(xié)議、承租人身份證明或營業(yè)執(zhí)照(企業(yè))、稅務(wù)登記證(企業(yè))、法人代碼證(企業(yè))、聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人及電話、承諾書、管理公約)
2.0業(yè)主檔案管理規(guī)定
2.1業(yè)主檔案由客戶服務(wù)部設(shè)專人統(tǒng)一負責(zé)管理,客戶主管負管理責(zé)任
2.2業(yè)主檔案必須保持文本資料與電子文檔同步共存
2.3業(yè)主檔案應(yīng)按照《業(yè)主檔案構(gòu)成規(guī)定》逐步安善內(nèi)容
2.4業(yè)主檔案應(yīng)保持完整、準確并及明更新
2.5客理人員其管理的業(yè)主檔案文本資料應(yīng)存入檔案保險柜,且做好防盜、防火、防潮、防蛀、防鼠、防灰、防腐蝕等安全措施
2.6 對業(yè)主檔案的保管要按照'棟號、樓層號、房號'先后順序進行編號、分類、集中存放
2.7業(yè)主檔案的順序登記在與內(nèi)容有關(guān)和〈業(yè)主樓案目錄〉中,按照〈目錄〉依次排列存放管理
2.8 對保管的業(yè)主檔案進行登記造冊、編號,每月檢查一次,發(fā)現(xiàn)缺少應(yīng)立即查找,并確介檔案的完整性
2.9建立業(yè)主檔案移交制度,交接雙方應(yīng)共同清點并簽字留據(jù)
2.10業(yè)主檔案通訊電話聯(lián)系方式發(fā)生變化及業(yè)主發(fā)生更替或物業(yè)使用發(fā)生變化時,應(yīng)將變化情況及時記錄在業(yè)主檔案中
2.11業(yè)主檔案屬絕密檔案,任何人不得外泄。特殊情況如需查閱須報管理處經(jīng)理批準,經(jīng)客戶主管辦理手續(xù)生方可查閱
2.12業(yè)主檔案應(yīng)永久保存,并注意適時更新
2.13業(yè)產(chǎn)檔案應(yīng)包括的內(nèi)容(包括但不限于):業(yè)主個人資料、家庭資料、購房資料、收樓資料、產(chǎn)籍資料、裝修資料、物業(yè)使用資料等
2.14違反本規(guī)定,視情節(jié)處以10-100元處罰,造成不良后果給公司利益造成損害的予以加重處罰
第5篇 小區(qū)業(yè)主檔案管理制度9
小區(qū)業(yè)主檔案管理制度(九)
管理處的服務(wù)過程是小區(qū)運營的最基本的組成部分。負責(zé)公共區(qū)域各地點的各項服務(wù)場地管理,也是面對業(yè)主各類服務(wù)關(guān)系。管理處的工作質(zhì)量的優(yōu)劣還會影響到日后業(yè)主對管理公司的形象。
1.管理處的主要業(yè)主管理任務(wù):
管理處的主要任務(wù)就是“服務(wù)”。只有健全業(yè)主檔案及服務(wù)內(nèi)容,才可能更好的服務(wù)業(yè)主。
2.管理處業(yè)主管理的日常工作包括:
及時上行下達業(yè)主與管理之間的知識、報告、通知、通報,傳送文件應(yīng)及時、準確,認真地登記并制作各種表格。
協(xié)調(diào)與業(yè)主之間的關(guān)系,加強橫向溝通;
做好與業(yè)主有關(guān)各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;
接聽業(yè)主投訴,解決業(yè)主投訴;
接聽業(yè)主工程報修電話,及時聯(lián)系修復(fù);
3.業(yè)主檔案管理
業(yè)主檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。一般
業(yè)主檔案包括以下的資料:
收集業(yè)主單位資料
業(yè)主繳費記錄包括各樣應(yīng)付之押金
業(yè)主裝修工程文件
業(yè)主遷入時填具之資料
業(yè)主資料補充
業(yè)主聯(lián)絡(luò)資料
緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料
管理人員在日常職務(wù)常與業(yè)主人事變遷資料
業(yè)主與管理處往來文件
業(yè)主違規(guī)事項與欠費記錄
業(yè)主請修記錄
業(yè)主投訴記錄
10)業(yè)主單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)
