儀器設備檔案管理制度
儀器設備檔案管理制度
一、凡是價值在萬元以上的各種進口和國產的精密、貴重、稀缺儀器設備,都必須建立檔案。
二、凡屬歸檔范圍內的儀器設備的購置申請報告及批復文件,都要存入該儀器設備檔案內。 三、凡屬歸檔范圍內的儀器設備,到貨后器械科的兼職檔案人員要參加開箱驗收,詳填寫驗收報告一式二份,其中一份存檔。
四、凡屬歸檔范圍內的儀器設備的全套隨機技術文件,儀器設備說明書、樣本、圖紙、技術操作規程、合格證及安裝調試等材料若系一式二份,應留一份存檔;只有一份的,將原件存檔,復印件隨機使用。
五、已建檔的儀器設備在管理、使用、維修和改進工作中形成的文件材料應歸檔,不得隨意亂放,以免丟失。
六、設備科的兼職檔案員,負責儀器設備檔案的收集、整理、保管、利用和統計工作。儀器設備檔案內的文件材料,要按時間先后排列好,用鉛筆編寫頁號,凡有文字的頁面,都要編號,正面編在右上角,背面寫在左上角,然后填寫好卷內目錄,一式三份,其中一份存檔,一份交綜合檔案室,一份存設備科。綜合檔案室負責督促、檢查和業務指導工作。
七、儀器設備檔案由設備科負責保管,應有專用的柜櫥,做到完整安全,存放有序,查找方便,不得隨意堆放,嚴防毀壞和散失。
八、儀器設備檔案的原件一般不外借,如因特殊需要,必須借用時,應經設備科領導同意,辦理借閱手續,借出的檔案材料,借用人要妥善保管,不得毀壞和遺失,按期歸還,如有損壞、遺失,由借用人負責。
