領航房地產公司檔案管理制度
綠航房地產公司檔案管理制度
檔案管理工作由綜合部總負責,各部門協助管理。
一、文件檔案的管理
1、各類公文材料收文由綜合部統一處理。綜合部由專人負責公文的簽收、拆封、篩選、登記、擬辦、呈閱、催辦、收集、立卷等工作;
2、各類文件檔案的整理、保護工作由綜合部統一負責,以確保檔案的完整及價值的發揮;
3、政府部門下發的紅頭文件正本必須交綜合部存檔;
4、各部門每月月底前將重要的、有價值的文件、合同等交綜合部統一存檔;
5、各部門的各類專業檔案,部門應及時與綜合部交接存檔,以便查閱、利用;
6、各類文件檔案要妥善保管,任何人不得擅自攜帶重要文件回家或去公共場所,避免泄露、丟失等不安全事故發生。
二、工程技術檔案的管理
1、工程部經理負責全部工程的檔案管理工作,組織制定歸檔范圍、管理制度、收集整理工程前期文件,組織審查、接收各合作單位(勘察、設計、施工、監理)編制的檔案文件。在檢查匯總后交綜合部存檔;
2、勘測設計單位應做好工程項目的勘測、設計文件的收集整理工作,并按要求向建設單位工程技術部移交檔案;
3、各施工單位負責收集、整理自己承包范圍內的施工技術文件和竣工圖,匯總后經監理單位審核合格后移交建設單位工程技術部;
4、監理單位負責工程監理文件的收集整理。在建立工作完成后移交給建設單位工程技術部,并負責審核施工單位的竣工文件。
三、檔案管理規范
為規范公司檔案管理,增強公司檔案的實用性和有效性,特制定本規范。
(一)歸檔范圍公司的規劃、年度計劃、統計資料、工程技術檔案、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
(二)公司的檔案管理由綜合部檔案管理員負責,檔案管理員保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
(三)資料的收集與整理1、公司的歸檔資料實行“及時歸檔”制度,即:資料辦理者應及時將原始資料交檔案管理員登記歸檔,各部門經理應積極配合與支持;2、凡應該及時歸檔的資料,由檔案管理員負責及時歸檔;3、各部門專用的收、發文件資料,按文件的性質確定是否歸檔。凡需歸檔的文件必須將原件交給檔案管理員。
(四)檔案的借閱
1、總經理、副總經理、總工程師、各部門經理及公司員工借閱檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續;
2、檔案借閱者必須做到:①愛護檔案,保持整潔,嚴禁涂改。②注意安全保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
(五)檔案的銷毀
1、公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料;
2、當某些檔案到了銷毀期時,由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交綜合部經理審核經總經理批準后執行;
3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀;一般的檔案資料,由綜合部分管領導批準后方可銷毀;
4、經批準銷毀的公司檔案,檔案管理員須認真核對,將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存;
5、在銷毀公司檔案資料時,必須由總經理指定專人監督銷毀。
