美術(shù)館物業(yè)管理制度檔案建立管理
美術(shù)館物業(yè)管理制度和檔案的建立與管理
檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個重要組成部分,科學(xué)的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為住宅區(qū)樓宇及共用設(shè)施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指導(dǎo)和服務(wù)。針對美術(shù)館的物業(yè)管理形式,做到每一項管理工作有理論、有制度規(guī)范、有工作詳實記錄,計算機系統(tǒng)對原始文件資料進行管理,完善檔案管理工作,從物業(yè)管理的角度記錄每一個住宅單元的生活檔案,配備專職檔案管理人員,建章立制,對所有檔案資料進行嚴格的、科學(xué)的、集中的管理。
(一)檔案制度建立與管理
1、主要思路
檔案資料分類:依據(jù)美術(shù)館的具體情況,管理特點略有增減、各有側(cè)重。在管理過程中,注重對原有資料的整理,找到過往管理中存在的缺陷和不足,并進行重新的分類和補充,使其符合對美術(shù)館細致管理的需求。
檔案建立抓住重新接管這一契機,整理住戶全面的原始資料,并對陳舊部分進行及時的修正,最大限度的明確現(xiàn)有物業(yè)狀況和業(yè)主的自然狀況,作為分戶管理的檔案基礎(chǔ),以方便接管后日常管理。
檔案管理實行原始資料與電腦管理資料綜合管理。原始資料包括:紙張、文字、卷宗、錄像帶、膠卷、照片、圖表等形式;電腦資料包括:電腦軟、硬盤儲存系統(tǒng);做到各種檔案資料并重,互相補充,形成美術(shù)館管理的無盲點網(wǎng)絡(luò)。
區(qū)內(nèi)各項管理工作必須建立檔案資料,依照'采取的管理方式'中制定的規(guī)范程序,逐一建檔,形成標準化、制度化的檔案管理體系。
2、建立檔案、資料的分類檢索
1)業(yè)主提供的資料
a、項目批準文件
b、用地批準文件
c、建筑執(zhí)照
d、拆遷安置資料
2)技術(shù)資料
a.總平面圖
b.單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖
c.消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖
d.地質(zhì)勘測報告
e.工程合同開
f.竣工報告
g.工程預(yù)決算
h.圖紙會審記錄
i.工程設(shè)計變更通知及技術(shù)核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄)
j.隱蔽工程驗收簽證
k.沉降觀察記錄
l.竣工驗收證明書
m.鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書
n/新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書
o.水電、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗合格證書
p.砂漿、混凝土試塊試壓報告
q.供水的試壓報告
r.綠化工程竣工圖紙及相關(guān)資料
s.其他技術(shù)資料
3)管理處建立的資料
a.住宅區(qū)基本資料
b.住宅區(qū)分區(qū)資料
c.商業(yè)網(wǎng)點資料
d.娛樂設(shè)施資料
4)住戶資料
a.住戶入住資料
入住通知書
入住協(xié)議書
b.家庭人員檔案
住戶情況登記表
(二)管理處各項管理制度目錄
序號文件名稱文件編碼
1管理處內(nèi)部崗位設(shè)置、標準**.00.01
2職業(yè)安全健康職責**.00.02
3物料管理辦法**.00.03
4停電停水應(yīng)急預(yù)案**.00.04
5水浸應(yīng)急預(yù)案**.00.05
6治安應(yīng)急預(yù)案**.00.06
7文件質(zhì)量記錄管理辦法**.00.07
8犬類管理辦法**.00.08
9保安崗位架構(gòu)圖**.01.01
10保安運作規(guī)程**.01.02
11人員出入管理辦法**.01.03
12監(jiān)控中心管理辦法**.01.04
13車輛管理辦法**.01.05
14保安崗位操作規(guī)程**.01.06
15安保崗位標準**.01.07
16燃放煙花爆竹管理規(guī)定**.01.08
17保潔崗位監(jiān)管規(guī)程**.02.01
18綠化(地)養(yǎng)護監(jiān)管規(guī)程**.03.01
19消防安全管理辦法**.04.01
20火警應(yīng)急預(yù)案**.04.02
21消防設(shè)備(設(shè)施)運行管理辦法**.04.03
22消防設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程**.04.04
23消防管理制度**.04.05
24消防設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.04.06
25弱電設(shè)備(設(shè)施)運行管理規(guī)定**.04.07
26弱電設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程**.04.08
27弱電設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.04.09
28弱電設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度**.04.10
29電梯設(shè)備監(jiān)管辦法**.05.01
30電梯故障緊急預(yù)案**.05.02
31供配電設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度**.06.01
32供配電設(shè)備(設(shè)施)運行管理規(guī)程**.06.02
33供配電設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程**.06.03
34供配電設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.06.04
35電工安全操作守則**.06.05
36給排水設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度**.07.01
37給排水設(shè)備(設(shè)施)運行管理規(guī)程**.07.02
38給排水設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程**.07.03
39給排水設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.07.04
40管道維修工作規(guī)程**.07.05
41房屋設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度**.09.01
42房屋設(shè)備(設(shè)施)運行管理規(guī)程**.09.02
43房屋設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程**.09.03
44房屋設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.09.04
45房屋、設(shè)備設(shè)施巡視內(nèi)容與要求**.09.05
46設(shè)備完好率標準**.09.06
47房屋、設(shè)施維修保養(yǎng)規(guī)程**.09.07
48服務(wù)供方質(zhì)量監(jiān)管規(guī)程**.10.01
49雨
天防滑管理辦法**.10.02
50業(yè)戶管理辦法**.11.01
