大廈各項專業管理制度檔案管理規范
大廈各項專業管理制度及檔案管理
因篇幅所限,本章對[大廈]訂立的公眾制度、崗位職責、考核制度標準及iso9000質量體系文件只列出目錄/子目錄。
1 各項專業管理制度
第一部分公眾制度
物業管理公約
精神文明公約
公共設施管理規定
房屋維修及保養規定
電梯安全管理規定
裝修管理規定
空調管理規定
治安管理規定
車輛管理規定
10、消防管理規定
11、綠化及室外環境管理規定
12、環境衛生管理規定
13、樓宇管理規定
14、房屋租賃管理規定
15、空置房管理規定
16、辦公樓管理規定
17、寵物管理規定
18、服務指南
第二部分 崗位職責
管理處主任崗位職責
綜合部主管崗位職責
綜合部管理員崗位職責
綜合部收銀員崗位職責
綜合部采購員崗位職責
保安部主管崗位職責
保安部班長崗位職責
工程部主管崗位職責
工程部維修員崗位職責
10、工程部裝修監理崗位職責
11、環保部主管崗位職責
12、清潔班長崗位職責
13、清潔員崗位職責
14、綠化員崗位職責
第三部分考核制度標準(經濟責任制并考核)
第四部分 iso9000質量體系文件
一、質量保證手冊(一級文件):闡明公司質量方針和質量目標、描述質量體系的文件,對內是綱領性文件,對外是企業質量保證能力的文字表達。
二、程序文件(二級文件):是質量保證手冊的基礎文件,涉及所選要素的各項活動,闡明活動的組織分工、活動的方式方法,應采用的文件、資源和控制方法等。它對確保質量體系運行的有效性起重要作用。
三、 規范手冊(三級文件)
員工守則
人事管理手冊
文件及檔案管理手冊
綜合服務規范手冊
房屋接管驗收服務規范手冊
房屋鑰匙領用管理手冊
裝修管理服務規范手冊
設備管理服務規范手冊
電梯管理服務規范手冊
10、公共設施維護和房屋維修服務規范手冊
11、倉庫管理手冊
12、小區配套設施服務規范;
13、綠化服務規范手冊
14、保潔服務規范手冊
15、保安服務規范手冊
16、車輛管理規范手冊
17、消防服務規范手冊
18、專項活動規范手冊
19、統計分析方法手冊
2[大廈]檔案建立與管理
2.1 [大廈]檔案建立
檔案資料的分類:
a、發展商提供的資料
b、管理處自建檔案資料
2.2 [zz大廈]檔案管理
檔案建立和管理流程
收集-整理-分類-分級-編號-登記-輸入電腦-入柜-利用-檢查
檔案資料收發管理程序
a.重要資料(如發展商提供的資料)管理處主任/指定負責人交接簽收專管員分卷歸檔。
b.管理處自建檔案資料 專管員按公司制定的文件管理程序發放與接收并立卷歸檔。
檔案管理要求
多種形式的檔案儲存方式并利于保管。
電腦儲存,便于查找和利用。
電腦文件設置子目錄并定期清除無效文件。
原始文件按照其使用性質及重要性分類并編制相應文件目錄。
檔案鑒定由管理處主任/指定人員負責。
檔案按不同業務性質分塊,以內容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,原則上按不同業務部分分柜保存。
檔案專管員必須做到檔案標識清晰、分類明確,易查找,檔案借閱必須辦理主任簽批手續并及時收回,防止文件流失和泄密。
檔案室環境要求達到防火、防潮、防變質等,配置有效的滅火器材,遇潮濕天氣需放置生石灰等物質,以保證檔案資料的完好無損。
