購物廣場商戶檔案管理制度
購物中心商戶檔案管理制度
一、目的:規范商戶檔案資料的編號、分類、整理、保管及借閱工作。
二、職責:
1、營運部經理負責審批檔案對內的借閱申請及清單、檔案管理的實施工作。
2、營運部指定人員負責檔案的日常管理工作。
三、適用范圍:包含但不限于項目客戶往來信函、裝修管理文件,租賃合同、物管合同、轉租撤場等相關資料與文件。
四、工作要點:
1、所有商戶檔案進行編號,一個客戶立一個檔案袋,分樓層或業態進行存檔;
2、所有商戶的檔案袋應設立目錄,并在目錄上記載詳細的入冊內容與時間;
3、任何人借閱商戶檔案,要辦理借閱手續,并通過營運部經理簽字方可借閱;
4、負責檔案管理的人員在借閱商戶檔案時,應向借閱者當面清點好檔案袋中的詳細的資料,并完成雙方交接簽字手續;
5、商戶檔案的借閱,當天須歸還,如超過一天時間,須經營運部經理審批同意;
6、商戶檔案歸還時,檔案管理人員按當時借閱時的詳細清單進行清點完整無誤后,雙方完成交接手續;
7、檔案管理人員,應每半年對商戶檔案進行清查與整理,每年年底應對商戶檔案進行歸類存檔。
