物業管理會計檔案管理制度

物業管理會計檔案管理制度

物業管理公司會計檔案管理制度

1.0目的

會計檔案是記錄和反映公司各項經濟業務的重要史料和證據,財務部要切實加強對會計檔案的管理工作,建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀等制度,切實把會計檔案管好。

2.0適用范圍

2.1會計憑證:原始憑證、記帳憑證、銀行對帳單、銀行存款余額調節表。2.2會計帳薄:現金和銀行存款日記帳、明細帳、總帳、固定資產卡片、輔助帳薄。

2.3會計報表:月、季度會計報表,年度會計報表。2.4電腦磁盤:儲存會計核算資料、電腦核算程序。2.5其他會計資料:帳單、發票、收據存根、計劃統計報表、經濟合同、會計移交清冊等等。

3.0工作職責

(略)

4.0程序要點

4.1公司每年形成的會計檔案,都應由財務部按照歸檔要求,負責整理立卷或裝訂成冊。當年會計檔案在會計年度終了后可暫由財務部保管一年,期滿之后,由財務部編造清冊歸檔入庫。

4.2已入庫的會計檔案,應保持原卷冊的封裝,需拆封整理的,由會計檔案管理人員處理。

4.3會計檔案的保管,必須存放有序,查找方便,同時嚴格執行安全和保密制度,不得隨意堆放,嚴防毀損,散失和泄密。

4.4會計檔案的保管期限據財政部的有關規定執行。

4.5公司保存的會計檔案應根據本單位的業務需要,積極給予利用。公司其他部門查閱會計檔案,須經有關負責人同意,要向保管人說明查閱范圍,并按規定進行登記,查閱后及時歸檔。

4.6外單位查閱會計檔案,需憑查閱單位介紹信,說明查閱范圍,查閱人還應出示身份證件,經財務部經理批準后,才能辦理登記查閱手續。

4.7查閱會計檔案必須由保管人陪同,不得讓查閱人單獨在場。

4.8查閱時會計檔案需保持原樣,不得拆抽,涂改,如需復印的,須經財務部經理同意。4.9會計檔案保管期滿,需銷毀時,應指定專人鑒定審查、編造會計檔案銷毀清冊,經酒店領導同意,報主管部門批準后方能銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始,應單獨抽出,另行立卷,保管到結清為止。建設單位在建設期間的會計檔案,不得銷毀。

5.0記錄文件與控制表格

6.0支持文件