申購流程物資管理制度
申購流程和物資管理制度
各部門如有物資需要采購,相關同事提前填寫《采購申請表》,經過部門經理審核批準并交由總經辦簽名后,再移交到采購部。采購部可根據審批后的采購申請表到財務處借款購買物資。
對于金額大、數量多、使用頻率高的物資,各部門須寫申請由采購部去批量購買;對于金額小、需緊急使用、使用頻率低等特殊物資,可由各部門自行購買后再向財務報銷。
公司需采購的物品主要分為四大類:
服務站所需的五金維修物料和清潔用品:燈管、插座、水龍頭、門鎖等;拖把、掃把、潔廁精、垃圾袋等。
日常辦公用品:簽字筆、打印紙、文件袋、一次性水杯、紙巾、常規醫藥品等。
配置部所需的家具、家電、裝飾品和翻新材料:板式家具;空調、熱水機、洗衣機等;油漆、保護膜等。
其他物品:各部門所需的其他物品。
物業部和配置部所需的物資,由采購部購買回來后儲存在各個服務站。各種物資的領取登記和發放由各服務站的客服專員負責。每次的領取要做好《物資領取登記表》的填寫工作,并及時做好《庫存表》的出庫記錄工作。
服務站的辦公用品采購,每月月底由物業經理匯總需求到行政專員處,行政專員再結合辦公室的辦公用品需求,告知采購部進行統一購買。各服務站的物業經理再到行政管理部領取相關辦公用品。
服務站進購新物資后,采購部要及時把進貨單發到各服務站的客服專員處,由客服專員做好《庫存表》的入庫記錄工作。
采購部須在每個月的固定時間去往各服務站,和客服專員一起檢查物資的使用情況和盤點庫存,做好相關統計工作。
對于家具家電的物資采購,在簽訂合同和預付訂金后,采購部要確保供應商是否備貨齊全,再通知配置部進行日常安裝配送工作。
