進出口業務單證檔案管理制度
1、目的
為了規范進出口業務單證的存檔管理,符合《中華人民共和國海關法》、《中華人民共和國海關稽查條例》等有關法律法規的規定。
2范圍
適用于本公司進出口業務單證檔案管理
3存檔項目
3.1一般貿易項下進出口業務單證的管理
3.1.1存檔內容:進出口報關資料(包括進出口合同、進出口發票、進出口裝箱單、進出口報關單、海關放行通知書);進出口船務資料(包括訂艙單、裝柜單、提單、設備交接單、落貨明細單、排柜單)。
3.1.2按合同號順序制作進出口合同臺帳以及進出口明細
4、工作制度
4.1每一項業務操作完畢,操作員必須一周內整理留檔資料進行存檔;
4.2月末由部門內檔案管理人員進行檢查,檢查留檔是否按規定操作;
4.3進出口業務操作以季度為時間段。由部門主管進行抽查留檔資料是否合格;
4.4每一年度一次將當年產生的全部留檔資料整理好并有序存放;
4.5留檔工作作為業務操作部門業績考核一項內容;
4.6保管人員因工作調動,需作好書面工作交接;
4.7根據《中華人民共和國海關稽查條例》規定,進出口業務及與之直接關系產生的資料,一般貿易應自辦結海關手續后保存三年,加工貿易應自辦結海關核銷手續后保存三年,減免稅設備應自辦結海關解除監管(監管期:生產設備為五年)手續后保存三年。
4.8查閱檔案,必須經檔案管理負責人批準。
4.9檔案銷毀,必須經檔案管理負責人上一級領導批準。
5本制度未盡事宜,在工作中不斷補充完善。
