z校務公開檔案管理制度
根據有關檔案管理的規定,特擬定以下校務公開檔案管理制度:
一、立卷歸檔制度
1、按學院校務公開細則公示的,有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的記載材料,都屬于立卷歸檔范圍。
2、歸檔要求,凡已公開的記載材料,部門移交時須進行整理、分類、立目、裝訂后移交。
3、歸檔時間,通過公示后的記載材料,各部門須在結束后十五天之內整理后提交存檔。
二、檔案保管制度
1、校務公開檔案庫以部門為單元,分類保管。
2、加強檔案庫的防火、防盜、防蟲的安全工作。
3、不斷改善保管條件,提高保管水平。
三、檔案利用制度
1、保管人員必須熟悉其檔案范圍及主要內容,為相關上級部門和學院部門的查詢提供服務。
2、查閱必須辦理登記手續,未經同意,不得翻拍攝影,不得復印。
3、借出必須辦理審批手續,不得遺失。
4、校務公開范圍僅限于學校內部,外部人員查閱借閱時,須遵循《國家安全法》及相關保密規定辦理。
四、檔案管理人員實行工作責任制
1、檔案管理人員要忠于職守,熟悉業務。
2、檔案管理人員要按相關制度提出管理措施,要對部門檔案立卷歸檔提供指導。
3、檔案管理人員在整理保護和提供利用方面作出成績的,校務公開領導小組予以獎勵。
