管理處工作交辦單工作聯系單使用流程

管理處工作交辦單工作聯系單使用流程

管理處工作交辦單及工作聯系單使用流程

為保障整個管理處工作的正常運行,管理處內部各部門的聯系與溝通極為重要。只有在各部門尋系保證暢通的前提下,各項工才能順利進行,具體流程如下:

一.工交辦單(詳見附表1):

1.包括工程維修、清潔服務及其它服務均需填寫工交辦單。

2.交辦單共分四聯:第一聯,為住戶在服務完成后,由住戶簽名保留;第二聯,交由服務部門存檔(如工程,清潔);第三聯,由客戶服務部保存并存檔(一般保留二年以上,以便復查);第四聯(記帳聯)交由務記帳,便于統計有償服務之應收費用。

3.填寫工交辦單時,應詳細填寫各欄之內容,特別是服務項目一欄內,必須詳細記錄服務之內容、地點、時間等一系列要素,以便其他部門查詢。

4.工交辦單需安排專人跟進、存檔(詳見第七章,工程維修跟進回訪流程)。

二.工聯系單

1.如遇重要或特別事項,可填寫工聯系單(詳見附表2)。

2.工聯系單必須詳細注明收發文部門、收發人姓名、聯系方式。

3.將所需其他部門配合之事項詳細羅列于“請求事項”一欄內。

4.填寫完成后,交由部門主管簽名,呈送總經辦。

5.經總經辦審核后,抄送至收文部門。

6.收文部門主管查閱后,交部門工作人員跟進處理。

7.服務完成或需重新回復發文部門時,請將完成情況及最新反饋信息填寫于“收文部門答復或完成情況”一欄內,呈送總經辦審閱(流程同上)。

8.為保障能及時跟進,在填寫工聯系單后,應以電話形式通知收文部門,以便能及時為住戶提供服務。

9.服務項目完成后,工聯系單應由收發文部門同時保存,以備復查。

e.5分鐘內致電南門確認是否完成,如完成則在記錄本中登記完成時間,如未完成,則需詢問原因并致電住戶釋,告知住戶大致等待時間。

5.訪客電話確認:

a.詳細詢問大門致電保安人員,來訪者身份、姓名、事由、被訪者房號。

b.致電被訪者,詳細告訴住戶來訪人員情況、姓名、事由、身份等。

c.確認后,致電大門保安放行。

d.如無人接聽也需致電大門保安,說明住戶不在家中。

e.如占線應在3分鐘內再次確認。

6.前臺電話值班記錄表需填寫日期、當值人員姓名,以及填表人員,并由主任每日查閱簽字,每周所有部門經理抽查簽字,每月送總經辦抽查。

7.所有有關住戶的電話均要求詳細記錄于前臺電話值班記錄表上,并由當天夜班輸入電腦存檔。(另:為加強管理,管理處安裝了電話錄系統,以備日后所需之時復查。)(附表2-前臺電話值班記錄表)