衛生局檔案管理制度
機關檔案管理制度
正寧縣衛生局
二0一一年九月二十五日
檔案查閱、借閱制度
一、機關檔案室所保管的各類檔案需要查(借)閱時，須由查(借)閱人認真填寫查(借)閱登記表，涉及絕密案卷，須經機關領導人簽字批準，方可查(借)閱。
二、外單位查閱本機關所存檔案者，須持組織介紹信和個人有效身份證件。
三、查檔人員必須按照指定范圍查閱檔案，未經批準不得翻閱復制、拆卷抽頁、涂改勾畫、抄錄拍照和擅自公布檔案內容。
四、查閱檔案一律在檔案查閱室進行，實行管理人員監閱。經批準抄錄的復制件，要進行核對，注明出處，蓋章生效。
五、檔案嚴禁外借，特殊情況需要外借時，必須經過主管領導人簽字批準。
六、退還檔案時，收卷人應當面核對無誤后注銷，如發現缺頁、缺卷現象，應立即追查其責任。
七、檔案查(借)閱利用完畢，管理人員應及時填寫利用效果登記。
檔案保管工作制度
一、檔案室所存檔案必須按規定標準分門別類，存放有序。
二、認真填寫各類目錄登記，做到案卷目錄、存放地點相統一，保證查找準確、及時。
三、定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做到“八防”，即：防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，發現問題要及時處理。
四、檔案人員要認真貫徹“防”、“治”結合的方針，用科學的技術方法保護好檔案，最大限度地延長檔案使用壽命。
五、機關檔案管理現代化應納入機關辦公自動化系統，同步發展，以提高科學管理水平和服務效率
檔案保密工作制度
一、認真學習貫徹《保密法》，嚴格執行本單位的保密制度，保守黨和國家的機密。
二、檔案工作人員對所管檔案，要妥善保管，不得散失和泄密，嚴禁將檔案擅自帶出檔案室。
三、保密檔案須經有關領導人審批同意，并辦理相關查(借)閱登記手續后方可進行，檔案管理人員不得擅自提供或外借。
四、保密檔案未經領導批準，任何人不得隨意翻印、復制、摘錄、拍照、錄像等，管理人員更不得帶回家中。
五、檔案庫房應有安全設施，門窗嚴密牢固，發現異常應及時報告主管領導，并立即采取相應措施，確保檔案安全。
六、非工作人員嚴禁擅自進入檔案室，工作人員不得在檔案室會客。對庫房各類查找工具應妥善保管，放置有序。
七、對違反保密制度所造成后果的工作人員，視其情節，予以追究。
檔案工作人員崗位責任制度
一、認真學習國家有關檔案工作方針政策，全面接受地方各級檔案行政主管部門的監督指導。
二、熱愛本職工作，忠于職守，認真負責地做好檔案的接收、管理、提供利用等各項工作。
三、科學管理檔案，編制檢索工具，做到編目清楚有序、保管完整無誤，為檔案的利用提供便利條件。
四、嚴格執行《保密法》，切實落實“八防”措施，確保檔案安全。
五、督促指導本機關各業務科室年度立卷歸檔工作。
六、做好其他有關檔案管理方面的工作。
檔案鑒定銷毀制度
一、機關檔案室根據國家有關檔案保管期限的規定，制定本機關檔案的保管期限表，定期對檔案進行鑒定，準確地判定檔案的存毀。
二、檔案的鑒定工作，應在機關分管負責人的領導下，由檔案部門和有關業務部門的人員共同組成鑒定小組，按規定進行。
三、銷毀失去保存價值的檔案須由鑒定小組提出意見，登記造冊，經機關分管負責人批準后，由二人在指定地點監銷，并在銷毀清冊上簽字。情況特殊的專門檔案另有銷毀規定的，按有關規定執行。
四、檔案銷毀清冊應歸入本機關全宗卷保存
檔案接收
移交
統計制度
一、凡是機關工作活動中直接形成的各種門類和載體的檔案，都應在文書或業務科室工作人員按照案卷質量要求進行規范整理，經檔案管理人員嚴格檢驗后，方可進入檔案室保管。
二、案卷質量應遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管利用。
三、文書檔案在次年六月底以前接收完畢，其它門類和載體檔案的接收，按有關規定執行。
四、本機關向地方同級檔案館移交檔案的范圍和年限，按國家關于檔案館接收范圍的有關規定執行。
五、機關檔案人員工作調動時，必須在辦完檔案移交手續后，方可離開崗位。
六、機關檔案部門應按規定填寫檔案收進和移出登記臺帳。
七、準確編制檔案工作情況統計報表，及時上報專業主管部門。
檔案整理工作制度
一、機關在其活動中形成的各種門類和載體的檔案應以全宗為單位進行整理。
二、機關檔案應按照其內容和載體的不同，制定統一的分類方案，同一全宗應保持分類方案的穩定。
三、分類一般應采用年度——機構(問題)——保管期限——年度——機構(問題)進行分類。
四、案卷的排列應以全宗為單位，按不同門類、載體和不同保管期限分別排列。案卷排列方法應統一，前后保持一致，不可任意改動。
五、按照案卷的排列順序編制卷號(件號)，以固定案卷(件)的位置。同一冊案卷目錄(歸案文件目錄)內不得出現重復的案卷號(件號)。
六、案卷目錄(歸案文件目錄)應區別不同保管期限分別編制，在一個全宗內，案卷目錄
(歸案文件目錄)號不得重復。
分管檔案工作領導職責
一、組織制訂本單位的檔案工作實施辦法及有關規定，把檔案工作納入部門工作計劃，及時布置、檢查、總結、驗收檔案工作,達到標準化、規范化、制度化管理。
二、考察配備具有較好政治、業務素質的專職檔案人員，并保持相對穩定。
三、組織本單位人員學習國家《檔案法》和《甘肅省檔案管理條例》等法律法規，嚴格執行檔案工作各項規章制度，督促本單位工作人員注意平時文件材料的形成積累，不丟失，不損壞，保存完整。
四、督促專職檔案人員做好年終立卷歸檔工作、檢查文件材料歸檔過程。
五、檢查本單位專職檔案人員履行職責情況，保證檔案工作時間，為本部門檔案工作協調解決實際困難，提供必要條件。
檔案管理工作流程
一、立卷歸檔
1、文書檔案
檔案室將文件材料收集整理分類——錄入機讀目錄——將文書檔案整理完畢——整理裝訂文書檔案——制作檢索工具——檔案入庫——分類上架。
2、會計檔案
會計室工作人員按照規定整理會計檔案——將整理完畢的會計檔案移交機關檔案室——雙方填寫檔案移交登記表——檔案入庫——由會計室工作人員將會計檔案分類上架并管理會計檔案柜的鑰匙。
3、儀器檔案
各科室購進萬元以上的設備，由相關科室工作人員將設備的資料交機關檔案室---雙方填寫檔案移交登記表——檔案入庫。
二、借閱
1、本單位人員借閱檔案
由本人提出書面申請——辦公室主任審核——分管領導簽字批準——檔案室負責查找有關檔案——借閱人填寫借閱檔案登記薄——借閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。
2、外單位人員查閱檔案
查閱人到機關檔案室持單位介紹信申請查閱檔案審批單——辦公室主任審核——分工負責管領導簽字批準——檔案室負責查找——查閱人填寫查閱檔案登記薄——查閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。
3、查閱會議記錄
查閱人到檔案室申請查閱檔案審批單——辦公室主任審核——分管領導簽字批準——檔案室負責查找——查閱人填寫查閱檔案登記薄——查閱人填寫檔案利用效果登記表——必須在檔案室查閱，不得外借，不準復印。
4、查閱各類檔案(科研類、會計類、專題類等)
相關科室和課題組成員書面申請查閱(不能超越批準查閱的范圍)——辦公室主任審核——分管領導簽字批準——檔案室負責查找——借閱人填寫借閱檔案登記薄——借閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。
三、鑒定銷毀
檔案銷毀提出申請——辦公室主任審核——向分管領導匯報——檔案鑒定小組(由分管領導、辦公室主任、檔案管理人員及相關科室業務人員共同組成)進行鑒定——檔案管理人員及相關科室業務人員逐項造冊登記——辦公室主任簽字批準——分管領導簽字批準——機關主要領導簽字批準——檔案室及相關部門到指定地點2人以上監銷——檔案室及相關科室辦理銷毀清冊——檔案室歸檔。
管理機構主任：
副主任：
檔案管理人員：
