n項目管理處部門規章制度控制規范
項目管理處部門規章制度控制規范
一、目的
保證管理處部門規章運行,加強部門規章的編制、更改和管理,確保部門規章制度的有效性。
二、適用范圍
適用于**物業管理處各類規章制度的管理和控制。
三、職責
3.1所有部門規章制度由相應責任人負責編制,管理處部門經理在3個工作日內審批后執行。
3.2部門規章的編制、更改、審核和審批權限
項 目權限備 注
編制相關責任人
更改管理處任一員工
審核管理處相關業務負責人/部門經理
審批管理處部門經理體系文件有規定則報相關職能部門
四、方法與過程控制
4.1部門規章制度的版本控制
4.1.1未經修改的部門規章制度的版本號為a/0,修改一次版本號升為a/1,當版本號從a/9升級時,則升為b/0,依次類推。當對部門規章制度全面修改時,即使修改次數未達到9次,版本也要全面升級。
4.1.2制度頁數超過1頁以上時,則文件修改時只更改修訂頁的版本號;但如制度某一頁的版本號升至a/9,則該頁再次修改升級時,制度全部頁的版本號升為b/0。
4.1.3若制度更改后增加或減少頁數,則各頁均按照原最高版本號的頁統一升級為相同的版本號。
4.1.4為進一步明確部門規章制度的受控狀態,管理處公章蓋在制度的右上角。
4.2部門規章制度的編制、更改
4.2.1部門規章制度格式
4.2.1.1制度的編制和更改參照職能管理類體系文件gzwy4.2.3-z01《體系文件控制程序》的格式進行編制和更改。
4.2.1.2頁面設置。頁眉2.5厘米,頁腳2厘米,左右邊距2.5厘米;正文文字為宋體小四,行距23磅。
4.2.1.3正文格式參照本文件:
一、目的
二、適用范圍
三、職責(可省略)
四、方法與過程控制
五、支持性文件(可省略)
六、質量記錄表格(可省略)
4.2.2更改部門規章制度,須采用電子文檔編輯,并啟用電腦'修訂'功能標注修改文字,然后按照程序報批,經部門經理或相關職能部門審批后方可執行。
4.2.3部門規章制度經過審批后,最遲自文件標明的生效日期開始生效執行。
4.3部門規章制度的管理
4.3.1新增/更改部門規章制度獲部門經理或相關職能部門審批后,部門經理負責將規章制度電子文檔定稿發送資料管理員,由資料管理員統一打印,送部門經理簽章后存檔和下發;同時資料管理員應更換資料室存儲資料內的失效文件。
4.3.2管理處各業務塊領用部門規章制度,資料管理員須在《文件領用登記表》上登記。相應規章制度更改或失效時,各業務塊必須交回領用的失效文件。
4.3.3失效的規章制度按照公司體系文件要求進行處理。
4.4部門規章制度的培訓
4.4.1部門規章制度獲部門經理/相關職能部門審批后,相關業務負責人必須在規章制度生效三日內組織培訓。
4.5新增/更改部門規章制度與《管理處內部品質檢查操作細則》不吻合的,由客服負責人及時修改《管理處內部品質檢查操作細則》。
五、支持性文件
gzwy4.2.3-z01《體系文件控制程序》
六、質量記錄表格
《文件領用登記表》
