工貿企業文件管理制度
一、目的
通過對本公司制定的，與安全標準化有關的管理文件、技術文件的控制，保證文件的適用性、系統性、協調性、完整性和有效性。
二、 適用范圍
本制度適用于對本公司安全標準化實施、安全生產管理制度、崗位安全技術規程的管理。
三、 機構與職責
3.1 企業主要負責人負責本公司安全生產方針、安全生產目標和安全標準化文件的批準和發布。
3.2安全管理部門負責安全管理制度和崗位安全操作規程的審核。
3.3安全管理部門負責組織編寫安全標準化文件。
3.4各職能部門負責組織本部門歸口的安全生產管理制度和崗位安全操作規程的編寫。
3.5辦公室負責廠級文件的備案、登記、發放。
3.6安全管理部門負責組織安全標準化文件、安全生產管理制度的修改和修訂。
3.7各職能部門負責組織本部門歸口的安全生產管理制度和崗位安全操作規程的修改和修訂。
四 、文件管理程序
4.1文件的制定
4.1.1安全管理部門根據《工貿等行業企業安全生產標準化建設實施指南》要求，結合本公司實際，組織制定企業的安全生產方針和安全生產目標及安全標準化文件，經生產安全部門負責人審核、企業負責人批準后發布、實施。
4.1.2 各職能部門根據《工貿等行業企業安全生產標準化建設實施指南》要求，根據本公司實際，制定符合法律、法規的、本部門歸口的安全生產管理制度，經部門負責人審核、安全管理部門負責人批準后發布、實施。
4.1.3各職能部門組織對本部門歸口的各崗位進行危害分析，經風險評價小組評價后，制定崗位安全操作規程，
4.1.3.1操作規程中應有崗位主要危險源的辨識內容和危險源的分布情況說明，并應包含企業的各個崗位以及主要設備設施等；如果是危險源，還應制定緊急情況下的處置方案（事故情況下的的操作規程）。
4.1.3.2崗位操作規程（或作業指導書）主要要求：
1）操作規程或作業指導書（作業標準）應覆蓋每個崗位、每個有人活動的生產區域；
2）崗位安全操作規程的編制、發放和管理等與安全生產規章的要求基本相同；
3）崗位安全操作規程可以組織熟悉崗位作業的操作人員和專業技術人員，按照作業前、作業中、作業后的作業順序中存在的安全風險進行編制，方便員工掌握和執行；
4）在新工藝、新技術、新裝置投產或使用前，組織編制新的操作規程；
5）企業應保證各崗位相關的操作規程是最新的有效文件。
4.1.3.3崗位安全操作規程經部門負責人審核，安全管理部門負責人批準后發布、實施。操作規程要下發到各個崗位，并做發放記錄。同時，需要對員工進行培訓，看其是否能夠熟練掌握自己所在崗位的操作規程。
4.2發放管理
4.2.1辦公室負責文件的發放管理。
4.2.2 文件在發放前，辦公室確定發放范圍。
4.2.3辦公室按確定的發放范圍進行發放，填寫《文件發放（回收）登記表》，領用人簽字。
4.3文件的修改與修訂
4.3.1 在下列情況時應及時對相關規章制度或安全操作規程進行修訂：
1）當國家法律、法規、規程、標準廢止、修訂或新頒布時；
2）當企業歸屬、體制、規模發生重大變化時；
3）當生產設施新建、擴建、改建時；
4）當工藝路線和裝置設備發生變革時；
5）當上級安全監督部門提出相關意見時；
6）當安全大檢查、風險評價過程中發現涉及到規章制度層面的問題時；
7）當分析重大事故和重復事故原因，發現制度因素時；
8）其他有關事項。
4.3.2安全生產管理制度需修改或修訂時，申請修改或修訂部門向部門負責人遞交書面申請報告，經部門負責人審核、安全部門負責人批準后，將申請報告交辦公室對安全生產管理制度進行修改或修訂。
4.3.3崗位安全操作規程需修改或修訂時，申請修改或修訂部門向部門負責人遞交書面申請，經部門負責人審核、安全部門負責人批準后，將申請報告交歸口部門，由歸口部門對崗位安全操作規程進行修改或修訂。
4.3.4安全生產管理制度和崗位操作規程的修改均采用換頁的方式進行修改
4.3.5辦公室將需修改或修訂的安全生產管理制度或崗位安全操作規程收回。
4.3.6修改或修訂后的文件由辦公室發放至原部門單位或人員。
4.3.7辦公室對修改或修訂后的文件進行文件狀態登記。
4.4 文件的評審
辦公室每年組織一次文件的評審工作，對文件的符合性進行評價。
4.5文件殘破、缺失后的補發
4.5.1任何人不得在文件上亂涂亂畫，確保文件的清晰、易于識別和檢索。
4.5.2當文件破損或字跡不清影響使用時，領用部門單位應寫明原因，經部門單位負責人審核、經主管安全部門負責人審批后，到辦公室辦理更換手續，交舊領新，文件使用原發放號。
4.5.3文件丟失，當事人應寫明原因，經部門單位負責人審核、主管安全部門負責人審核批準后，到辦公室辦理補發手續，新文件給予新發放號，并注明原號作廢。必要時，由辦公室將作廢文件發放號通知各相關部門，防止誤用。
4.6文件的借閱
4.6.1文件屬于保密級的，不可私自向外來單位提供、借閱。
4.6.2外來人員需借閱時，必須經安全部門負責人審批后方可向用戶提供。
4.7廢止和回收
新版本文件發布時，舊版本文件同時廢止或失效，辦公室將文件按發放臺賬全部收回并銷毀。
