房地產公司信息管理數據統計管理制度
房地產開發公司信息管理與數據統計管理制度
1目的
通過對溝通管理、信息管理、數據管理,及時、準確地收集、傳遞及反饋有關信息,開展數據統計和分析,識別改進的機會,確保質量管理體系持續的適宜和有效。
2范圍
適用于對內、外部信息的管理以及對數據分析的管理。
3職責
3.1總經辦是本公司信息和數據分析的管理歸口部門。負責有關質量管理體系的信息管理、外部有關信息數據收集和分析管理。
3.2各職能部門根據其職能管轄范圍,收集和分析相關信息、數據,并實施管理。
4程序
4.1溝通管理
4.1.1總經辦是公司信息管理中心,依此建立的信息網絡構成了內、外部溝通的系統,通過內外部溝通實現本公司質量管理活動。
4.1.2各部門負責按本規定要求,開展內外部溝通活動,實施信息管理和數據分析、處理和利用。
4.1.3內部溝通
a)內部溝通的形式:
縱向溝通:適用于在行政、業務管理中上下級之間的信息流傳遞。主要溝通形式有員工大會、經理例會、工作會議、請示匯報、文件、報表;
橫向溝通:適用于在業務管理中同級之間的信息流傳遞。主要溝通形式有內部網絡、電活、內部刊物、工作聯系;
員工大會--向全體員工通報公司經營活動信息、傳達各項政策法規、下達經營工作和質量管理工作的要求、實施思想意識教育、宣傳滿足法律、法規和顧客要求的重要性;
經理例會--總經理了解各分管副總經理及各部門的階段工作內容和工作進展情況,布置工作任務、處理落實措施、檢查貫徹執行
工作會議--向下屬傳達公司政令、工作要求。布置階段工作任務、處理問題、障礙,落實實施方案、檢查實施效果;
請示匯報--超出自已的職責權限范圍,需要得到上級指示后才能進行工作的,應向上級請示。下級應當向上級匯報下列事項:上級布置的工作及交辦事項的完成情況、在質量活動過程中,所遇到的問題、難點、經驗教訓及改進建議。請示匯報的方式有口頭或書面請示匯報;
內部網絡--發布共享信息,實現行政、業務管理溝通;
內部刊物--是公司信息交流平臺,傳布企業文化、宣揚公司經營理念、發布行業信息,開辟內部論壇,提供綜合信息;
文件溝通--總經辦以行政文件的形式向各部傳達有關政策、董事會或公司的工作要求。實現上下信息的傳遞溝通;
表式文件溝通--公司的表式文件根據其作用不同,可分為業務報表和體系表式二大類,執行《記錄控制程序》的要求,各職能管理部門負責設計并規定業務報表及其傳遞要求,實現業務和體系信息的溝通和傳遞。
4.1.4外部溝通
通過外部溝通,了解和掌握顧客的需求、市場需求和市場動態,并及時將顧客的需求轉化為對服務質量控制的要求。
4.2信息
信息是以事實為依據,實施質量管理、進行決策的基礎資源,信息由量化信息和非量化信息構成。
4.2.1信息源的分類
a)內部信息源:來自公司內部的信息;(管理活動、內部溝通的信息)
b)外部信息源:來自公司外部相關方的信息(供方、顧客、合作者或社會等方面的信息)。
4.2.2外部信息主要包括:
a)法律、法規及行政管理部門的信息;
b)市場情報和業內動態的信息;
c)相關方的信息:
供方的信息(物資供方、施工方、提供服務供方的資信、能力、業績)
投資商、業主、社會的信息(需求、期望、社會發展及趨勢)
d)顧客對本公司提供的工程產品、營銷服務的評價信息(顧客滿意、顧客投訴、顧客建議)。
4.2.3內部信息主要包括:
a)公司質量方針質量目標貫徹、實施方面的信息;
b)質量管理體系運行方面信息(內審、管理評審);
c)工程產品質量的監測及其分析、處置方面的信息;
d)營銷服務過程及服務質量的監測及其分析、處置方面的信息;
e)開發項目調研、策劃方面的信息;
f)工程產品特性、服務特性實現及其開發策劃方面的信息;
g)工程產品質量動態、銷售動態分析及其控制方面的信息;
h)持續改進,糾正和預防措施及實施方面的信息;
i)員工的信息(員工滿意及合理要求);
j)人力資源管理方面的信息。
4.3信息的管理
4.3.1各職能管理部門負責收集各自職責范圍內相關的信息。
4.3.2信息的識別
a)信息的形式可以是書面材料及其他介質形式;
b)對收集的信息,收集部門應進行核證,把由于人為原因造成的失真信息篩選剔除,保證傳遞信息的真實性。
4.3.3信息的分類
根據信息的特征及其對質量活動的影響程度,信息可分為常規信息和異常信息。
a)異常信息
重大的工程質量、安全事故:(包括施工單位)
突發性事件且構成對公司的聲譽和形象影響的事件;
違反有關管理規定構成的責任事故(質量、安全);
顧客投訴或抱怨并已構成嚴重不合格事件;
體系發生嚴重不合格。
b)常規信息
經營活動、質量活動中獲取的大量的非異常信息。
4.4信息的受理和處置
4.4.1常規信息的受理和處置
a)常規信息發生后,應按相關質量活動的規定進行溝通和傳遞。由相關職能部門處理并作好記錄;
b)對于本部門無法處理或必須跨部門銜接的,信息獲得部門應以'信息單'報總經辦,由總經辦組織協調處置;
c)信息的溝通和傳遞
由上向下傳遞的信息:由上級主管部門審批后,層層向下傳遞,由相關職能部門進行監督檢查;
由下往上傳遞的信息:經主管部門審核后逐級向上傳遞,由職能管理部門進行監督檢查;
橫向傳遞的信息:經部門負責人審核后按質量活動規定的溝通渠道,在相關部門間交流。
4.4.2異常信息的受理和處置
由信息獲取部門編制'信息單':
a)顧客投訴--報營銷部受理處置;
> b)工程質量、安全質量事故--報工程部處置,處置部門必須在二小時內到達現場處理,工程部應即時報總工辦、總經理;
c)其他信息--由總經辦受理處置。異常信息處置部門必須在受理后24小時內進行處理;
d)異常信息的全部處置資料必須報總經辦備案。
4.5數據分析
數據即量化信息。對量化信息的開發和利用,應采用數理統計技術,從中尋找數據變化的規律。
4.5.1數據的范圍
數據主要來自對市場的調研和預測、體系運行過程的監視和分析、工程建設管理營銷過程的監測和分析、工程產品和服務結果的監測及分析、顧客反饋的統計和分析等活動。
4.5.2數據的收集
通過信息網絡渠道,系統地收集數據,應做到:準確、完整、及時。使數據能如實地反映客觀事實的特征及變化情況,便于及時分析、有效地確定并采取改進措施。減少或避免損失。
4.5.4數據的分析和利用
執行《統計技術的應用》的相關要求,對收集的各類數據正確運用數理統計技術進行數據分析,尋求數據變化的規律,以便在以下方面提供證實或應用;
a)質量管理體系的適宜性,有效性和充分性,以及識別體系持續改進的機會;
b)銷售趨勢以及對營銷策略的調整;
c)顧客滿意程度與公司管理目標的符合性,以及識別顧客的期望并轉化為管理和工程技術控制要求,持續提高工程產品質量;
d)質量意識、經營理念與市場規律的符合性,以及企業文件建設;
e)持續改進的有效性的必要性;
f)對供方控制的有效性,以及戰略上的調控;
g)經營活動的決策。
4.5.4信息、數據管理有效性評價
a)部門應定期向職能管理部門提交各類報表、分析報告。職能管理部門應進行匯總、分析、提煉、積累素材,呈報總經辦備案,提供高層領導決策;
b)總經辦應于每年十二月份定期評估信息管理在質量管理工作中的作用,找出存在的問題,持續改進信息管理工作。
4.6有關信息及數據按《記錄控制程序》,由相關部門予以保存。
5相關文件
5.1記錄控制程序dh/qp-4.2.4
5.2與顧客有關要求的評審程序dh/qp-7.2
5.3統計技術的應用dh/qc-8.4-01
6相關記錄
6.1信息單qr/zb-35
圖例:信息工作流程示意圖
重要問題
部門或分公司自報
重要問題
總經辦對口信息員
總經辦綜合信息科科長
總經辦主任
總裁助理級部門經理級
董事長
備注:
1、信息管理的原則是客觀性、真實性、及時性、公正性、有效性。
2、信息的流程首先是各部門、分子公司當天將各部門、分子公司所完成的工作情況傳遞給總經辦對口信息員。
3、總經辦信息員對信息去偽存真、刪減增添,并至少能夠作出淺度分析,最后將信息整理匯報給總經辦綜合信息科。
4、總經辦綜合信息科將信息進一步處理分析,提煉出關鍵信息及深度分析,并分成部門經理級閱讀信息、總裁助理級閱讀信息、董事長閱讀給總經辦主任。
