x建筑公司文件管理制度2
建筑公司文件管理制度
1.目的
對與公司質量/環境/職業健康安全綜合管理體系要求有關的文件進行控制,確保文件的更改和現行修訂狀態得到識別,并在使用處可獲得有關版本的適用文件。
2.適用范圍
適用于公司與質量/環境/職業健康安全綜合管理體系有效運行有關的文件的控制。
3.相關文件
3.1《記錄控制管理程序》
4.定義
5.責任領導
5.1責任領導
本制度的責任領導是總工程師,其職責為:負責本制度實施的監督指導。
5.2本制度的責任部門是辦公室,其職責為:負責本制度實施的監督檢查,建立受控文件總清單。
5.3相關部門
本制度的相關部門是公司各職能部門,其職責為:負責本部門文件的使用和管理;建立本部門受控文件清單;負責規定的文件的編制、發放管理。
5.4執行層
本制度的執行層是項目部,其職責為:負責本項目部文件的使用和管理,建立本部門受控文件清單;負責規定的文件的編制。
6.工作程序
6.1質量/環境/職業健康安全綜合管理體系中使用的文件類型:
6.1.1第一類型:質量/環境/職業健康安全綜合管理手冊:向組織內部和外部提供關于綜合管理體系的一致信息的文件。
6.1.2第二類型:質量/環境/職業健康安全綜合管理目標指標、管理方案等:表述綜合管理體系的目標指標和如何實現和應用于特定產品、項目或合同的文件。
6.1.3第三類型:規范:闡明要求的文件。
6.1.4第四類型:指南性文件:這類文件闡明推薦的方法或建議。
6.1.5第五類型:形成文件的程序、作業指導書和圖樣:這類文件提供如何一致地完成活動和過程的信息。
6.1.6第六類型:管理記錄:這類文件為完成的活動或達到的結果提供客觀證據。
6.2文件的編號
6.2.1綜合手冊的編號
md/sc -2010
批準年號
手冊
明大公司代號
6.2.2綜合管理體系程序文件編號
md/c*-**-2010
批準年號
程序編號
程序文件
明大公司代號
6.2.3各部門/項目部產生的文件(如:指導書、指南、規章制度等)
md/ gl(gy)-**-****
批準年號
順序號
工藝技術文件代號
管理文件代號
明大公司代號
6.2.4記錄編號
見《記錄控制管理程序》
6.2.5部門簡稱
工程部(工)、經營經營預算部(經)、辦公室(辦)。
6.2文件的受控狀態
6.2.1文件分為受控與非受控兩種,受控文件加蓋唯一分發號進行標識并標明其版序號。如:a/0版、b/0版等。
6.2.2所有受控文件應分類編制受控文件清單,并對受控文件實施動態管理,及時獲得本行業最新的標準規范,以及本單位編制或更新的文件,并有效控制作廢文件,以確保文件現行修訂狀態得到識別。
6.4文件和資料的編制和審批
6.4.1綜合管理手冊由辦公室組織編制,管理者代表審核,總經理批準。
6.4.2綜合管理體系程序文件由辦公室組織各部門按章節內容分別編制,組織會審后,由主管副經理審核,管理者代表審批。
6.4.3其它需編制的文件由各需要部門/項目部編制,根據文件性質由公司各業務主管部門審批(其它文件有特殊規定審批權限者,執行相應文件)。
6.4.4對于外來文件的適用性,應由各業務主管領導進行審批。
6.5文件的發放
6.5.1對綜合管理體系要求的文件在發布前應由規定的人員對文件的充分性和適宜性進行審批,審批后方可進行發放。
6.5.2文件經審批后,由編制部門根據審批發放范圍填寫《文件發放登記表》,保證文件發至所需要的各個場所,確保在使用處可獲得有關版本的適用文件。
6.5.3當對原文件有新的需求時,可填寫《文件復制(領用)申請表》,經批準后領用文件或復印件。
6.6文件的更改
在綜合管理體系活動中必要時對文件重新進行評審與更新,對更新文件再次批準。
6.6.1當文件的內容、形式需要更改時,由申請人填寫《文件更改申請表》,由原文件審批人簽發,當原審批人不在職時,由現任領導審批,但必須獲得原審批文件的前景資料。
6.6.2文件更改審批后,應通知使用有效文件的各場所,按審批內容更改,保持文件的有效狀態。
6.6.2當文件經過多次修改或發生大幅度變動時,由原編制部門提出申請,換版發行,同時收回所有舊版文件,以防誤用。
6.6.4對于作廢的文件,由原編制部門回收并記錄,辦理銷毀手續進行銷毀。出于積累知識或其它正當理由而保留的作廢文件,必須加蓋'作廢'標識,由原編制部門登記。
6.7應確保文件保持清晰,不得任意涂改、亂寫亂畫,并易于識別文件的有效性。
6.8外來文件包括政府頒布的外部標準、規范、法規以及顧客圖紙等,為確保外來文件得到識別,應按照文件控制要求進行受控和發放。
