某某公司文檔資料統一管理的制度
某公司文檔資料統一管理的制度
一、檔案資料的管理規定
1.為保證所有文件、合同、各類檔案資料能全面地保存并管理,同時也方便各部門有效地使用所有資料,公司的文檔資料實行統一管理制度。
2.由運營中心負責公司所有文檔資料保存和管理工作。
3.各部門例會和重要會議均要有會議紀要并提交運營中心。
4.所有業務合同原件一式三份,一份交客戶,另兩份分別由業務部、財務部存檔,各業務部每月整理匯總合同清單。
5.圖書資料由各部門自己保管,但各部門需向運營中心提交清單,并在每次新增資料后及時向運營中心提交新增的資料清單。
二、文檔資料的主要范圍
1、公司所有重要文件包括決議、通知、通報、請示、報告、批復、公司信函、會議紀要、公告等;
2、公司的各種規劃、計劃、總結等資料;
3、各部門例會和重要會議的會議紀要;
4、員工個人檔案(員工信息表、個人簡厲、體檢表、身份證復印件、學歷復印件及其它相關重要證件的復印件)以及員工獎罰記錄、考勤記錄、借用設備記錄、績效考核等資料;
5、員工提案、述職報告等文字材料。
三、文檔資料的調用原則及規定
1、調用文檔要嚴格按照分級調用相關文檔的原則。
2、調用本部門文檔,須經本部門經理申批。
3、調用外部門文檔,經雙方經理同意并填寫有關調用文檔表格方可調用。
4、未經批準任何人不得擅自越級或跨部門調用文檔,違者按情節輕重予以處罰。
