p集團儲運商務管理制度
某集團儲運商務管理制度
現代企業物流是銷售和財務業務的組合,承擔了銷售部門和財務部門的基層工作,主要負責處理商品進銷存原始憑證和編制其匯總分析表等工作。
(由采購、物控、運輸商務組合,分為管理、調配、助理、文職、提貨、接貨、送貨、保管等崗位)
一、儲運部各崗位分工。
1、物流經理:分管并協調部門內外整體工作,如運輸監督、庫存管理、環境建設、信息檔案管理、流程優化及創新、人員管理、對外溝通。
2、調度配貨:安排車輛及發貨、送貨人員,接聽貨物查詢電話,協調部門內整體工作。
3、商務助理:收發傳真、審核單據連續性、抄寫單據、統-發送傳真、訂水、訂餐、接聽電活。
商務文員:協助客戶自提、運費管理、檔案管理、暫存貨物管理、將單據輸入電腦、機器機身號管理。
4、車站提貨;提貨、分貨、清點及辦理到貨登記于續并通知采購商務,協助客戶自提、市內送貨、外地出貨交接。
5、庫房接貨:接貨、清點及辦理到貨登記手續并通知采購商務,協助客戶自提、市內送貨、外地出貨交接。
6、發貨送貨;市內配送、周邊地區貨物發送、代收支票。
7、庫存物控:庫存及庫房管理,如庫存日報、積壓及破損商品旬報、協助庫房發貨員登記出庫商品機器號、及時與銷售商務及采購商務進行庫存商品信息反饋及溝通。
二、存貨管理概述。
(一)存貨含義和范圍。
1、存貨含義:公司在生產經營過程中為生產耗用或銷售而儲備各種資產或物資。
2、公司存貨范圍:商品、原材料、在產品、半成品、產成品、委托加工材料、待索賠返修商品、材料備件材料等。
3、各經營公司存貨:購入存貨,主要是存在于各流通環節經營商品及原材料、維修備件等。
(二)存貨管理目的。
1、滿足集團公司發展需要,實現集團內規模化、統一化管理需求。
2、規范存貨管理操作規程,達到有效地、統一地管理模式。
3、提高進、銷、存速度,減少不必要資源浪費,避免違規操作,杜絕違法行為。
4、確保集團公司資產安全完整、保值、增值。
三、采購商務。
1、送貨制:由供應商將商品送到本公司指定地點或倉庫交貨。
(1)采購商務接受由銷售業務部門經理所下采購訂單。
(2)采購商務審核銷售業務部門采購訂單,不合格采購訂單返回銷售業務部門,發出合格采購訂單。
(3)采購商務將預到貨信息或采購訂單發給儲運商務,由儲運商務安排接貨準備。
(4)采購商務負責將采購訂單替換成通用格式發給供應商。
(5)采購商務著手辦理商品進口手續,準備合同與批文,辦理報關付稅手續。
(6)采購商務與銷售業務部門溝通后下達分貨指令,分貨指令以書面形式下達于儲運商務。
(7)供應商發貨,委托運輸公司送貨或自己派車運送,由供應商開具送貨憑證,送本公司銷售業務部門。
(8)供應商將商品送到本公司指定地點或倉庫。
(9)儲運商務與供應商或貨運公司聯系交接貨物,采購商務必須到倉庫檢查商品規格、質量,按合同或協議商定進貨數量,同時將貨物信息傳給銷售業務部門。
(10)儲運商務立即將到貨登記單給銷售商務,便于馬上銷售,最遲在三日內將入庫單給銷售商務,便于計算成本。
2、提貨制:本公司到供應商倉庫或指定地點提取商品。
(1)由銷售業務部門通知采購、儲運商務人員憑提貨單等單證提貨。
(2)采購商務或儲運商務根據供應商所開出發票、提單,經銷售業務部門核對選購品種規格后,填制一式四聯 入庫收貨單 。一聯作存根,其余各聯連同發票、提單一并送財務部,向供應商辦理貨款結算。
(3)儲運商務驗收后截留一聯作登記商品賬依據,其余各聯連同有關憑證轉交財務部入賬。
3、發貨制:由供應商根據合同規定,將商品委托運輸部門發送到本公司所在地車站、碼頭交貨。采用 托收承付 或 委托收款 辦理貨款結算。
(1)供應商根據合同協議發運商品,應將 發貨單 (隨貨同行聯)、 裝箱單 等有關憑證,交運輸部門隨貨同行,運送本公司。在商品發運,取得運輸單位證明后,填制托收結算憑證,連同 發貨單副本 及運費單據或代墊費用清單等一并送開戶銀行,辦理托收手續。
(2)銷售業務部門于商品運到后,將供應商發票單據給采購商務或儲運商務到指定地點收貨。
(3)儲運商務驗收商品后,填制一式四聯 入庫收貨單 ,留一聯,據以登記商品保管賬,其余各聯分別送銷售業務部門、財務部等,財務部作為進貨記賬依據。
(4)本公司收到銀行轉來供應商 結算憑證 及所附有關單據,應由銷售業務部門根據合同進行審核,財務部最后審查單據內容是否符合規定,數字是否正確,并根據付款期承付貨款。
四、物控商務。
(一)庫房保管工作意義。
公司庫房是儲存和保管各類商品和器材場所,是公司各類商品和器材供應中心,搞好庫房商品保管工作,對于確保公司生產和業務經營進行,加速物資周轉、壓縮庫存積壓、降低商品損耗、提高公司經濟效益,具有十分重要意義。
(二)庫房保管工作任務。
從公司生產和業務經營出發,及時、準確、保質保量的搞好各類商品的收發工作,為公司生產和業務經營服務。
1、嚴格把好入庫驗收關,確保入庫商品數量準確、質量完好。
2、搞好在庫商品保管工作,壓縮庫存積壓、提供庫存信息。
3、做好商品出庫工作,準確、迅速、安全。
4、加強庫房安全工作。
5、健全物資管理制度,不斷提高業務管理水平。
(三)商品借用、歸還、報廢管理。
〈一〉商品領用出庫管理。
1、耗材領用:耗材指一次性消耗不可再利用商品,如色帶、墨粉、墨合、硒鼓等。
(1)規定。
〈1〉耗材領用需填寫《商品出庫單》。
〈2〉審批權限:領用人必須是集團公司正式人員,耗材領用必須經總經理或其授權人簽字認可。
(2)領用出庫管理。
〈1〉由領用人填寫《商品出庫單》經審批簽字認可后持單到庫房辦理領用。
〈2〉《商品出庫單》填寫應注明部門、日期、商品編號、品名規格、單位、數量、用途、經辦人,審批人。儲運商務審核單據無誤后照
單發貨,并加蓋 貨已付訖 章和人名章。
〈3〉領用人領用在庫商品必須辦理完出庫手續后方可使用,否則不允許以任何理由領取在庫商品使用。
〈4〉領用人必須經過商務統計審核后并親自到儲運商務處辦理手續和提取商品。
(3)《商品出庫單》票據格式。
第一聯、儲運商務,第二聯、財務會計,第三聯、商務統計,第四聯、領用人存查。
2、其他領用。
(1)贈送出庫。
〈1〉審批權限:贈送出庫商品必須經分公司管理部門審批后方可辦理,應由財務人員登記備查賬,詳細、真實地記錄每筆業務。
〈2〉單據使用說明:贈送商品出庫采用《商品出庫單》或零價銷售小票方式。
(2)索賠出庫。
〈1〉索賠包括兩種情況:集團公司內部購入商品索賠。自行外購商品索賠。
〈2〉使用單據及說明:索賠出庫填寫《商品借用單》。借用原因:索賠。
〈3〉索賠手續。
a、返回同樣商品,填寫《索賠還貨單》辦理還貨手續。
b、返回不同商品、但價格不變,按還貨,調賬處理。
c、返回不同商品、且價格變化,按換貨,填寫《商品還貨單》,再沖原入庫單,并重新辦理入庫手續。
d、對于超過三個月尚未索賠回來商品,財務部應核對上報分公司總經理,并督促經辦人盡快索回。
(3)調撥出庫:不同庫別之間商品轉移。
〈1〉調撥單由調出方加蓋 調撥付訖 章,由調入方加蓋 調撥收汔 章。
〈2〉調撥單格式。
3、低值易耗品支出。
(1)低值易耗品支出:在固定資產辦公室填制辦理單低值易耗支出。
(2)其它物料消耗:不需要填制低值易耗品辦理單支出。
(3)生產用物料消耗:生產基地線體耗用及維持生產用物料消耗。
(4)低值易耗品購買、領取在預算內。
〈1〉一次購買、領取在1000元以下由各部門具備簽字權負責人審批,固定資產管理部門登記后方可報銷。
〈2〉一次購買、領取在1000元以上必須由總經理審批,固定資產管理部門登記后方可借款、報銷。
〈3〉一次購買、領取在3000元以上必須由總經理室會同簽字審批,固定資產管理部門登記后方可借款、報銷。
(5)超出預算額度,事先需向集團公司報送增加預算報告,待批準后方可辦理借款、報銷手續。
(6)低值易耗品報廢,必須經固定資產管理部門鑒定,寫出處理意見,由總經理審批后方可做銷賬和作價處理。
〈二〉商品借用管理。
1、借用范圍:商品借用只限于展示、樣機、維修、索賠,禁止銷售借用或其它種類借用。
2、借用原則: 前賬不清,后賬不借 。
(1)集團公司正式員工允許借用商品并親自到儲運商務處辦理手續和提取商品,辦理借用手續人員必須是分公司已經備案或辦了手續正式員工,非分公司正式員工(臨時工、試用人員)一律不辦理借用業務。
(2)有銷售傾向商品借用,儲運商務一律不予辦理借用,辦理人必須首先經過商務統計審核,期限不得超過1個月所有借用必須有總經理審批簽字。
(3)每次借用商品數量:展示樣品不得超過一套(維修借用除外),耗材不允許辦理借用。
(4)持借用單到庫房提貨人員必須是辦理者本人或部門指定專人,否則庫房不辦理提貨業務。
(5)已辦理借用尚未歸還員工,不得再次提出借用申請(維修人員除外),特殊情況必須寫出書面材料由總經理審批后方可再次辦理借用手續,若借用人調動人事關系,必須到商務部清理借用商品。
3、借用手續。
(1)經辦人在辦理借用時需填寫《樣品借用單》。
(2)借用單要注明借用部門、庫別、借用日期、計劃借用時間、商品編號、品名規格、單位、數量、借用原因、借用地點、經辦人、總經理或授權人審批。
(3)《樣品借用單》必須填寫清楚、全面、準確、不允許涂改,按照單據規定項數填寫商品種類。借用數量必須填寫,編碼與名稱須與集團公司一致,借用原因和地點必須真實,借用時間須寫時間段。
(4)儲運商務審核單據無誤后照單發貨蓋 貨已付訖 章和人名章,同時注明所借商品貨號,經辦人保留存查聯。
4、借用商品管理。
(1)商務統計崗每月月底定期打印借用報表,對借用商品進行核實。
(2)《樣品借用單》借用期限不得超過一個月,對于借用超過一個月不歸還人員,需報總經理審批,按比例扣罰借用人工資直到歸還為止。若借用商品在借用期間發生損壞或借用人調離公司,根據損壞情況由借用人及借用批準人按比例進行賠償。
(3)凡作為樣品直接借給用戶單位,為避免出現漏洞,各銷售業務部門必須與用戶單位簽訂《樣品借用合同》,在商務部備案,儲運商務員對該合同審核無誤后方可辦理提貨手續。
5、借用管理規定。
(1)對于超過租賃期限愈期未還商品,按月打印報表上報總經理和集團公司總部。
(2)特殊情況需寫明原因,經分公司總經理審批后,上報分公司管理部門備案。
(3)《租賃(借用)單》單據格式及使用說明。
第一聯、儲運商務存查,第二聯、財務會計記賬,第三聯、借用人存查,第四聯、統計商務員。
〈三〉商品歸還管理。
1、歸還原則:誰借誰還,哪借哪還。
2、歸還方式。
(1)以單據頂物。
(2)用實物歸還。
3、手續(注意:歸還數量不能大于借用數量)。
(1)借用人必須在規定歸還時間內歸還,若以票頂物時,借用人直接到商務統計審查內容即可。
(2)銷售歸還在辦理時必須持相對應銷售小票(以票頂物)到庫房辦理歸還手續。銷售小票開據要與借用單填寫內容相一致,《歸還單》只能填寫一張《借用單》商品。
(3)《樣品歸還單》填寫必須注明部門、庫別、日期、原借用單據no號、商品編號、品名規格、單位、數量、借用時間和借用人編號,注明商品狀況及其附件是否齊全。
(4)實物歸還必須經過維修部門檢驗認可封箱后,由總經理簽字才到庫房辦理歸還手續,先到商務統計處確認,查詢商品租賃情況,符合要求后再到儲運商務處辦理手續,歸還時必須持檢驗單一同辦理。儲運商務員審核單據時注意是否與借用單填寫內容一致,所還商品貨號是否與借用單登記一致,如符合條件則辦理歸還手續,并加蓋 貨已
收訖 章和人名章。
(5)還貨部門應與借用部門相符,商品定義部門、還貨庫別即為商品所屬部門。
(6)相關人員必須在單據上簽字或蓋章,填寫人員編號。
〈四〉維修備件管理。
1、備件來源。
(1)根據銷售比例搭配一定數量維修散件。
(2)根據維修業務自行采購維修配件。
2、管理原則。
(1)維修備件應設專庫、專人負責管理。
(2)各分公司維修部指定專人根據需要,制訂采購計劃,辦理各種備件入庫。
(3)維修人員持規范手續辦理備件銷售、借用、以舊換新、索賠等事項。
(4)非維修人員未經批準,不得辦理與備件有關一切事宜。
(5)不允許拆可售整機做維修配件。
3、備件入、出庫管理。
(1)入庫。
〈1〉依據需求,制訂采購計劃,經維修部經理及總經理或授權人批準外購,由商務人員辦理入庫手續。
〈2〉有各種途徑。
a、外購備件:按發票價格辦理入庫手續,商品編號需采用維修部專用外購編號。
b、總部備件:采用零價或協議入庫價格辦理手續,商品編號需采用集團公司總部統一編號。
(2)出庫。
〈1〉由維修人員填寫出庫單據,單據注明編號、規格型號、名稱、數量、原因、審批人簽字。儲運商務審核單據無誤后辦理出庫手續。
〈2〉領用出庫:維修人員領用備件需填寫《備件出庫單》。
〈3〉銷售出庫:維修人員銷售備件需填寫《商品銷售單》。
〈4〉借用出庫:維修人員借用備件、及向總部換貨需填寫《維修借用單》,借用原因 維修 。
(3)維修歸還各種情況。
〈1〉歸還完好實物:填寫《維修歸還單》,同時附《檢驗報告單》將完好實物還回庫房。
〈2〉歸還完好實物,但非所借物品:填寫《維修歸還單》《調賬單》同時附《檢驗報告單》對實物進行調賬處理。
〈3〉歸還壞損實物:填寫《維修歸還單》,同時填寫 備件出庫單 ,將壞件退回庫房.
〈4〉不歸還實物:填寫《維修歸還單》,同時填寫《備件出庫單》。
(4)票據格式、傳遞方式及使用說明。
〈1〉所有票據都要先經過庫房,由儲運商務向財務傳遞。
〈2〉票據傳遞要及時,當天單據當天傳送,特殊情況次日上午十點之前也要傳到財務。
〈3〉如果財務發現錯誤票據應及時返回庫房,庫房對錯誤票據立即修改、更正。
〈4〉票據傳遞時,交接雙方要有書面手續并簽字確認。
(四)商品在庫管理。
商品在庫保管工作,根據商品不同性質,合理存放,精心管理,妥善保管,達到庫容整齊,賬、物、卡一致基本要求。
1、商品(分庫房、分區、分部門、分類)保管規劃。
根據各銷售業務部門商品儲存任務、商品類別、性質特點、保管要求和消防安全要求、結合庫房面積等條件、確定每一庫房、每一區位存放商品大類、品種和數量,并繪制平面圖,確定各商品具體位置 按圖索引 。有利于提高庫房面積利用率,調劑倉容,也有利于縮短搬運距離,加快商品入出庫效率。
(1)按銷售業務部門商品劃分。
(2)按商品類別劃分。
(3)按商品輕重大小劃分。
(4)按商品周轉快慢情況劃分。
2、貨位規劃與商品碼放。
(1)貨位規劃與定位:貨位是商品存放地點。科學合理貨位規劃有利于提高利用率、有利于商品保管,有利于商品入出庫方便。采用 四四定位法 即庫房號、貨位號、貨架號、層號。任何儲運商務都能找到商品所在位置,優點是能減少盲目性、減少差錯、提高工作效率,同時、這也是庫房管理規范化要求。
(2)商品碼放基本要求:合理、牢固、定量、整齊、節省、安全。商品碼放是否合理科學,直接關系到商品質量完好、庫房面積利用程度、商品入出方便、以及是否便于商品動碰盤點和是否符合庫房安全要求。商品碼放多采用貨架式存放和商品堆碼兩種方式,商品堆碼多采用 五五碼放法 相近商品堆碼方式,其優點是便于計算、減少差錯、有利于快進快出、提高工作效率。
3、日常在庫商品管理:貫徹 以防為主、防治結合 原則,加強對商品經常性檢查,根據情況采取有效措施。
(1)根據庫房條件,商品貨位要加塹木排,起到隔潮防水保護作用。
(2)根據商品 先進先出 原則,接近保修期、索賠期商品要先出,防止給公司造成不必要損失。
(3)商品堆碼時,杜絕野蠻裝卸和搬運,商品標志向上,要考慮商品承受力。
(4)依據消防安全規定,庫房必須留出一定量度走道、通道、墻距、燈距。
(5)經常對商品進行 三勤 即勤倒垛、勤并垛、勤整理,減少半堆貨垛,杜絕梯子型貨垛。
(6)搞好庫房內衛生,做好 三防 工作即防蟲害鼠咬、防霉變、防商品老化。
(7)定期向有關部門反映商品積壓情況和商品庫存信息。
(8)碼放貨物需以部門為單位,同部門商品歸放在一起,同種商品原則上不得分開碼放。
(9)長期積壓商品應妥善保管,并與其他商品區分碼放。
4、立體庫房:庫房設收貨區、備貨區、叉車充電區、流通加工檢配區(流通加工、檢驗檢測)、辦公區、存儲區、*-docking(直入直出)區(貨物分撥、收、發貨),存儲區分為橫梁式高層位平面堆放貨架區(統一擺放歐式標準托拍或鋼制貨架,采用堆垛機,存放大型和出入庫頻率高的貨物)閣樓式輕小型貨架區(擺放小件物品)和堆地式散件區(存放大件不規則物品)。
5、現代化收、發貨。
立體倉庫采用sap的r/3系統和倉庫管理wms系統,實時數據交互,無縫聯接;自動化流水線管理模式,能提供精確庫位信息、貨物實行先進先出,分為收貨、揀選、掃描過帳、交接等作業塊。全國各分公司的倉庫聯網,都可以在erp系統上下訂單,系統在確認定單后能迅速備貨,第一時間將貨物發出。
(1)用堆垛機自動存取,輸送機自動輸送,電瓶叉車搬運。
(2)所有貨物、貨位等信息通過條碼管理、實時傳輸,實現無紙化作業。
(3)所有工作按照rf(無線掃描設備)提示操作,無需人工判斷,無需單據。
收貨崗人員把所需收貨采購訂單號輸入手中無線掃描手持設備,手持設備立即顯示出該訂單收貨信息,包括物料號、物料描述、應收物料數量等。當操作
崗將貨物放到托拍(托拍是存放貨物載體)以后,收貨崗人員掃描托拍號條碼、物料號條碼,輸入每拍碼放數量,然后電腦系統會自動建議該托拍應該放到的貨位,最后庫內操作崗人員就能按照無線手持設備顯示的指定位置,進行貨物入庫上架操作,并對貨位進行掃描確認。
(五)存貨積壓管理。
1、原則:對于庫存中積壓存貨應建立削價準備金制度,用于對分公司及業務部門內部考核與評價。
2、有關削價準備金計提方式。
(1)未獨立核算分公司財務部根據月未商務統計崗提供積壓商品報表,確定積壓存貨金額和相應計提比例計算存貨削價準備金,作為一項風險準備基金,抵減責任利潤,以真實反映經營成果。
(2)已獨立核算分公司按系統計算銷價準備金作內部賬務處理。
(3)凡在庫超過三個月庫存商品(包括借用),根據在庫時間長短,存貨削價準備金計提比率。
在庫一個月至二個月(不含二個月),按庫存金額10%提取存貨削價準備金。
在庫兩個月至三個月(不含三個月),按庫存金額25%提取存貨削價準備金。
在庫三個月至四個月(不含四個月),按庫存金額45%提取存貨削價準備金。
在庫四個月至五個月(不含五個月),按庫存金額70%提取存貨削價準備金。
在庫五個月以上(含五個月),按庫存金額100%提取削價準備金。
3、有關積壓商品處理。
(1)對于積壓庫存五個月以上,已經全部計提完削價準備金商品,均需經當地稅務部門批準
〈1〉對于市場上有一定競爭條件,由于本地區管理不善造成積壓商品,應以原價盡快售出。
〈2〉處理積壓商品,需經分公司總經理簽字后,報分公司管理部門總經理審批后方可處理。
(2)對于積壓處理商品應建立備查賬,每月報送集團公司總部管理部門備案。
(六)單據和卡片管理。
商品垛卡是管理商品最直接手段,是商品入、出庫流通信息真實記錄,具備手工賬功能,是庫房管理水平提高標志,認真填寫商品垛卡是庫房管理重要環節。
1、儲運商務必須按單據商品編號、名稱及規定填寫商品垛卡相應位置處,時間必須填寫真實入、出庫時間, 憑證單號 填寫單據種類、單據號,摘要處填寫商品供應商、銷售客戶。結存數=上期實存+本期入庫-本期出庫
2、結存數必須保證與實物數量相符。
3、填寫垛卡要準確、清楚便于查詢、注意節約、不要浪費。
4、商品垛卡應放在明顯位置,并注意保存避免丟失。
5、每張垛卡填滿后須按照商品編號收集歸檔。
(七)商品盤點管理制度。
由于庫房存儲商品品種規格繁多,進出頻繁,極易造成數量變化。因此,經常性動碰盤點和檢查是商品保管過程中不可缺少一項工作,也是向有關部門提供庫存信息和防止商品差錯事故發生的手段。
1、盤點過程及流程(具體操作辦法)
(1)儲運商務與商務統計共同對庫存貨物進行盤點與監控,確保存貨數據真實性。
(2)日動碰:每日商品出庫后,儲運商務要配合商務統計把當日出入庫動態較大、價值較高、庫存較大主要商品進行 日動碰點 即賬與實物核對,做到日清月結,結存數/整數(件、臺、箱)對余數。并且打印 儲運與統計對賬差異表 無誤后,打印每日庫存日報。
(3)每日商務統計必須與儲運商務對賬,清點實物數與報表數是否一致,核對庫存差異,查明差異原因,及時進行修改更正,如實填寫盤點表,做到當日問題當日解決,確保儲運賬、統計賬一致。如商務統計員沒有盤點實物儲運商務有權在盤點表上簽字,并向部門經理如實核對差異。
(4)旬盤點:每旬儲運商務和商務統計共同對所保管全部庫存商品進行全面盤點,共同在盤點表上簽字確認并打印旬報、月報,傳遞給商務統計,保證賬賬相符,賬實相符。
(5)月對賬:每月由商務經理、商務統計、儲運商務三方共同進行全面盤點月底盤點無誤后,進行賬賬核對,儲運商務與商務統計應在月報表上共同簽字認可,上報總經理及集團公司。集團公司商務部管理員根各地報送數據定期對分公司統計數據進行核實;對庫存實物進行盤點。
(6)通過監控,庫存商品保證賬、物、卡一致,確保存貨數據真實性。
2、在核對賬目或實物盤點時如發現錯誤情況,將對分公司商務統計、儲運商務主管進行處罰。
(1)因管理不善造成貨物損壞丟失現象。
(2)與向總部報送數據不符。
(3)未按規范操作流程操作。
(4)其他違反公司有關規定現象。
3、盤盈、盤虧處理。
清查盤點中發現存貨盤盈、盤虧或毀損,應認真查明原因,詳細填列存貨盤盈、盤虧或毀損清單,提供相應證據,視不同情況進行處理。
(1)盈虧相抵,竟虧價值在1000元以內,分公司自行處理。
(2)竟虧價值在1000-10000元,報分公司管理部門批準,同時送財務部,商務部備案。
(3)竟虧價值在10000元以上,報分公司管理部門審批,同時送財務部、商務部備案處理。
(4)所有竟虧損失均需對責任人進行處罰。
(八)正確使用程序、單據傳遞、報表和票據保存、報表及數據管理。
1、報表管理。
(1)報表種類:分為儲運類報表和統計類報表。
〈1〉儲運類報表:庫存日報、庫存旬報、庫存月報、實存報表。
〈2〉統計類報表:入庫商品明細表、積壓商品月報表、庫存商品月報表、統計與儲運差異表、庫存商品旬報表、已銷未提明細報表、借用商品明細報表、入庫情況匯總表。
〈3〉說明:報表每月結賬后5日內傳送至商務部。
(2)報表有關規定。
〈1〉儲運商務每天出日報、每旬出旬報,月底出月報。
〈2〉商務統計每旬出旬報、月底出月報,并將數據及報表簽字后傳到總部。
〈3〉商務統計每月出積壓商品明細表,上報總經理。
〈4〉商務統計每月出已銷未提明細表,上報總經理。
〈5〉商務統計每月租賃商品明細表,上報總經理。
〈6〉商務統計每天打印統計與儲運差異表,核對差異。
2、數據管理。
(1)原則:分公司儲運、統計數據準確性,是直接影響物流管理關鍵環節。通過數據傳輸,可以使集團公司總部能夠盡快了解全國各分公司物流狀況,以便于實現大物流體系形成。
(2)數據傳輸內容規定:單據
庫、月報庫、人員庫、部門庫、編號庫、出庫用途庫、入庫用途庫、成本庫、庫別庫、部門代號庫、商品類別庫。
3、配合部門經理完成集團公司下達各項工作任務,配合集團公司各部門檢查工作。
(九)倉庫安全檢查工作管理和衛生制度及人員素質的培養。
庫房安全工作包括人身安全、商品安全和設備安全。搞好庫房安全工作,保證人身安全、商品安全和設備安全對于全面完成庫房工作任務,具有十分重要的意義。
1、以 預防為主、防消結合 方針,加強庫房防火防盜工作。庫房安全工作有專人負責,建立安全制度,有落實有檢查。每日班前班后對重點部位門、窗、鎖、水、電器設備等進行檢查,做好記錄,對不安全隱患隨時改進。
2、嚴禁攜帶各種易燃易爆物品進入庫房,嚴禁在庫區內吸煙,庫房內商品貨垛要與照明燈具保持一定距離,儲運商務工作完畢,要做到人走拉閘斷電,并經常檢查線路完好情況,發現異常及時上報,庫房人員要牢記火警電話119、匪警電話110,會使用滅火器材。
3、庫房保管員要嚴格遵守商情保密制度,嚴格非庫房管理人員進入庫房,確實因工作需要進入庫房時,儲運商務要陪進陪出。
4、庫房裝卸、運輸和堆碼作業要嚴格按照工作流程操作,做到文明裝卸、文明運輸,堅決杜絕野蠻操作,確保商品安全,要經常維護和保養機械設備,確保機械設備使用安全。
五、運輸商務工作。
1、客戶上門自提。
(1)根據客戶提出選定商品的品種、規格、數量、價錢,由銷售商務數控開出一式五聯銷售單(包括倉庫提貨聯、收款結算聯、財務記賬聯、銷售存根聯、商務統計聯等)。
(2)銷售商務留下存根聯,其余各聯交客戶,向商務部、財務部辦理貨款結算手續。
(3)商務部審查后留下收款結算聯,財務部留下記賬聯,其余交回客戶到指定倉庫提貨。
(4)客戶到倉庫后,將倉庫提貨聯和商務統計聯交儲運商務。
(5)儲運商務留下提貨聯登記商品保管賬,留下商務統計聯送商務統計。
(6)儲運商務填制-式三聯 商品發貨單 ,留下存查聯,另一聯送銷售商務,作為已發貨憑證。
(7)倉庫發貨后,銷售客戶聯交購貨單位,作為客戶已取貨憑證。
2、市內送貨上門。
(1)銷售業務員到指定倉庫送貨。
(2)銷售業務員到倉庫后,將倉庫提貨聯和商務統計聯交儲運商務。
(3)儲運商務留下提貨聯登記商品保管賬,留下商務統計聯送商務統計。
(4)儲運商務填制-式三聯 商品發貨單 ,調配車輛送貨到客戶倉庫或其指定地點。
(5)儲運商務待客戶驗收簽單后,將銷售客戶聯交客戶,作為客戶收貨憑證,留下存查聯,另一聯送銷售商務,作為已送貨憑證。
3、發貨市外、外地。
(1)先由銷售業務部門和客戶簽訂合同或協議,規定商品品種、規格、數量、單價,由銷售商務數控開出銷售單。
(2)銷售業務員到指定倉庫發貨。
(3)銷售業務員到倉庫后,將倉庫提貨聯和商務統計聯交儲運商務。
(4)儲運商務留下提貨聯登記商品保管賬,留下商務統計聯送商務統計。
(5)預算運費、選擇貨運公司,填制-式三聯 商品發貨單 辦理委托發貨手續,將貨交給運輸公司發貨外地。
(6)儲運商務發貨后,將銷售客戶聯送客戶,作為客戶收貨憑證,留下存查聯,另一聯交銷售商務,作為送貨憑證,并取回貨運單轉交財務部。
(7)資金商務收款崗根據銷售單 收款結算聯 、貨運單,或財務部出納員根據銷售單 記賬聯 及有關憑證,填制委托收款結算憑證送銀行辦理托收貨款手續。
(8)如在發運商品時,代客戶墊付運雜費,可將墊付運雜費清單附托收憑證,一并委托銀行向客戶收款。
(9)當辦妥委托收款手續并取得銀行回單時,財務部即可憑銀行退回單入賬。
4、直接銷售:集團公司向供應商購進商品,不通過集團公司倉庫,而委托供應商直接撥給客戶,或集團公司指派采購商務將所購進商品,在本地或外埠車站分撥給客戶,可以減少中間環節,減少商品損耗和資金占用,加速商品流轉,節約費用開支。
(1)集團公司派采購商務或儲運商務到供應商所在地,自行辦理商品直運手續。
(2)商品發運后,采購商務或儲運商務填制 直運商品收發貨單 寄給客戶。
(3)供應商在商品運出后,即可向集團公司辦理委托收款手續,結算貨款。
(4)集團公司可當即選用一定結算方式(如委托收款、托收承付等),向客戶收取貨款。
5、直接轉貨。
(1)與供應商或貨運公司交接貨物。
(2)現場立即分貨。
〈1〉銷售商務數控開出銷售單。
〈2〉銷售業務員到指定倉庫分貨。
〈3〉銷售業務員到倉庫后,將倉庫提貨聯和商務統計聯交儲運商務。
〈4〉儲運商務留下提貨聯登記商品保管賬,留下商務統計聯送商務統計。
〈5〉儲運商務填制-式三聯 商品發貨單 ,現場調配車輛分貨。
〈6〉儲運商務分貨后,將銷售客戶聯交客戶,作為客戶收貨憑證,留下存查聯,另一聯送銷售商務,作為分貨憑證。
〈7〉資金商務收款崗根據銷售單 收款結算聯 、貨運單,或財務部出納員根據銷售單 記賬聯 及有關憑證,填制委托收款結算憑證送銀行辦理托收貨款手續。
(3)如分貨時,代客戶墊付運雜費,可將墊付運雜費清單附托收憑證,一并委托銀行向客戶收款。
(4)當辦妥委托收款手續并取得銀行回單時,財務部即可憑銀行退回單入賬。
6、關于傳真單據操作方法。因為集團公司和倉庫不在同地辦公,所以商務部采用單據傳真操作。
(1)傳真單據必須是商務部銷售商務或專人負責確認,簽字。
(2)為保證傳真單據清晰度,規定各傳真單據為第二聯。
(3)儲運商務外勤發、送貨崗或銷售業務員或客戶持合格傳真單據親自到保管崗處辦理業務。
(4)儲運商務認真審核單據正確性、合法性、有效性,并按單據排列順序出庫,單據有涂改、不清楚時,儲運商務有權力拒絕辦理。
(5)業務結束后,儲運商務外勤發送貨崗和保管崗同在單據上簽字確認,儲運商務員加蓋收貨、付貨章。
(6)商務統計必須將當天全部傳真單據原始正規單據和儲運商務員應收聯次移交儲運商務員,雙方確認簽字。
(7)儲運商務員將傳真單據必須保存到15天后
,用碎紙機將傳真單據進行銷毀處理。
