某樓盤資料管理制度
樓盤資料管理制度
1、公開宣傳資料:包括樓書、折頁、戶型單頁、報價單、付款方式、宣傳資料、宣傳雜志等。該類資料銷售主管管理,控制用量,保留一定的底線量,當資料用到保留底線時由申領,主管應隨時檢查擺放資料是否應增加。對于樓盤資料也應保留一份存檔,以備查閱。
2、銷售資料:包括《銷售員簽到表》、《客戶登記表》、《客戶登記總表》、《尾數紙》、《樓宇買賣確認書》、《變更通知單》、《入伙通知單》、《客戶檔案登記表》、《物業推薦表》、交款通知單、銷控表等。該類資料由主管統一向部門內勤領用。管理及控制用量,與樓盤資料管理方向基本相同。
銷售員對該類資料使用方法:
客戶登記表--銷售員應詳細填寫每一項內容,并做好跟進記錄。于當日填寫《客戶登記總表》,由主管存檔并輸入電腦。
物業推薦表--在向客戶推薦物業時填寫,計算必須核對是否正確后,才能交給客戶,以免因此誤導客戶。
尾數紙--銷售員需在上面注明補定時間,將客戶聯給客戶,原件于當日上交主管。
認購書--銷售員將客戶聯交給客戶,復印一份自己保存,將原件于當日交主管。
購房須知--簽訂認購書后附送。
業主檔案表、客戶身份證復印件--必須附在尾數紙或認購書后同時上交。
成交卡--銷售員每成交一套填寫一份,附在認購書后同時上交。
繳款通知單--客戶付款時,由銷售員開具繳款通知單(一式二聯),財務聯交給財務,業務聯交主管。
收款收據--收款收據一般由財務自行保管,特殊情況由現場主管負責管理。
變更通知單--變更房號、業主名、付款方式、折扣點、價格等都必須填寫變更通知單(一式二聯),銷售主管簽字后將財務聯交給財務,把業務聯附在認購書后存檔。
買賣合同及按揭合同--詳見公司規定。
入伙通知書--銷售員在填寫入伙通知書之前,應先核實業主是否付清款,簽署買賣合同、按揭合同等。填寫后,經財務審核簽字,才能交給客戶。
3、樓盤檔案資料
(1)已簽定的客戶登記表、尾數紙、認購書、變更表、客戶身份證復印件、客戶檔案:每日由主管審核并存檔。
(2)客戶付款情況表:每日由主管及時登錄。
(3)合同登記情況表:由主管負責登記,客戶領取時在登記表上簽字。
(4)下月應收款清單及需簽合同、辦理按揭清單:由主管在月初與財務查核后制定,由主管及時通知業務員。
(5)客戶投訴表、客戶反映情況表:由客戶自己填寫或業務員指導客戶填寫,處理完畢后及時反饋客戶,并交由主管存檔,在《投訴情況統計表》上登記。
(6)業主函:寄送的業主函由協助主管執筆,寄送后原件存檔。
(7)業務員簽到及接待順序表:由主管存檔。
4、其他資料,包括樓盤相關文件(如預售證、建筑平面圖、面積測繪報告、竣工驗收報告等)、公司文件(制度、條例等)、銷售員檔案(銷售員的調查報告、總結等)、周邊樓盤資料等。此類資料由分類存檔管理,銷售員查看后須放回原處,如出借需經過主管同意并登記,要如期歸還。
本規定自二○一二年九月十五日起執行。
