酒店高效例會議管理制度
酒店高效例會(議)管理制度
一、目的:
為規范本酒店會議管理,提高會議質量,降低會議成本,特制定本制度。
二、適用范圍:
本制度適用于本酒店。
三、主持權責:
會議提議人或主辦部門(含總經辦、各部門)負責會議的組織工作,并有權對違反本制度的行為提出處罰。
四、會議分類:
1、各班組員工班前例會(10分鐘)
主持:主管級/經理級管理人員
成員:當班全體員工(副總/總經理旁聽)
內容:查儀容儀表;總結前日工作;布置今日工作;調重點事項
地點:
時間:
2、營業部領班級以上日例會(20分鐘)
主持:經理
成員:當班領班/主管人員
內容:以解決問題,強調重點事項,協調工作為主
地點:
時間:
3、周例會(1小時)
主持:副總經理/總經理
成員:各部門主管及以上級負責人(財務部、行政部、人事部、保安部、后勤部、前廳部、餐飲部、客房部、工程部、營銷部、康樂部、員工委員會成員等)按括號內順序進行工作匯報
內容:分析經營管理工作情況;匯報總結上周工作,下達本周各級任務,協調各部門工作
地點:
時間:
4、臨時(專項)會議
因重要事項或緊急事務或者經營管理營銷的專項會議由上級臨時組織下屬召開的會議
五、須知:
1、各部門會議由會議主持人自行安排,但會議時間、參加人等,不得與公司會議沖突。
2、會議安排的原則為:小會服從大會,局部服從整體,臨時會議服從例會。
3、會議通知形式一般為電話通知或口頭通知。
六、參會人須遵守以下規定:
1、準時到會,進行點名制度。
2、會議發言應言簡意賅,緊扣議題。
3、遵循會議主持人對議程控制的要求。
4、屬工作部署性質的會議,原則上不在會上進行討論性發言。
5、遵守會議紀律,會議期間應將手機調到振動或無聲,原則上不允許接聽電話,如須接聽,請離開會場。
6、參會人員無重大事故理由不得隨意進出會場或中途離開會場。
7、會場內保持安靜與清潔,嚴禁吸煙、喧嘩、亂扔垃圾。
8、與會部門人員在會上的發言程序是:先匯報工作;再提出需解決的問題;最后羅列需協調、建議的事項。語言規范是:。。。;部。。。;(職務)匯報;上周總結有以下幾點;本周工作安排有以下幾點……。需要。。。;部協調/溝通/幫助/以下幾點(建議。。。;部)――匯報完畢!
七、會議記錄
1、各類會議均應以專用記錄本進行會議記錄。記錄內容為(主持與記錄、召開時間、參加人員、會議內容)。
2、對會議已議決事項,應在原始記錄中括號注明“議決”字樣。
3、會議原始記錄將由部門最高管理人員定時或臨時抽樣審核簽名。
八、會議跟進
1、會議決議、決策事項須會后跟進落實的,遵照“誰組織,誰跟進”的原則;會議主持人另有指定的,服從主持人指定。
2、經理/副總/總經理主持的會議會后跟進工作原則上由經理負責落實,經理/副總/總經理另有指定的服從經理/副總/總經理指定。
3、會議跟進的依據以會議原始記錄及會議紀要為準。
九、紀律(遲到、早退、缺席)
a、遲到:所有參加會議的人員在會議規定召開時間后5分鐘內未到的,計為遲到。
b、早退:凡參加會議人員,如未經主持人同意在會議召開結束前5分鐘提前離開會場的,計為早退。
c、缺席:凡必須參加會議人員未經請假擅自不參加會議或請假未批準而不參加會議的,計為缺席。
十、處罰
1、無正當理由遲到、早退每次處元的罰款。
2、無正當理由缺席每次處以元的罰款。
3、凡因通知原因造成應參加會議人員遲到或缺席的,以上處罰由傳達人承擔。
十一、附則
1、本制度由總經辦負責解釋。
2、凡本制度未明確規定的獎懲,按事情的程度處理執行。
