項目工程造價檔案管理辦法
項目工程造價檔案的管理辦法
1 注重造價檔案電子化管理
1.工程造價檔案以各種文字、圖表和多媒體、電子文件等多種形式表現,是造價管理過程中的歷史記錄,是公司十分重要的檔案資料,建立科學的造價檔案管理辦法是十分必要的。
2.應重點進行造價檔案管理信息化的建設,應以先進科學技術手段和科學管理方法與傳統的檔案管理方式的進行有機結合,提高檔案工作的整體水平。
3.要注重要運用電子計算機對檔案進行編目、檢索、借閱管理和綜合利用,提高檔案信息資源開發能力,應注重造價業務文件電子版與紙質版雙版制度的實施。
2造價文件的收文管理
1.造價管理人員應對乙方單位報審的造價資料審查,審查資料的完整性、充分性。對于未按《造價業務須知》規定的格式及版本、份數等方面的要求的資料提供者,資料審核人員可行使否決權,應不予收文受理。
2.造價管理人員應對接收的造價業務處理文件進行電子臺帳的登錄工作,形成統一規范的電子信息庫。
3.為了提高工作效率,造價管理部可對外接收資料的時間進行集中時段受理制度理,可告知地產合作商在約定的時段內受理造價檔案資料。
3 造價業務內部流轉管理
1.造價信息工程師應負責將已辦理簽收手續的項目錄入電子臺帳,再先交部門經理閱處,部門經理根據各業務板塊的分工,對造價業務進行分級受理或交經辦人進行具體業務實施。該項業務完成后,經辦人再交信息工程師登錄度對外分發并存檔。
2.造價工程師在處理具體造價業務時,應妥善保管領取的造價業務資料。對于在造價業務受理過程丟失造價資料的造價工程師,將按公司制度進行處理。
3.造價工程師在處理完成造價業務后應形成統一要求的造價業務成果文件,再交信息工程師進行統一存檔。
4造價檔案對外移交管理
1.造價業務處理完成后,由造價管理部每月5日向公司檔案室或部門外相關部門移交造價檔案,移交時,移交人與接收人須辦理簽收手續
2.造價檔案資料存放、保管按下表
層次
發放部門
一審項目
二審項目
原件
復印件
電子件
原件
復印件
電子件
a1
造價管理部
1
1
1
1
a2
公司財務部
1
1
a3
公司檔案室
1
1
a4
公司審計監察部
1
b
乙方單位
1
1
合計
總份數
5
6
5造價工具的保管
1.造價工具是整個造價管理部門的資產,必須做到電子臺帳登錄制度、對造價工具的使用動向必須做到可追溯性。
2.造價管理部應有合理的造價工具保管辦法,以確保造價工具的不丟失同時又能做到造價工具資源共享。
名 稱保 管 辦 法
書 籍 類集中保管,工程師根據需要領用,但應建立借閱臺帳
定額依據
造價期刊
專業書籍
軟 件 類集中保管,工程師根據需要領用,但應建立領用臺帳
專業軟件
管理軟件
配 置 類個人登記領用,納入固定資產管理
可移支配置
3.造價工具的品種、配置數量應與造價管理人員的人數、造價業務量相匹配,既要足夠又要盡量共享
