監理文件資料管理辦法
1 范圍
本文件規定了項目部工程監理項目部文件資料管理方法和基本要求。
本文件適用于項目部工程監理項目部文件資料管理工作。
2 引用文件和術語
q/04-206.305-2006 工程檔案管理規定
3 職責
3.1 總監理工程師
3.1.1 組織編寫工程監理項目部文件管理規定,指定信息管理員。
3.1.2 明確監理信息流程。
3.1.3 組織整理工程項目的監理資料。
3.2 專業監理工程師
負責本專業監理資料的收集、匯總及整理,積極配合信息管理員做好本專業文件資料的管理工作。
3.3 信息管理員
根據工程監理項目部文件資料管理規定,實施文件資料的具體操作管理。
4 控制程序
4.1 明確監理信息流程
根據工程特點,結合監理現場實際情況,與業主協商確定監理信息流程,并通知工程項目建設參建單位。
4.2 建立監理信息編碼規定
工程監理項目部文件的編號規則應參照《文件控制程序》中相關規定,結合監理現場實際予以制訂。
4.3 工程監理項目部文件資料的登錄和分類存放
在工程建設全過程中形成的有關文件資料,都應統一進行整理分類后傳遞給信息管理人員,進行集中收發和管理。
4.3.1 監理信息管理員在獲得各種文件資料之后,首先要對這些資料進行登記,建立監理文件資料的完整記錄。工程監理項目部對往來文件要建立記錄臺帳,臺帳應有“往來文件名稱、文件編號、接收人姓名、接收日期、是否需要對方反饋及反饋時間”等內容。
4.3.2 工程監理項目部文件資料主要包括工程項目服務過程文件、實施過程所要求的文件和來自于工程監理項目部外部的文件是工程監理項目部服務過程中的工作依據和工作成果。主要包括:
a) 監理合同;
b) 監理規劃、監理細則;
c) 監理指令;
d) 監理工作日志;
e) 監理周(月)報;
f) 會議紀要;
g) 審核簽認文件;
h) 工程質量認證文件;
i) 危險源、環境因素調查資料;
j) 工程款支付證明;
k) 工程驗收記錄;
l) 質量事故調查及處理報告;
m) 各種監理內部臺賬;
n) 工程施工文件資料;
o) 工程收函;
p) 勘察、設計文件;
q) 適用的法律、法規和標準、規范、規程、規定等;
r) 顧客提供的(包括設計圖紙)資料等;
s) 涉及本工程項目的上級文件、批復文件、審查意見、組織間來往文件等。
4.3.3 工程監理項目部信息管理員應及時將文件資料分類存放,并建立目錄。同時建立定期盤點機制,定期檢查文件的關閉情況,對未關閉文件及時進行跟蹤關閉。
4.4 建立工程監理項目部文件資料借閱臺帳記錄,工程監理項目部以外人員借閱資料應首先獲得總監理工程師同意。
4.5 工程監理項目部發出文件應主題明確、用詞準確、嚴謹;編、審、批簽字齊全,標識明確。對于工程監理項目部負責組織的圖紙會審及設計交底和工程協調及安全工作等會議,由工程監理項目部組織整理會議紀要,紀要內容要做到真實、規范、參與各方簽字確認后按程序分發。工程監理項目部對外發出的文件一般應采用計算機打印。有條件的監理項目部應連接因特網,建立計算機信息網,以實現文件資料的管理規范化、快捷化。
4.6 對于顧客提供的設計圖紙等資料,由工程監理項目部信息管理員按專業分類管理登記,由專業監理人員驗證其有效性后,填寫“顧客財產登記表”。
4.7 對監理現場使用的規程、規范等資料要認真審查,確保其處于有效期內;嚴禁使用無效版本和未加蓋“有效”章的規程、規范。
