某公司聲像檔案管理辦法
公司聲像檔案管理辦法
(一)總則
第一條 為加強本公司的聲像檔案,特制定本辦法。
第二條 本公司的聲像檔案是指本公司各部門或個人在社會實踐活動中直接形成的對國家、社會和公司有保存價值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。
聲像 檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)等文字說明兩部分組成。
第三條 聲像檔案是本公司全宗的組成部分,必須由檔案室實行集中統(tǒng)一管理。
(二)聲像檔案資料的收集
第四條 收集范圍
1.反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料;
2.各級領導人和著名人物參加的與本公司有關的重大活動的聲像資料;
3.本公司有關人員組織或參加的重要會議,會見以及外事活動的聲像資料。
4.涉及本公司和郵電系統(tǒng)權益的聲像資料。
5.其它單位形成的與本公司有關的重要聲像資料。
6.其它具有保存價值的聲像資料。
第五條 收集時間
1.聲像檔案資料應在形成后一個月內隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時歸檔;如有特殊情況可以適當延長歸檔時間。
2.檔案部門應隨時收集零散的具體保存價值的聲像資料。
第六條 收集要求
1.錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(含底片)和文字說明要收集齊全,按時歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的,其形成費用不予報銷,以防散失;
2.接收原版、原件,特殊情況下可接收復制件;
3.聲像資料的內容要真實,底片、原件與影像、復制品要相符。
第七條 聲像檔案資料的征集
1.檔案部門有責任隨時征集重要聲像資料;
2.在征集的聲像資料中,凡涉及國家和全國郵電部門重大事件的,應向郵電部辦公廳檔案處報送目錄。
第八條 聲像檔案費用的報銷
本公司各部或個人凡按本辦法第四條形成聲像檔案的費用,只要將檔案資料按要求向檔案歸檔,經(jīng)檔案室簽字認可,財務部門應給予核報費用。
(三)聲像檔案的整理〖ht〗
第九條 聲像檔案的整理,包括分類、組合、排列和編目,使其系統(tǒng)起來,便于保管和利用。
第十條 聲像檔案的整理由攝錄人員負責,檔案部門協(xié)助。
第十一條 分類、編號
1.照片檔案按年代、問題分類。同屬一類的照片按時間順序編號,同時填寫其底片號。底片在全宗內編流水號。格式:全宗號-流水號。
2.錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代-問題分類,按內容編號。同一內容分錄幾盤的應視為一個案卷,編一個案卷號,然后每盤再依次編排序號。
3.編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號。格式為(檔案形態(tài))檔號/(檔案形態(tài))檔號。
第十二條 保管期限:應視其內容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、有效性等因素,劃定保管期限。
第十三條 文字說明的編寫
1.文字說明基本內容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。
2.編寫文字說明的要求:
(1)準確揭示檔案材料的內容,概括其反映的全部信息,標注項目正確齊全;
(2)照片的自然張(內容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、報像帶按案卷編寫文字說明。
一組聲像資料聯(lián)系密切的應加文字說明:
(3)文字簡潔、語言通順;
(4)時間用阿拉伯數(shù)字表示。
第十四條 編制格式
1. 照片編制采用橫寫格式。其格式為照片/底片號-文字說明-參見號-攝制時間-攝制者。
2. 錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式:在盒套上置標注頁。按要求逐項填寫。
第十五條 案卷要求
1.將具有共同主題內容的若干份聲像資料組成案卷,集中編放。
2.卷內目錄:
照片、底片以自然張為單元填寫卷內目錄;
錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內目錄。
3.卷內備考表,用于說明卷內聲像材料的整理、變動情況。
第十六條 編目
聲像檔案的著錄依照gb3792.5-85《檔案、著錄規(guī)則》進行。
(四)聲像檔案的保管
第十七條 聲像檔案入庫前要進行檢查,對已被污損的,要進行必要的技術處理。
第十八條 保管條件
底片、膠片庫溫度應保持在13-15℃之間,相對濕度應保持35%-45%;
照片庫溫應保持14-24℃,相對濕度應保持37.5%-67.5%;錄音、錄像帶庫溫應保持18-24℃,相對濕度應保持40%-60%。
第十九條 底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應立放,磁帶庫必須避開30奧斯特以上的磁場,磁場盒與盒的間距不小于3mm;存放磁帶最好不用鐵皮柜。
第二十條 對庫存的照片檔案,要兩年檢查一次。
第二十一條 歸檔保存的聲像檔案,任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改;銷毀聲像檔案必須經(jīng)過鑒定,征得歸檔單位同意,報經(jīng)主管領導審批,登記造冊。
第二十二條 建立健全聲像檔案統(tǒng)計制度,做好聲像檔案收進、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項統(tǒng)計工作。
(五)聲像檔案的開發(fā)利用
第二十三條 編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具,為利用提供方便條件。
第二十四條 建立聲像檔案借閱,利用制度,嚴格審批手續(xù),根據(jù)聲像檔案的機密程度,確定利用范圍。
第二十五條 具有專利的聲像檔案,外單位利用時,應按《中華人民共和國專利法》的有關規(guī)定辦理。已移交檔案館的,所得專利收益,原則上應撥給原移交單位,檔案館收取保管費。
第二十六條 聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要,經(jīng)主管領導批準后,方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復制件外借;外單位借用或復制聲像檔案,由檔案室負責辦理,并按有關規(guī)定收費,實行有償服務。如在借用中造成損壞,則由借用單位負責賠償。
