某基建規劃處檔案資料管理辦法
基建規劃處檔案資料管理辦法
檔案管理是我處工作的重要組成部分,為了充分發揮檔案的作用,使之更好地服務于工作,特制訂本辦法。
一、文件材料歸檔范圍:
1、院外文件:按規定需要保存的中央、省、市各類正式文件。
2、學院下發的有關文件以及制定的各種制度、規定、辦法、條例。
3、我處形成下達的各類規章制度、正式文件和會議記錄等資料。
4、我處代表學院與外單位簽訂的有關合同、協議(基建檔案除外)。
5、學院總體規劃、基建計劃、招投標記錄等資料。
6、按學院檔案館規定要求歸檔的有關資料。
二、檔案的使用與管理:
1、根據學院檔案館要求歸檔的檔案我處按時交由檔案館統一管理,以維護檔案資料的完整和安全。
2、工作需要借閱檔案,根據相關規定辦理手續。檔案借出后,、借閱者應對檔案負責,不得遺失、泄密和污損,也不得任意抽換、涂改、勾畫、拆散,用完后及時歸還。
3、各級領導應將各類會議、大事的有關材料及時交檔案,負責檔案管理應經常檢查、收集檔案資料、材料,及時整理歸檔。
4、凡是需要銷毀的檔案資料,必須造具清冊,經主管檔案工作負責人批準后報學院審批后執行。
三、文件傳閱和處理:
收到文件,要根據文件的內容、密級、傳閱范圍等要求,及時登、記、擬辦、傳遞和送閱。
2、分發到有關科室的文件必須登記在案。
3、文件一般不外借,如確需借閱,應進行詳細登記,并限期歸還。
4、文件閱后(文件精神傳達貫徹后)應及時立卷歸檔按有關規定理。
四、組織
1、處成立檔案管理領導小組,負責對檔案工作的領導并指定專人負責對檔案的收集、整理、立卷歸檔等工作。
2、各科室應明確專人負責檔案工作。
五、其他
1、未盡事宜由處負責解釋。
2、本辦法自公布之日起執行。
z醫學院基建規劃處
