公司文件發放存檔管理辦法

公司文件發放存檔管理辦法

公司文件發放、存檔管理辦法

一、公司各職能部門設有專人負責文件的發放、存檔工作;

二、文件起草打印完畢,需經本部門主管審核簽字,報公司總經理審批簽字后,方可下發。

三、建立文件發放登記表,登記表將記錄文件名稱、發放時間及各部門、收件人等內容。

四、發文部門持所發文件及文件發放登記表,由各部門收件人簽字后領取文件。

五、文件登記表與所發文件一并存檔。

六、各部門建立本年度各類文件文件夾,文件根據文號編排順序放入文件夾。

七、每月對文件夾內的文件進行整理,如有遺漏,盡快與發文部門聯系補齊。

八、年底將所有文件夾內的文件整理、分類、裝訂成冊,存入文件柜備查。

九、公司重要文件按年度、類別裝訂造冊,存入文件柜中,在文件柜門上附有柜內文件目錄。

十、凡借閱重要文件者,經部門負責人同意簽字后,到辦公室打借條,辦理借閱手續。

十一、借閱文件要按時歸還,撤消借條。

十二、對于重復、過時和無保存價值的文件,經部門主管審核同意,報辦公室粉碎銷毀。

執行部門:責任人簽名: