職業技術學院教學檔案管理辦法
職業技術學院教學檔案管理辦法
建立學院教學檔案是學院教學科學管理的重要措施，也是學院的一項基礎工作。為了加強學院教學檔案管理。以適應學院深入開展教學研究，提高教學質量，開展教育評估、教學檢查等需要，特制訂本辦法。
一、教學檔案的范圍
系(部)、教研室都要建立教學檔案，教學檔案的范圍包括：
(一)上級教育主管部門及學院下達的政策性、指導性文件及有關規定;
(二)教學基本建設的各種規劃和計劃;
(三)自編教材、教學參考資料、實驗指導書、實訓指導書、實習指導書、習題集、試卷庫或試題庫、試卷分析及各種電子媒體資料等材料;
(四)學期教學工作計劃、教學工作進程表、教學計劃、教學大綱、學期授課計劃、課程教學總結、實習總結等;
(五)課程設計任務書、畢業設計(論文)任務書、優秀畢業設計(論文);
(六)學生學業成績、學籍變動情況、學生座談會記錄整理分析、畢業生質量跟蹤調查、畢業生資格審核等材料;
(七)教學改革進展情況、教學研究計劃、總結，典型經驗材料和教學研究刊物;
(八)教師業務檔案、各種獎勵及成果;
(九)教學工作評價材料、教學工作會議紀要等;
(十)考卷、實踐教學的各種記錄、實習報告等;
(十一)各類申報材料，包括重點專業、精品課程等建設的申報材料;
(十二)其他有必要存檔的教學文件和資料。
二、教學檔案的管理
(一)教學檔案的收集、整理和歸檔
1.教學檔案的收集、整理和歸檔工作，列入教學管理程序，列入教學活動的工作計劃，列入教務處、系(部)的職責范圍和兼職檔案管理人員的崗位職責。
教學檔案實行分級管理，教學活動中形成的教學檔案，由教師、教研室、系(部)負責收集、整理。各項教學管理中形成的教學檔案，由教務處及有關職能部門按其職責范圍由專人負責收集、整理。
2.歸檔的教學檔案必須完整;必須準確地反映學院教學管理等各項活動的真實內容和歷史過程;必須層次分明，符合其形成規律。
3.教學檔案歸檔一式一份。比較重要的和利用頻繁的檔案可適當增加歸檔份數。各系(部)可自備一份存檔。
4.教學檔案歸檔接收時間為每學期期末(原則上定在第十八周)，并在下學期第三周前歸檔完畢。
(二)教學檔案的鑒定、分類、編目
1.根據學院檔案管理的有關規定中確定的各類教學檔案的保管期限。檔案保管期限，根據檔案利用價值的時間長短可分為永久、長期、短期三種。
2.由學院有關檔案管理人員組成教學檔案檢查小組，對教學檔案進行檢查。檢查中如發現內容有不確切、不完整等情況，應及時責成有關部門和人員負責補充。檢查工作應定期進行，一般一學年兩次。
3.根據國家規定和學院制訂的相應規定對教學檔案進行編目造冊，遵循教學文件材料的形成規律，根據學院檔案管理規定的教學檔案分類編目辦法進行分類，分類方法要統一、一致，不能輕易隨意變動。
要編制教學檔案的案卷目錄和全引目錄。
(三)教學檔案的保管、利用
1.教學檔案，必須用專門器具妥善存放，科學排列，便于查找。
2.教學檔案，要定期進行清理檢查，對破損的教學檔案要及時進行修補和復制。庫存教學檔案因移交需注銷時，要查明原因，并保存依據。
3.銷毀教學檔案必須嚴格、慎重。事前應編制銷毀清冊，經學院主管領導批準。銷毀教學檔案時，要嚴格執行保密規定。
4.學院教學檔案信息的利用，是學院教學管理的一項重要內容。教學檔案的查閱必須嚴格執行借閱制度，辦理借閱手續，并注意嚴格執行保密制度。
教學檔案原稿，一般不得外借。特殊情況，應經主管領導批準后，方可外借。
三、附則
(一)本辦法自公布之日起實施。
(二)本辦法如與學院檔案管理辦法的不符之處，則按學院規定執行。
