第1篇 檔案室管理規(guī)定辦法
檔案室管理規(guī)定
物業(yè)檔案室管理規(guī)定提要:
一、歸檔制度
1、歸檔范圍
公司在物業(yè)管理服務(wù)、內(nèi)部各項管理工作中形成的各種文字、圖表、帳冊、模型、樣品、實物、照片、影片、錄音、錄像、磁盤,光盤等材料。
2、歸檔要求
歸檔文件應原件(特別情況下可用復印件代替),要完整、準確、系統(tǒng)、各種簽證手續(xù)完備,字跡清晰。
3、歸檔時間:輸完畢后,應立即歸檔。
4、歸檔份數(shù):各類文件材料一般歸檔一式一份。
5、文件材料的歸檔,必須辦理移交手續(xù),由檔案室填寫一式二份歸檔文件登記表,按登記表清點材料,移交雙方簽字后,各存一份,以備查考。
二、保管制度
1、歸檔的文件材料,應保持文件材料之間的歷史聯(lián)系,進行科學分類、立卷和編目、編號。
2、存放檔案要有專用柜架。檔案上架時,應按照類別和保管單位的次序,自左向右,自上而下地排列。
3、定期對庫存檔案進行清進核對,做到帳物相符。
4、檔案室應有防火、防盜、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物等防護措施。
5、檔案室保持適當?shù)臏囟?、濕?一般溫度保持在14~24攝氏度,相對濕度保持45~60%的規(guī)定范圍內(nèi)。
6、檔案的移出、外借必須履行登記手續(xù),借出的檔案查閱后須盡快歸還。歸還檔案應放原處。
7、公司對檔案進行定期或不定期的檢查,如存在管理混亂、檔案破損或遺失現(xiàn)象,可視情況分別對管理人員處以批評、罰款、直至辭退處理。
三、檔案借閱、復印程序
提出申請-->有關(guān)領(lǐng)導批準-->檔案室辦理手續(xù)-->使用檔案-->歸還檔案室
具體要求:
1、借閱、復印檔案應先批準,再辦理登記手續(xù);
2、要愛護檔案,::不得丟失;
3、借閱、復印人不得將檔案隨意拆散、涂改、抽調(diào)、剪裁檔案;
4、借閱、復印人不得將檔案隨意傳看,攜帶外出(除工作外),以防丟失、泄密;
5、辦理完畢,應立即歸還,如有差錯,應追究當事者責任;
6、調(diào)離本公司的員工,必須將所借檔案材料還清后,方可辦理調(diào)離手續(xù)。
第2篇 財務(wù)檔案室管理規(guī)定辦法
財務(wù)檔案有很多重要資料,因此每個機構(gòu)對財務(wù)檔案室管理都非常嚴格!歡迎大家閱讀財務(wù)檔案室管理規(guī)定,了解相關(guān)信息!
最新會計檔案管理辦法【1】
第一條 為了加強會計檔案管理,統(tǒng)一會計檔案管理制度,更好地為發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定,制定本辦法。
第二條 國家機關(guān)、社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位,按規(guī)定應當建賬的個體工商戶和其他組織(以下簡稱各單位),應當依照本辦法管理會計檔案。
第三條 各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負責會計檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查。
第四條 各單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導,建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴防毀損、散失和泄密。
第五條 會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。
具體包括:
(一)會計憑證類:原始憑證,記賬憑證,匯總憑證,其他會計憑證。
(二)會計賬簿類:總賬,明細賬,日記賬,固定資產(chǎn)卡片,輔助賬簿,其他會計賬簿。
(三)財務(wù)報告類:月度、季度、年度財務(wù)報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明,其他財務(wù)報告。
(四)其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對賬單,其他應當保存的會計核算專業(yè)資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊。
第六條 各單位每年形成的會計檔案,應當由會計機構(gòu)按照歸檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。
當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由會計機構(gòu)保管一年,期滿之后,應當由會計機構(gòu)編制移交清冊,移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機構(gòu)的,應當在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。
出納人員不得兼管會計檔案。
移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案,原則上應當保持原卷冊的封裝。
個別需要拆封重新整理的,檔案機構(gòu)應當會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責任。
第七條 各單位保存的會計檔案不得借出。
如有特殊需要,經(jīng)本單位負責人批準,可以提供查閱或者復制,并辦理登記手續(xù),查閱或者復制會計檔案的人員,嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度。
第八條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。
定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。
會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。
第九條 本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限,各類會計檔案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。
各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,可以比照類似檔案的保管期限辦理。
第十條 保管期滿的會計檔案,除本辦法第十一條規(guī)定的情形外,可以按照以下程序銷毀:
(一)由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
(二)單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
(三)銷毀會計檔案時,應當由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。
國家機關(guān)銷毀會計檔案時,應當由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。
財政部門銷毀會計檔案時,應當由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。
(四)監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。
第十一條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結(jié)時為止。
單獨抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位,其保管期滿的會計檔案不得銷毀。
第十二條 采用電子計算機進行會計核算的單位,應當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。
具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的,由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定,并報財政部、國家檔案局備案。
第十三條 單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的,在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案,應當由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。
法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的,從其規(guī)定。
第十四條 單位分立后原單位存續(xù)的;其會計檔案應當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,其他方可查閱、復制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案;單位分立后原單位解散的,其會計檔案應當經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管,各方可查閱、復制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。
單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證,應當單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
財務(wù)檔案管理制度【2】
第一章總則
為了加強會計檔案管理,保證會計檔案的安全、完整、及時,根據(jù)<中華人民共和國會計法>和<中華人民共和國檔案法>及財政部<會計檔案管理辦法>的規(guī)定,結(jié)合本公司實際情況,制定本辦法。
第二章會計檔案管理部門
1、公司檔案主管部門和財務(wù)部門共同負責會計檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查。
會計檔案的具體管理工作由財務(wù)部門負責,由財務(wù)部門指定專人負責在專門地點保管。
保管地點應具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。
財務(wù)檔案管理制度。
2、財務(wù)部門及公司內(nèi)部有關(guān)的分公司、子公司,必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。
第三章會計檔案歸檔的范圍
1、會計憑證。
包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表,涉及對外對私改造資料,銀行存款(借款)對賬單及余額調(diào)節(jié)表等。
年度終了都必須按照規(guī)定歸檔。
2、會計賬簿。
包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助登記簿等。
3、財務(wù)報告。
財務(wù)檔案管理制度。
包括<會計制度>規(guī)定和主管部門臨時通知編報的主要財務(wù)指標快報,月、季、年度會計報表,報表附注及財務(wù)情況說明書。
上級主管部門對報告的批復及社會審計的審計報告。
4、其它會計核算資料。
凡與會計核算緊密相關(guān)的,由會計部門負責辦理的有參考價值的數(shù)據(jù)資料。
5、增zhí shuì專用發(fā)票和普通發(fā)票。
第四章會計檔案的整理
會計年度終了后,應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。
各種會計檔案應按會計檔案材料的關(guān)聯(lián)性,分門別類地組成幾個類型的案卷,將各卷按順序編號。
1、會計憑證。
(1)按月立卷:每月末將裝訂成冊的憑證,統(tǒng)一登記案卷目錄,每月立卷一份。
(2)分散裝訂:根據(jù)憑證的多少,分散裝訂,做到整齊、牢固、美觀。
(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
2、會計賬簿。
各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后,除跨年使用的賬簿外,其它均需整理妥善保管。
(1)會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后,只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣,不填其它內(nèi)容。
(2)會計賬簿在裝訂前,應按賬簿啟用表的使用頁數(shù),核對各個賬戶賬面是否齊全,是否按順序排列。
(3)活頁賬簿去空白頁后,將本賬面數(shù)項填寫齊全,撤去賬尺,用堅固耐磨的紙張做封面、封底,裝訂成冊。
不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。
(4)會計賬簿的裝訂順序:
會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底。
(5)裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角,掉頁現(xiàn)象。
(6)賬簿裝訂的封口處,應加蓋裝訂人印章。
(7)裝訂后,會計賬簿的脊背應平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。
(8)會計賬簿的編號為一年一編,編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。
3、會計報表。
會計報表編制完成并按時報送后,留存報表均應按月裝訂成冊,年度終了統(tǒng)一歸檔保管。
第五章會計檔案的歸檔保管
1、當年的會計檔案在會計年度終了后,可暫由財務(wù)部門保管一年,期滿后存入檔案并由專人保管。
2、會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。
3、機構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時,應辦理交接手續(xù),由原管理人員編制會計檔案移交清冊,將全部案卷逐一點交,接管人員逐一接收。
第六章會計檔案的借閱使用
1、財務(wù)部建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。
2、凡需借會計檔案人員,須經(jīng)財務(wù)負責人或單位領(lǐng)導批準后,方可辦理調(diào)閱手續(xù)。
3、借閱會計檔案人員,不得在案卷中標畫,不得拆散原卷冊,更不得抽換。
4、借閱會計檔案人員,不得將會計檔案攜帶出外,特殊情況,須經(jīng)單位領(lǐng)導批準需
需要復制會計檔案的,須經(jīng)財務(wù)負責人或單位領(lǐng)導批準后方可復制。
第七章各種會計檔案保管期限
1、會計憑證保管15年。
2、會計賬簿保存15年,其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保存25年。
3、會計報表保存10年,其中年度決算表永久保存。
4、發(fā)貨票保管5年。
第八章會計檔案的銷毀
1、會會計檔案保管期滿,需要銷毀時由檔案部門提出銷毀清單,匯同財務(wù)部門共同鑒定后,編制會計檔案銷毀清冊,報經(jīng)主管經(jīng)理和上級主管部門批準后,方可銷毀。
對其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證,應單獨抽出,另行立卷,由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)、債務(wù)時為止。
2、按規(guī)定銷毀會計檔案時,應由檔案部門和財會部門、審計部門共同派人監(jiān)銷,監(jiān)銷人在銷毀會計檔案以前要認真清點、核對,銷毀后,在銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況以書面形式報告有關(guān)領(lǐng)導。
第九章附則
本制度自頒布之日起實施,未涉及情況按國家有關(guān)規(guī)定處理。
第3篇 學校檔案室管理規(guī)定辦法
檔案室是各機關(guān)(包括團體、學校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等)統(tǒng)一保存和管理本機關(guān)檔案的內(nèi)部機構(gòu),是整個機關(guān)的組成部分,關(guān)于學校檔案室管理規(guī)定應該怎么制定,來看小編為大家提供的范本:
(一)、要明確一位副校長分管檔案工作,應建立綜合檔案室合和建綜合室檔案專柜。
配備政治素質(zhì)好、業(yè)務(wù)能
力強、熱愛檔案工作的專(兼)職人員,并保持相對穩(wěn)定。
(二)、要將檔案工作和檔案上等級工作納入學校工作的議事日程;納入分管領(lǐng)導和檔案員工作職責;納入教職工范圍和考核獎懲制度。
(三)、檔案人員的主要任務(wù):
1、負責單位文書、教學、教育、會計、后勤材料的收集、整理、保存、統(tǒng)計、利用和鑒定銷毀工作。
文書檔案:是指學校黨、政、工、團(隊)在實際工作中形成的文件材料。
教學檔案:是指學校及教師個人在全部教學活動中形成的文件材料。
教育檔案:是指學校對學生進行教育管理中形成的文件材料。
會計檔案:是指學校的財務(wù)工作中形成的帳、表、憑證等材料。
后勤檔案:是指學校的基礎(chǔ)建設(shè)、生產(chǎn)、科研等方面形成的材料。
2、凡學校工作中形成的具有保存價值的文件材料,均由各部門進行收集、整理、立卷、歸檔。
任何部門和個人不得擅自處理。
3、學校綜合檔案的歸檔時間:文書、會計檔案材料每年四月份進行立卷歸檔;教學、教育檔案材料每學年結(jié)束后立卷歸檔。
后勤檔案和設(shè)備、儀器檔案材料均在工作結(jié)束后和設(shè)備、儀器安裝試用后立卷歸檔。
4、學校檔案分為永久、長期、短期三個保管期限。
5、卷內(nèi)文件應齊全完整。
收文應有正文、附件、辦理結(jié)果;發(fā)文應有定稿、印本、附件;來往文書應有請示、批復;處分材料應有綜合、旁證、個人交待和處理結(jié)果。
6、卷內(nèi)文件排列要正文在前,附件在后;印本在前、底稿在后;批復在前,請求在后。
各類案卷均要填寫卷內(nèi)目錄。
卷內(nèi)文件要編寫張次號。
歸檔的文件材料字跡清楚,紙質(zhì)優(yōu)良、簽署完備。
不準用鉛筆、圓珠筆和復寫紙書寫,并拆除卷內(nèi)金屬物。
7、案卷裝訂要整齊美觀。
標題一般應有作者、問題、名稱,能反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,政治上無誤,文詞上簡明確切。
封面要用毛筆正楷字填寫,字跡要工整清潔。
8、文件材料歸檔后,檔案人員應本著便于保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統(tǒng)記,做到排列有序,并按年代和保管期限編號。
(四)、綜合檔案室要做到有專室、專柜、專(兼)職人員負責,切實做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。
(五)、借閱制度
1、外單位人員查閱本校檔案必須持組織介紹信。
2、嚴守檔案材料機密,不準隨便轉(zhuǎn)借檔案。
未經(jīng)許可不得擅自摘錄和復制。
3、愛護檔案,不得拆卷、涂改、撕毀、圈點、劃道、拆疊等。
4、經(jīng)批準摘錄的材料,要經(jīng)檔案室工作人員審查。
證明性材料,必須校對無誤后蓋章。
5、外借檔案必須經(jīng)主管領(lǐng)導同意,并向檔案人員辦理借閱登記手續(xù)。
借出時間,一般不得超過七天,超過時間另行辦理手續(xù)。
(六)、檔案工作人員要熟悉檔案,了解需求,積極主動地做好檔案的提供利用工作。
檔案室應根據(jù)工作編制大事記、組織沿革、基本情況、數(shù)字匯集、專題概要及綜合檔案室簡介等有效的檢索工作和參考資料,為提供利用檔案創(chuàng)造條件。
(七)、學校檔案的鑒定與銷毀。
學校綜合檔案室應按上級教育行政部門和檔案管理部門有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定。
認真做好檔案的鑒定工作。
對超過保管期限,失去保存價值的檔案,可提出銷毀意見,并填寫銷毀清冊,報本單位領(lǐng)導和上一級檔案管理部門審批后方可銷毀。
銷毀時應指定二人監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽字,防止失密。
第4篇 小學檔案室管理規(guī)定辦法
學校檔案管理本身就是學校文化的重要組成 學校檔案是學校寶貴的財富,具有科學文化的歷史屬性,來看小編為大家整理的關(guān)于小學檔案室安全管理制度:
小學檔案室安全管理制度【1】
長江路第一小學檔案室安全管理制度
1、檔案室是學校黨政文書資料、從事檔案保存使用的場所,列為學校安全管理要害部位,工作人員應特別做好安全工作。
2、檔案室是機密部位,非工作人員未經(jīng)批準,不得隨便進入室內(nèi)。
3、各類資料進入檔案室,必須嚴格登記制度、借還制度,機密資料、人事檔案嚴防丟失、嚴防泄密事件的發(fā)生。
4、檔案室應通風、透氣、干燥,做好防濕、防蟲蛆的工作。
5、室內(nèi)消防器材、報警設(shè)備常年完好,性能良好有效。
6、嚴禁將任何火種帶入室內(nèi),任何人不準在檔案室內(nèi)吸煙。
7、門窗堅固防盜,工作人員隨手關(guān)窗鎖門,假期、節(jié)日要特別加強看護,確保安全。
學校檔案室管理規(guī)定【2】
(一)建立健全校各類檔案,目的主要在于為學校領(lǐng)導、上級有關(guān)部門領(lǐng)導全面分析、總結(jié)、部署及調(diào)度學校工作作出決策提供科學可靠的依據(jù)。
(二)檔案人員應按檔案資料收集范圍及時收集各種檔案資料,并將篩選后的資料分類、編制目錄,進袋入檔。
(三)凡檔案資料收集范圍目錄中未編入,但確有使用、保存價值的其他資料,學校可根據(jù)需要自行決定是否保存。
(四)教職工考核、晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù),獲得獎懲等材料要及時收入個人檔案。
(五)校內(nèi)印發(fā)的文件是檔案補充的重點,平時校長室、教務(wù)處、德育處、總務(wù)處、團隊等部門應將有關(guān)材料分類保存,每學期結(jié)束時,集中交檔案人員立卷歸檔。
(六)校內(nèi)人員借閱業(yè)務(wù)性檔案、學生學籍檔案須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導同意后方可查閱,并要辦理登記手續(xù),在規(guī)定期限內(nèi)完好無損地歸還。
(七)檔案資料室門窗要加固,要備有消防器材,保持整潔干燥,自然通風,嚴禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。
檔案室管理制度【3】
一、檔案管理人員必須貫徹“以防為主,防治結(jié)合”的原則,做好檔案室的管理工作,落實防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防蟲、防鼠等措施。
二、檔案管理人員必須堅持值日值班制度,堅持每天下班前檢查門窗是否關(guān)好,電源開關(guān)是否關(guān)閉。
對所保管的案卷,半年進行一次抽查,年終進行一次全面檢查。
嚴禁在檔案室抽煙、吐痰。
外來人員未經(jīng)許可不得進入檔案室。
三、新接收的檔案資料,必須經(jīng)過嚴格核查和消毒處理后才能進庫上架
四、值班人員必須做好檔案室內(nèi)外溫濕度記錄,做好溫濕度的調(diào)節(jié)工作(標準溫度為攝氏14—24℃,相對濕度為45%—60%)。
五、檔案室設(shè)施要經(jīng)常進行檢查,壞了要及時報告或維修,保證各項設(shè)施完整正常。
六、保持檔案室的清潔衛(wèi)生,堅持做到每周一小掃,每月一大掃。
第5篇 企業(yè)檔案室管理規(guī)定辦法
企業(yè)檔案室管理規(guī)定【1】
1.總則
為加強企業(yè)檔案管理,逐步實現(xiàn)規(guī)范化、標準化、制度化,更好地為企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)服務(wù),根據(jù)《檔案法》及總公司有關(guān)檔案工作的規(guī)定,結(jié)合公司實際制定本制度。
2.檔案歸檔制度
2.1.適用范圍
公司檔案主要包括:1.黨群工作;2.行政管理;3.經(jīng)營管理類;4.生產(chǎn)技術(shù)管理類;5.產(chǎn)品檔案;6.科學技術(shù)研究檔案;7.基建檔案;8.設(shè)備儀器;9.會計檔案;10.干部職工檔案等十類檔案管理。
2.2.文件資料的形成和歸檔。
2.2.1.公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的各種文件資料,由部門指定專人負責日常積累、整理和歸檔;各項管理工作中形成的文件資料,由各職能部門的兼職檔案員分門別類做好日常積累、整理和歸檔工作。
2.2.1.1.公司黨群工作檔案、人事檔案、行政檔案由辦公室按年度進行整理,以上資料于第二年六月底前移交到檔案室進行分類、整理、立卷歸檔。
2.2.1.2.經(jīng)營管理類包括經(jīng)營部分包合同、分包結(jié)算、分包商評價表(包括供應商評價表);生產(chǎn)部的生產(chǎn)計劃、統(tǒng)計(表)報表、設(shè)備報表、設(shè)備檢查計劃報告等按年度整理、組卷,于第二年六月底前移交檔案室歸檔。
2.2.1.3.生產(chǎn)技術(shù)管理類檔案由質(zhì)量部專人按年度負責整理,于第二年六月底前移交檔案室進行分類、整理、立卷歸檔。
2.2.1.4.產(chǎn)品檔案涉及到的資料由各個部門按《分類規(guī)則》11.5進行收集整理,以承接項目全部完工后進行整理,以產(chǎn)品入庫時間為準兩個月內(nèi)整理、立卷移交檔案室歸檔。
2.2.1.5.科學技術(shù)研究檔案,由技術(shù)部在完成每一項科技成果之后兩個月內(nèi),按《分類規(guī)則》11.6進行整理、組卷,并向檔案室移交歸檔。
2.2.1.6基建檔案,在基建項目竣工驗收質(zhì)保期后兩個月內(nèi),由基建領(lǐng)導小組按《檔案分類規(guī)則》11.7進行整理、組卷、排列、編號,并移交檔案室歸檔。
2.2.1.7.設(shè)備儀器檔案及新購進設(shè)備隨機資料,由生產(chǎn)設(shè)備部按《分類規(guī)則》11.8進行整理、組卷,并在兩個月內(nèi)移交檔案室保管。
2.2.1.8.會計檔案,由財務(wù)部按《分類規(guī)則》11.9整理裝訂成冊,排列編號并編制分類目錄。在會計年度終了后在本部門保存一年后移到檔案室保管。
2.2.2.資料歸檔的基本要求
2.2.2.1.文件資料必須保持成套性和完整性。
2.2.2.2.歸檔的文件資料必須準確反映各項活動的真實內(nèi)容。
2.2.2.3.在一個年度或一個項目結(jié)束后,由檔案員按照文件的特點,系統(tǒng)整理組成一個或若干個保管單位(卷、冊、袋、盒),經(jīng)主管負責人審查簽字之后,按移交歸檔程序和時間要求,向檔案室移交歸檔。
2.2.2.4.每一個保管單位都要填寫案卷封面(包括:單位名稱、項目名稱、保管單位名稱、編制日期、張數(shù)、保管期限、檔案號等)卷內(nèi)目錄和備考表。
2.2.2.5.歸檔的文件資料必須符合國家規(guī)定的文件種類、文件格式等有關(guān)要求,書寫工整清楚,不準使用圓珠筆、鉛筆及純藍墨水書寫。
2.2.3.歸檔份數(shù)
2.2.3.1.各類檔案歸檔一份。
2.2.3.2.聲像、電子版檔案歸檔二份。
2.2.4.歸檔案卷的交接
2.2.4.1.公司各部門形成的技術(shù)文件,由資料員按照《分類規(guī)則》進行整理,填寫《移交清單》一式兩份(本部門和公司檔案室各存一份),由部門經(jīng)理審核后移交檔案室。
2.2.4.2.公司技術(shù)部、質(zhì)量部形成的技術(shù)文件,包括經(jīng)營管理、產(chǎn)品、基建、科研類等文件,由資料員按照《分類規(guī)則》進行整理、組卷,并編寫技術(shù)文件歸檔說明書,填寫《移交清單》一式兩份(本部門和公司檔案室各存一份)。
2.2.4.3.確定檔案保管期限的原則:
a.凡記述和反映公司重要活動和歷史面貌,對企業(yè)有長遠利用價值的檔案,列為永久保存。
b.凡在較長時期內(nèi)需要查考利用的檔案列為長期保存(30年)。
c.凡在短時期內(nèi)需要查考利用的檔案列為短期保存(10年)。
d.介于兩者之間的檔案,一律從長保存。
3.檔案接收制度
3.1.接收檔案必須認真驗收,并辦理接交手續(xù)。
3.2.存放檔案必須有專用柜,排列方法一律從左向右自上而下。
3.3.底圖存放要扎邊平放。藍圖按四號大小琴式折疊。
3.4.借閱檔案必須按借閱制度辦理。
3.5.每年12月31日前對庫房檔案進行一次清點、核對,做到賬物相符。
4.檔案保管制度
4.1.檔案庫房應具有防火、防盜、防光、防高溫氣體、防潮、防塵、防有害生物、防污染等設(shè)施條件。
4.2.檔案室每月進行一次安全檢查,檢查情況應登記,發(fā)現(xiàn)問題當即處理或向領(lǐng)導反映解決。
4.3.非庫房管理人員,不得進入庫房。如因工作需要進入庫房的,應由管理人員陪同。
5.檔案登記統(tǒng)計制度
5.1.檔案統(tǒng)計主要包括:檔案管理基本情況、檔案數(shù)量、檔案利用效果。
5.2.嚴格履行借閱手續(xù),如實填寫《借閱檔案登記表》,并妥善保存,作為積累檔案利用的依據(jù)。
5.3.檔案員要主動與利用者聯(lián)系,請利用者協(xié)助填寫“檔案利用效果登記表”并將利用效果實例匯編成冊。
5.4.檔案統(tǒng)計報表每年年底報總公司檔案室和唐山市檔案局一份,檔案室留兩份。
6.檔案的保密制度
6.1.檔案管理人員必須貫徹執(zhí)行國家保密制度及公司的檔案保密規(guī)定,確保檔案的安全。
6.2.檔案管理人員對所保管的檔案內(nèi)容不得泄露。
6.3.不得擅自翻印、復印、傳抄檔案、資料。
6.4.經(jīng)鑒定批準銷毀的檔案、資料,必須送指定造紙廠銷毀,不準賣給廢品收購站。
6.5.發(fā)現(xiàn)檔案、資料丟失或下落不明,要立即報告保衛(wèi)部門。
7.檔案借閱制度
7.1.借閱檔案應根據(jù)檔案的重要程度履行不同的借閱手續(xù)。
7.2.機關(guān)各部室因工作需要在檔案室查閱檔案者,須經(jīng)部門經(jīng)理簽字。調(diào)閱檔案且離開檔案室或復印案卷內(nèi)容(不帶出機關(guān))者,須經(jīng)部門經(jīng)理、經(jīng)理辦公室主任簽字,方準予借閱或復印。
7.3.凡外單位借閱檔案或復印案卷內(nèi)容并帶出機關(guān)者,必須持單位介紹信,經(jīng)公司主管領(lǐng)導簽字,方可調(diào)閱或復印,“介紹信”留存檔案室。
7.4.借閱檔案,借出時間最長不超過15天。
7.5.借閱檔案的人員,必須保守檔案的機密,保證檔案的安全,不得涂改、勾劃、剪裁、拆散或擅自復印、轉(zhuǎn)借。
借出后歸還的檔案,檔案管理人員要認真核對、檢查,發(fā)現(xiàn)問題要向借閱人當面提出,查明情況報告領(lǐng)導。
8.檔案利用制度
8.1.黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案實行新規(guī)則的編制歸檔文件目錄;產(chǎn)品、基建、設(shè)備儀器、科技、會計檔案編制總目錄、分類目錄等。
8.2.生產(chǎn)經(jīng)營和其他各項工作中形成的全部檔案為一個全宗。檔案室應在文書和業(yè)務(wù)部門立卷基礎(chǔ)上,按照“分類規(guī)則”進行分類、組卷、編目、排列、上架。
8.3.檔案室根據(jù)各類檔案的不同要求,分別按年度或項目編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具。
8.4.全宗內(nèi)的案卷目錄,應依分類方案及時間順序排列并編號,專柜保存,并繪制案卷存放標識。
8.5.應用計算機存貯和檢索檔案。
9.檔案鑒定銷毀制度
9.1.檔案的鑒定,由檔案鑒定小組負責,檔案鑒定小組由公司主管領(lǐng)導、業(yè)務(wù)技術(shù)部門、經(jīng)理辦和檔案室的負責人員組成。
9.2.鑒定工作每三至五年進行一次。
9.3.根據(jù)檔案保管期限規(guī)定,對超過保管期限的檔案由鑒定小組提出存毀意見。
9.4.銷毀的檔案登記造冊,報經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準后,由二人在指定地點監(jiān)銷,監(jiān)銷人在銷毀冊上簽字并注明年、月、日,銷毀清冊立卷歸檔長期保存。
10.違規(guī)處罰
對違反下列行為之一的直接責任人及主管領(lǐng)導人應視情節(jié)輕重給予不同程度的處罰,構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責任:
10.1.不按規(guī)定整理檔案,不按期向檔案室移交檔案的;
10.2.因保管不善,造成檔案損毀、丟失的;
10.3.偽造、涂改檔案的;
10.4.擅自銷毀、抄錄、復制檔案的;
10.5.泄露檔案內(nèi)容,造成嚴重后果的。
11.分類規(guī)則
11.1.檔案分類
依據(jù)《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》要求,根據(jù)公司實際情況設(shè)置十個一級類目,即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。
11.2.檔號編制原則
11.2.1.唯一性原則:
檔案館內(nèi)檔號應指代單一。不是編號對象應賦于不同代碼,一個代碼只表示一個編號對象。
11.2.2.合理性原則:檔號結(jié)構(gòu)必須與館藏檔案的整理分類體系相適應。
11.2.3.穩(wěn)定性原則:檔號一經(jīng)確定,一般不應隨意改變。
11.2.4.擴充性原則;檔號必須留有適當?shù)倪f增容量,以便適應不斷擴充檔案的需要。
11.2.5.單性原則:檔號力求簡短明了,以便減少代碼差錯,節(jié)省存儲空間,提高處理效率。
11.3.檔號的結(jié)構(gòu)
目錄號—類別號—案卷號—頁號
*—*·**—**—*
11.4.黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案類目設(shè)置及編號
11.4.1.一級類目代號:0黨群工作類;1行政管理類;2經(jīng)營管理類;3生產(chǎn)技術(shù)管理類
11.4.2.按二級類目組織案卷。
11.4.3.檔號的結(jié)構(gòu)形式
上述四類檔案編號結(jié)構(gòu)形式采用四段式,編號由左至右排列,格式如下:
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第一段為目錄號。
第二段為一級類目代號,用“0、1、2、3”表示。
第三段為部門代號(二級類目)。
第四段為案卷號,同一保管期限內(nèi)流水編號。
11.4.4.案卷排列與編目
同一保管期限內(nèi)按黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類的順序逐年編制流水卷號,分三種保管期限編制案卷目錄。
利用新規(guī)則進行文件級管理的,同一保管期限內(nèi)同一年度按黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類順序編制流水件號,分三種保管期限編制歸檔文件目錄。
11.5.產(chǎn)品檔案類目設(shè)置及編號
產(chǎn)品生產(chǎn)檔案按所承接的工程項目----子項專業(yè)設(shè)置類目,按二級類目組織案卷。
11.5.1.檔號的結(jié)構(gòu)形式
產(chǎn)品檔案結(jié)構(gòu)形成采用四段式,編號由左至右排列,格式如下:。
*—4·**—**
第一段為目錄號。
第二段為一級類目,用“4”表示產(chǎn)品檔案。
第三段為二級類目,按產(chǎn)品種類或型號設(shè)置。
第四段為案卷號,同一類產(chǎn)品檔案的編號。
11.6.科學技術(shù)研究檔案
11.6.1.類目設(shè)置
科學技術(shù)研究檔案按科研課題設(shè)置類目,二級類目根據(jù)科研課題完成的時間順序編制,按二級類目組織案卷。
11.6.2.編號的結(jié)構(gòu)形式
科學技術(shù)研究檔案編號的結(jié)構(gòu)形式采用四段式,格式如下:
*—5·**—*
第一段為目錄號
第二段為一級類目(科學技術(shù)研究檔案)代號,用“5”表示。
第三段為課題代號,根據(jù)科研項目排序編號。
第三段為案卷號,按項目流水編號。
11.6.3.案卷排列按二級類目順序排列。
11.7.基本建設(shè)檔案類目設(shè)置及編號
11.7.1.類目設(shè)置
基本建設(shè)檔案按建設(shè)項目設(shè)置類目,二級類目根據(jù)基建項目完成的時間順序編制,按二級類目組織案卷。
11.7.2.編號的結(jié)構(gòu)形式
基建檔案編號的結(jié)構(gòu)形式采用五段式,格式如下:
*—6·**·**—*
第一段為目錄號
第二段為一級類目(基本建設(shè)檔案)代號,用“6”表示。
第三段為建設(shè)項目代號,根據(jù)項目排序編號。
第四段為三級類目代號,用01-11表示。
第五段為案卷號,按項目流水編號。
11.7.3.案卷排列按二級類目順序排列。
11.8.設(shè)備儀器檔案類目設(shè)置及編號
11.8.1.類目設(shè)置.設(shè)備儀器檔案按設(shè)備種類(用途)設(shè)置類目,設(shè)備儀器類設(shè)置八個二級類目(見類目代號表),按單位設(shè)備組織案卷。
11.8.2.編號的結(jié)構(gòu)形式
設(shè)備儀器檔案的編號結(jié)構(gòu)形式采用五段式,格式如下:
*—7·**·**—*
第一段為目錄號。
第一段為一級類目(設(shè)備儀器檔案)代號,用“7“表示。
第二段為二級類目代號,用01-08表示。
第三段為三級類目,根據(jù)實有設(shè)備食品情況設(shè)備。
第四段為案卷號,按二級類目流水編號。
11.8.3.案卷排列:按二級類目順序排列。
11.9.會計檔案分類、編號、排架細則
11.9.1.類目設(shè)置會計檔案按文件形式(名稱)設(shè)置類目,會計檔案類設(shè)置四個二級類目(見類目代號表)。
11.9.2.會計檔案結(jié)構(gòu)形成采用五段式,格式如下:
*—8·**·**—*
第一段為目錄號。
第二段為一級類目(會計檔案)代號,用“8'表示。
第三段為二級類目代號,用01-04表示。
第四段為三級類目代號,用二位自然數(shù)表示。
第五段為案卷號,按二級類目流水編號。
11.9.3.案卷排架(憑證、報表、其他)按二級類目從1起流水排列、編號,賬簿類按三級類目流水排列編號。
11.10.干部職工檔案類目設(shè)置及編號
11.10.1.類目設(shè)置
干部職工檔案設(shè)置管理人員檔案、員工檔案、死亡職工檔案三個二級類目
11.10.2. 編號的結(jié)構(gòu)形式
干部職工檔案的結(jié)構(gòu)采用四段式,格式如下:
*—9·**—*
第一段為目錄號
第二段為一級類目(干部職工類檔案)代號,用“9”表示。
第三段為二級類目代號。
第四段為案卷號。
11.10.3.案卷排列按二級類目順序排列。
企業(yè)檔案室管理規(guī)定【2】
一、總則
集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。為規(guī)范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。
1、凡集團總部各部門、各分子公司在工作活動中形成的,具有查考利用價值的文件材料,必須按規(guī)定定期向集團行政人事部提交備份,從而保證集團行政部作為集團檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實性。
2、集團總部行政人事部負責集團檔案管理、文書立卷的工作,并對各分子公司檔案管理工作進行監(jiān)督、指導。各分子公司負責人應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作,配備專職或兼職人員負責此項工作。
二、歸檔范圍
1、凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍。
2、公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料
3、公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料;
4、資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等)
5、政府、項目批文、合同;
6、公司制度體系、會議紀要、內(nèi)部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項工作流程、公司決定等);
7、工程進度計劃控制文件(含各業(yè)務(wù)單位往來函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙;
8、各分子公司及集團總部各部門年度工作計劃及資金計劃;
9、公司簽定的各類合同(含商品房買賣合同);
10、公司有效證照、證件、印章;
11、具有法律效力及保存價值的文件;
12、公司重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等;
13、員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;
14、集團、各分子公司獲得的社會榮譽資料;
15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料,上級領(lǐng)導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。
三、立卷歸檔要求
1、集團行政人事部應即時做好檔案歸檔分類保管;各分子公司應在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷,向集團行政人事部提交備份。
2、集團各部門應及時向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料,如有些材料還需使用,也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各分子必須嚴格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交應歸檔的備份文件材料。
3、各分子公司向集團行政人事部提交備份檔案時,要嚴格履行移交手續(xù),按文件材料分類造冊,隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單,注明移交人,待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。
4、歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。具體應做到下述幾點:
(1)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。
(2)在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,不得分開;文電應全在一立卷。
(3)卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;
(4)卷內(nèi)文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷,應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷,應在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號,圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。
(5)按各類檔案資料的保密級別、保存期限,案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄,對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名,有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應重新擬寫:沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關(guān)項內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。
(6)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責任者。
四、檔案保管期限
1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右,短期為十五年以下,三年以上。
2、確定集團檔案保管期限的原則
(1)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公司有長遠利用價值的檔案,列為永久保管。
(2)凡是反映公司一般活動,在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管。
(3)凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料,列為短期保管。
五、檔案保密級別
1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議,行政人事部經(jīng)理核定密級。
2、有密級檔案只許在檔案室翻閱,不許帶離本室;有密級檔案復制時,需經(jīng)辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導批準。
3、有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員使用需經(jīng)辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)及副總以上級領(lǐng)導批準。
4、對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導和辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。
六、檔案的借閱
1、各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導批準,然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿,方可借閱。
2、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)批準。
3、借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進行檢查、清點,并在登記薄上注銷。
4、借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時,須經(jīng)辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)批準。
5、有密級的檔案調(diào)閱、復制時均需辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導批準。
6、借閱的檔案用完后,應及時歸還,借用時間一般不得超過十天。
7、借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失。
8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,應按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。
七、電腦檔案的管理
1、所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關(guān)的文件、資料,在指定存放區(qū)域里設(shè)定工作人員專用文件夾,使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類存放。
2、各分子公司辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)即為電腦檔案管理責任人。公司所有員工須到電腦管理責任人處對存檔電腦區(qū)域、文件夾名稱進行如實登記;各電腦檔案管理責任人須定時對本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進行檢查。
八、檔案的鑒定與銷毀
1、集團行政人事部定期對所保存的檔案進行鑒定,對于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進行銷毀。
2、檔案鑒定工作由集團行政人事部經(jīng)理主持,有關(guān)部門參加,組成檔案鑒定小組,對被鑒定的檔案進行逐件審查,提出存毀意見。
3、檔案材料鑒定小組審定,并經(jīng)集團總裁批準后,方可銷毀。
4、銷毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。
九、罰則
1、集團各分子公司凡違反本制度,無故延期或不交應歸檔的備份文件材料的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責令其文件部門負責人和單位領(lǐng)導寫出書面檢查外,各罰款100元-500元,并予以集團內(nèi)通報批評。
2、集團所有員工凡違反制度第六條第4項,泄露公司檔案秘密的,涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任(集團行政部經(jīng)理)批準轉(zhuǎn)借、復印或攜帶檔案外出的,視具體情況,對其部門領(lǐng)導和當事人各罰款500元-1000元,并予以通報批評;如造成惡劣后果者,視情況嚴重程度追究其法律責任。
3、集團所有員工凡違反本制度第六條第6項,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。
4、集團所有員工凡違反本制度第六條第7項,遺失檔案的,應立即報告,如因遺失檔案,泄露公司商業(yè)秘密,造成惡劣后果者,視情況嚴重程度追究其相關(guān)責任。
5、檔案管理員丟失、規(guī)范檔案調(diào)閱流程或擅自提供泄漏檔案機密,應根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀律處分及相應罰款,直至依法追究法律責任。
6、集團所有員工凡違反本制度第七條,不按規(guī)定存放電腦檔案,不按規(guī)定接受檢查者給予相應的紀律處分及罰款。
十、附則
1、本制度自20**年9月1日生效。
2、本制度由集團行政人事部負責解釋。
3、各子公司應根據(jù)本制度,結(jié)合本單位的實際情況,制定具體實施細則。
4、以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的,以本制度為準。
第6篇 檔案室安全管理規(guī)定辦法
檔案室安全管理制度就是學校為確保全校師生的檔案安全而制定的檔案管理制度,來看小編為大家提供的關(guān)于學校檔案管理的制度,來看下面:
(一)檔案工作制度
1、檔案工作是行政管理工作的一部分,須有一名校領(lǐng)導分管。
2、檔案人員應及時將上級檔案部門的有關(guān)指示向分管領(lǐng)導匯報,以便及時了解檔案工作動向,領(lǐng)導本校檔案工作。
3、檔案工作由校辦公室負責,對各處室的兼職檔案員進行業(yè)務(wù)指導,在檔案移交時檢驗案卷質(zhì)量。
4、遵照“集中統(tǒng)一管理”的原則,本校各類檔案應集中存放在校綜合檔案室,實行統(tǒng)一管理。
5、根據(jù)國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定,結(jié)合學校檔案工作的實際適用本校實際的保管期限表、歸檔范圍等。
6、建立以校各處室兼職檔案員為骨干的學校檔案工作網(wǎng)絡(luò),定期活動。
7、編制各種檢索工具、參考工具,積極為學校管理提供便利,及時做好登記和統(tǒng)計工作。
8、檔案人員應加強學習,不斷提高思想覺悟和不斷更新業(yè)務(wù)知識,使學校檔案工作更趨規(guī)范化、科學化。
(二)檔案工作人員崗位責任制
1、檔案工作人員必須嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》和《中華人員共和國保密法》規(guī)定的各項條款,依法辦事;認真貫徹執(zhí)行檔案工作的各項規(guī)章制度。
2、指導各部門的立卷人員和專業(yè)技術(shù)人員按時做好文件材料的收集、立卷歸檔工作,努力提高案卷質(zhì)量。
3、做好檔案的收集、整理、鑒定和登記、統(tǒng)計等基礎(chǔ)工作,熟悉所保管的檔案情況。
4、做好檔案的利用服務(wù)工作,編制多種檢索工作和參考資料
做到調(diào)卷及時迅速、準確無誤。
5、 做好檔案的防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防光等安全
防護工作,維護國家的檔案不受損失。
6、刻苦學習檔案業(yè)務(wù)知識,提高業(yè)務(wù)能力和學術(shù)水平,努力實現(xiàn)檔案管理科學化、現(xiàn)代化。
7、遵守保密制度。
未經(jīng)批準,不得利用職權(quán)擅自擴大檔案的利
用范圍,不得泄露檔案的機密和內(nèi)容,確保檔案機密的安全。
(三)檔案資料歸檔制度
1、凡是在學校各項活動中形成的具有查閱利用價值的各種文件資料均屬歸檔范圍。
2、各種資料的形成積累立卷和歸檔工作是各處室的任務(wù)之一,應列入各部門兼職檔案員的職責范圍,建立崗位責任制,學校檔案室做好指導和監(jiān)督的同時搞好檔案集中和統(tǒng)一管理工作。
3、各處室在工作中形成的具有保存價值的文件資料,均應整理立卷后歸檔,由檔案室統(tǒng)一管理,不得分散在部門或個人手中。
4、每年三月底以前,處室兼職檔案員必須將上一年度檔案材料按要求整理立卷歸入處室檔案,并將上一年度檔案材料移交檔案室。
5、凡歸檔的案卷必須編制歸檔檔號、案卷號、填寫案卷目錄及卷內(nèi)文件目錄,做好向檔案室移交的準備工作。
6、部門移交案卷時應經(jīng)檔案室工作人員驗收,移交時應履行移交手續(xù),填寫移交清冊。
(四)檔案庫房管理制度
1、努力創(chuàng)造條件實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理,使庫房管理更趨科學化。
2、庫房由檔案人員負責管理,并負責每天檢查門窗電的開關(guān)情況。
3、庫房必須具備防盜、防火、防潮、防光線、防塵等基本保護條件,并每月檢查一次,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
4、明確各類檔案的界限,實行分類分柜存放保管。
5、庫房必須具有專用櫥柜,并被有必要的安全保護設(shè)施,以確保檔案的安全。
6、非檔案室工作人員不得進入庫房,查閱檔案不得在庫房內(nèi)進行。
7、庫房內(nèi)不得堆放其他物品,以保證庫房的整潔。
(五)檔案保密保衛(wèi)制度
1、保守檔案機密是每個檔案工作人員的神圣職責。
2、檔案室設(shè)專用檔案庫房,配置專用檔案櫥柜存放檔案。
3、檔案室內(nèi)應設(shè)置閱覽檔案室,建立監(jiān)閱制度,防止失密、泄密。
4、檔案庫房和檔案櫥柜必須明確專人管理,鑰匙由專管人員使用。
檔案人員工作調(diào)動時,必須辦理交接手續(xù)。
5、檔案人員不得將機密文件、檔案資料帶回家,或探親訪友,或出入公共場所。
6、不得擅自翻印、復印上級機密文件或資料,不得在私人通信或普通電話中涉及檔案機密;不準向無關(guān)人員談?wù)?、泄露有關(guān)檔案內(nèi)容。
在立卷中形成的各種草稿、廢紙等不得亂扔,一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
7、非檔案人員不得進入庫房,不得在庫房中接待親友。
(六)檔案資料借閱制度
根據(jù)《檔案法》和有關(guān)規(guī)定,特制定本制度。
1、外單位查閱檔案,應持單位介紹信,一般應有二人。
查閱機、絕密或組織、人事方面的文件,必須是黨員。
2、查閱各種檔案必須在查閱室進行,未經(jīng)同意,不準私自帶走。
3、凡查閱利用本單位重要的機密檔案或在一定范圍內(nèi)控制使用的檔案,應經(jīng)單位領(lǐng)導同意。
4、學校檔案嚴格控制借出,如確因工作需要,應經(jīng)本單位領(lǐng)導批準,借出時間一般不得超過三天。
借閱期間,要確保檔案的安全。
5、凡摘抄本校檔案材料,應寫明年代、卷號、張?zhí)?并認真校核。
出具證明材料,要加蓋公章,方能有效。
如需要復制,須經(jīng)經(jīng)辦部門同意。
6、利用檔案者,必須注意保守機密,不得任意瀉漏和向外公布。
7、查閱檔案,必需注意保護檔案不得在文件材料上圈點。
批注、勾畫、污損,更不得拆卷抽取;撕毀原件,違者將依據(jù)《檔案法》規(guī)定追究責任。
8、對利用檔案產(chǎn)生了明顯經(jīng)濟效益和社會效益的典型事例,利用者責任向檔案室提供信息反饋。
(七)檔案銷毀制度
1、檔案銷毀必須經(jīng)校領(lǐng)導和上級主管部門負責人審核同意。
2、凡需銷毀的檔案必須編造清冊,并撰寫包括:本單位和卷宗的簡短歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數(shù)量和詳細內(nèi)容、鑒定的情況和銷毀的理由等內(nèi)容的書面報告。
3、銷毀檔案時必須有兩人以上進行監(jiān)銷,在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和日期,并需簽名蓋章以示負責。
4、被銷毀檔案如送造紙廠打漿,必須在監(jiān)督下進行,打成紙漿后監(jiān)銷人員方可離開。
(八)檔案保管制度
1、檔案庫房和檔案柜、資料架要統(tǒng)一編號,檔案、資料要按全宗和分類順序排列整齊,
重點檔案和一般檔案要分別保管并定期檢查,對破損和模糊不清的檔案、資料及時修復和復制。
2、 認真落實檔案庫房的八防措施。
庫房內(nèi)嚴禁吸煙和存放易
燃品,庫房內(nèi)外放置滅火器材,以應急需;庫房門窗要裝置防盜設(shè)備,及時關(guān)開、上鎖,鑰匙由專人專柜保管,不得隨身攜帶;經(jīng)常清掃、整理庫房內(nèi)外和櫥架內(nèi)外的清潔衛(wèi)生;注意觀測庫房溫濕度,盡量控制在規(guī)定標準;每年四月份放置一次殺蟲劑,并視情況及時采取措施,防止鼠咬蟲蛀。
3、對檔櫥、架要經(jīng)常進行保養(yǎng),防止銹蝕,保持美觀清潔。
4、檔案人員每年對檔案保管情況進行一次全面檢查,并作記錄。
(九)檔案統(tǒng)計與匯報制度
檔案統(tǒng)計,是掌握情況,分析和研究檔案工作問題的一種有利工具。
加強檔案統(tǒng)計工作是提高檔案科學管理水平的必要措施和重要標志。
為進一步加強檔案統(tǒng)計工作,特制度如下統(tǒng)計制度。
1、辦公室要指定專人兼管檔案統(tǒng)計工作;負責全校檔案構(gòu)成、檔案利用、檔案工作人員構(gòu)成、檔案室基本概況等情況的統(tǒng)計工作;負責上級檔案部門需要的各種報表的填報工作。
2、抓好檔案統(tǒng)計的原始記錄工作。
檔案的登記是檔案統(tǒng)計的基礎(chǔ),應結(jié)合實際,做好各項原始材料的登記,主要包括下述內(nèi)容:卷內(nèi)目錄、案卷目錄、檔案收進、移出登記、檔案利用與利用效益登記。
3、建立健全統(tǒng)計臺帳,掌握檔案的收進、整理、利用、移出、銷毀和室內(nèi)各種情況數(shù)據(jù),按上級部門的要求及時報送各種報表。
到年末各類檔案的增減數(shù)據(jù)應做到類別清楚、數(shù)字準確無誤。
4、上級檔案部門需要的各類報表,要按時間要求,準確無誤地報出,所報各類數(shù)據(jù)不得弄虛作假。
5、統(tǒng)計人員要將統(tǒng)計工作穿插在檔案的接收、整理、鑒定、移出、銷毀、利用等各項日常工作中進行,隨時保證檔案與帳目相符;每年底對本年度的各類數(shù)字要進行綜合統(tǒng)計,形成完整的統(tǒng)計資料。
6、統(tǒng)計
第7篇 人事檔案室管理規(guī)定辦法
檔案管理 亦稱檔案工作,是檔案館(室)直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱,也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分,來看小編為大家整理的關(guān)于人事檔案室管理規(guī)定:
人事檔案管理辦法
第一章 基本原則
第一條 為了提高檔案管理水平,有效地保護和利用檔案,更好地為我公司各項工作服務(wù),根據(jù)*中央組織部、國家檔案局發(fā)布的《干部檔案工作條例》(組通字[1991]13號),特制定本辦法。
第二條 人事檔案工作是企業(yè)組織人事工作的重要組成部分,也是企業(yè)檔案工作的重要組成部分。
它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能,知人善任,歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務(wù)的。
第三條 人事檔案是企業(yè)人事管理等有關(guān)部門按照黨的政策,在工作中形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績、工資待遇等內(nèi)容的文件材料,是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù),是反映個人成長歷史的憑證和依據(jù),應由公司人力資源處人事檔案室集中統(tǒng)一管理。
第四條 在人事檔案管理工作中,必須嚴格貫徹執(zhí)行黨和國家的有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度,嚴密保管,確保檔案的完整與安全。
第二章 體制、任務(wù)和人事檔案干部
第五條 人事檔案是企業(yè)檔案的一個組成部分,集中納入人力資源處統(tǒng)一管理,業(yè)務(wù)工作接受公司黨委領(lǐng)導和上級有關(guān)業(yè)務(wù)部門的檢查指導。
第六條 人事檔案室的任務(wù)是貫徹落實黨和國家關(guān)于人事檔案工作的方針政策、制定企業(yè)人事檔案工作規(guī)章制度,負責接收、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。
第七條 人事檔案工作人員要認真學習馬列主義、*思想,堅持四項基本原則,作風正派,責任心強,刻苦鉆研業(yè)務(wù),不斷提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì),努力做好本職工作。
第三章 人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求
第八條 為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌,人事檔案室要經(jīng)常通過有關(guān)部門收集全公司員工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務(wù)評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料,充實檔案內(nèi)容。
具體收集歸檔范圍見附件。
第九條 公司各級黨委(總支)、各廠、各處室(科室)要建立主動送交人事檔案材料的工作制度,并由各單位黨委(總支)的人事干事、組織干事負責收集各單位的歸檔材料,屬于歸檔范圍的人事檔案材料,在材料形成后,經(jīng)有關(guān)部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔,員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。
第十條 收集的人事檔案材料,必須經(jīng)過認真的鑒別,屬于歸檔的材料應真實準確,完整齊全,文字清楚,對象明確,手續(xù)完備、具有保存價值。
需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的,應在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。
第十一條 不屬于檔案范圍的材料,不得擅自歸檔,經(jīng)過鑒別,可分別情況予以處理。
凡銷毀材料必須詳細登記,并報請人力資源處負責人審查批準,由專人負責監(jiān)銷。
第十二條 人事檔案材料,須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。
第四章 人事檔案的管理和利用
第十三條 人事檔案室對收集的人事檔案材料按規(guī)定進行整理,并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進行分類、編號、排架。
人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應進行代管,并按有關(guān)部門的規(guī)定收取管理費。
第十四條 對人事檔案應建立登記和統(tǒng)計制度,建立各類檔案名冊。
每半年檢查核對一次檔案,做到檔號與檔案名冊編號一致,發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
嚴格執(zhí)行保密制度,確保檔案的絕對安全和準確無誤。
第十五條 根據(jù)安全保密,便于查找的原則,人事檔案應嚴密科學地保管。
檔案庫房應是堅固的,具有八防等安全設(shè)施和措施的專用檔案庫房,配置鐵質(zhì)檔案柜。
庫房內(nèi)應保持清潔,整齊和適宜的溫濕度。
第十六條 檔案卷皮,目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格按標準制作,干部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理工作細則》和有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十七條 嚴禁任何人私自保管他人檔案,人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。
不得在電話里泄露檔案內(nèi)容。
第十八條 做好檔案管理的各項基礎(chǔ)工作,編制檢索工具,逐步實現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理,便于提供利用。
第十九條 凡需從人事檔案中取證或辦理公證,必須由人事檔案室辦理。
有關(guān)材料應認真核實簽署意見并加蓋“濟南啤酒集團總公司人力資源處”公章,方能有效。
第二十條 對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續(xù),有案可查。
查借閱人事檔案應嚴格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。
第五章 檔案的轉(zhuǎn)遞
第二十一條 人事檔案應通過機要交通渠道轉(zhuǎn)遞或派專人傳送,不準郵寄或交本人自帶。
如外單位派專人來提取,必須持人事或組織部門出具的介紹信,一般介紹不予辦理。
第二十二條 如《調(diào)檔通知》調(diào)出人員要求轉(zhuǎn)遞檔案,必須經(jīng)人力資源處負責人同意簽署意見方可轉(zhuǎn)出。
有關(guān)部門同時把本人的現(xiàn)實表現(xiàn)、體檢表或技術(shù)檔案轉(zhuǎn)入人事檔案室,由人事檔案室統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞。
檔案轉(zhuǎn)出后,逾期一個月未見對方退回回執(zhí)應寫信催回,以防丟失。
第二十三條 為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動,干部職務(wù)變動而及時調(diào)整,公司人力資源處應將人事變動情況、干部調(diào)動單位和任免通知及時通知人事檔案室。
因商調(diào)而轉(zhuǎn)出檔案后,人力資源處應及時通知人事檔案室此人是否商調(diào)成功,如未商調(diào)成功有關(guān)部門應在一個月以內(nèi)追回檔案,最多不超過三個月。
第二十四條 公司員工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等,在沒收到人力資源處轉(zhuǎn)來的轉(zhuǎn)遞檔案通知單前,其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達之日算起,按有關(guān)部門的收費規(guī)定收取檔案保管費。
第二十五條 公司各單位、部門應積極配合檔案室做好員工檔案的轉(zhuǎn)遞工作,學生分配單位有變化時應及時通知檔案室,以使檔案能正確投遞。
附件
人事檔案材料收集歸檔范圍
1、員工調(diào)配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表(如職工履歷表、登記表),任免呈報表(包括上報的考察材料),鑒定、民主評議和組織考核形成的綜合材料,離退休審批表,軍隊轉(zhuǎn)業(yè)部門審批表等。
2、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表,政審材料,續(xù)聘審批表,退職材料。
3、出國出鏡人員審批表、登記表及在外表現(xiàn)情況的鑒定材料。
4、、人代會、政協(xié)會議的工、青、婦等群眾團體代表會以及民主黨派代表會的代表登記表和委員的簡歷表、政績材料。
5、辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。
6、評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)工作中形成的專業(yè)技術(shù)人員任職資格申報表,專業(yè)技術(shù)職務(wù)考績材料以及聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表。
7、員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團時參加革命工作時間等過程中形成的個人申請表,組織審查報告,上級批復以及所依據(jù)的證明材料。
8、黨團組織建設(shè)中形成的入黨志愿書(1-2份系統(tǒng)的)和轉(zhuǎn)正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據(jù)的材料,民主評議黨員工作中形成的組織意見。
民主評議黨員登記表,優(yōu)秀黨員事跡及審批材料。
認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據(jù)材料和審批材料,*材料,取消預備黨員資格的組織意見;入團志愿書、申請書、團員登記表、退團材料;加入民主黨派的材料。
9、干部審查工作中形成的調(diào)查報告、結(jié)論、上級批復、個人結(jié)論的意見、檢查交待、旁證材料;甄別復查結(jié)論、調(diào)查報告、批復及有關(guān)的主要依據(jù)材料。
10、表彰獎勵活動中形成的各種先進人物登記表、審批表、先進模范事跡。
11、各種處分決定、調(diào)查報告、上級批復、本人交待及旁證材料、刑事判決書。
12、員工的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。
13、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。
14、辦理喪事活動中形成的悼詞、訃告;非正常死亡的調(diào)查報告。
15、高等教育、國民教育、成人教育和干部進修、培訓工作中形成的學生(學員)登記表、學習成績登記表、畢業(yè)登記表,授于學位的材料,學歷證明書,學習鑒定材料。
16、學生學籍變動記錄材料。
17、學生在校期間每學年的思想品德評定表。
18、畢業(yè)學生體檢表。
19、其他可供組織參考有保存價值的材料。
