建筑公司采購管理控制工作程序
建筑公司采購管理控制程序
1 目的
為確保對影響采購質量的關鍵環節實施控制,保證采購產品的質量、性能、交付和服務等各方面,符合顧客、法律法規、職業健康安全和環境的要求,并滿足公司工程建設和管理的需要,特制定本程序。
2 適用范圍
適用于公司在工程建設和生產準備過程中的所有產品或服務的采購控制。
3 職責
3.1 采購管理實行業務管理原則和法律歸口管理的原則。
3.2 總經理負責領導公司的采購管理,副總經理協助總經理負責領導公司的采購管理。
3.3 物資部、綜合管理部以及計劃部是采購管理主要部門。
4 管理內容與要求
4.1.1 物資部負責與設備、材料等有關的采購管理工作,包括:
--設備、原輔材料;
--生產性低值易耗品;
--非標設備加工承攬;
--貨物倉儲保管;
--貨物運輸;
--貨物保險;
--行政管理所涉及的形成固定資產的低值易耗品。
4.1.2 綜合管理部負責與行政管理、基礎設施建設有關的采購管理工作,包括:
--人員聘用;
--培訓;
--法律咨詢;
--審計事務;
--廣告、宣傳;
--后勤管理;
--綠化維護;
--行政管理涉及的不形成固定資產的非生產性低值易耗品。
4.1.3 計劃部負責與工程建設有關的勞務采購的采購管理工作,包括:
--建設工程(包括勘測設計、建筑安裝工程等);
--工程監理;
--技術引進;
--工程設備安裝調試;
--技術咨詢、評估監測及科學試驗;
--財產保險;
--財產租賃;
--其他與工程建設有關的采購。
4.2 采購的申請
4.2.1 工程項目(勞務)采購的申請
由工程項目涉及業務管理部門填寫《工程項目(勞務)采購申請表》提出申請,部門主管提出初審意見,提交計劃部,計劃部提出審核意見,報公司領導批準后備案并進行采購管理工作。
4.2.2 物資采購申請
4.2.2.1 工程用物資的采購申請
由物資使用部門填寫《物資采購申請表》提出申請,各專業(包括汽機、鍋爐、發電機、熱工以及土建專業)負責人對申請審核后,由物資使用部門主管提出初審意見,計劃部根據經批準采購申請的工程實際需要提出審核意見,報公司領導批準后備案并提交物資部,物資部將已批準的采購申請的物資納入采購計劃,并進行物資采購管理工作。
4.2.2.2 生產性低值易耗品的采購申請
由物資使用部門填寫《物資采購申請表》提出申請,部門主管提出初審意見,計劃部根據工程預算以及年度預算提出審核意見,報公司領導批準后備案并提交物資部,物資部將已批準的采購申請的物資納入采購計劃,并進行物資采購管理工作。
4.2.2.3 行政管理涉及的貨物采購申請
由使用部門填寫《物資采購申請表》提出申請,部門主管提出初審意見,提交綜合管理部,綜合管理部提出審核意見并備案,報公司領導批準后由物資部或綜合管理部進行貨物采購管理工作。物資部負責形成公司固定資產低值易耗品以及生產性低值易耗品的采購;綜合管理部負責不形成固定資產非生產性低值易耗品的采購。
4.2.3 培訓采購申請
由需求部門提出填寫《培訓申請表》提出申請,部門主管提出初審意見,提交綜合管理部,綜合管理部提出審核意見并備案,報公司領導批準后,由綜合管理部組織采購。
4.2.4 其他采購申請
由需求部門填寫《簽報》提出申請,部門主管提出初審意見,提交相關采購主要管理部門,主要管理部門提出審核意見并會簽后報公司領導批準,由采購主要管理部門組織采購。
4.3 潛在合格供方的選擇以及合格供方名錄的建立
4.3.1 各管理部門應建立各職能范圍內的合格供方名錄,潛在的合格供方的選擇應根據以下信息確定:
--供方提供的產品已在公司使用的,使用部門反饋的信息;
--供方提供產品在同容量電廠的使用情況;
--供方資質證明、質量、安全、環保業績以及遵循法律法規要求的符合情況;
--公司專業技術人員的推薦;
--承辦部門在市場上了解、收資的信息。
4.3.2 確定潛在的合格供方后,由各管理部門負責組織各職能范圍內的潛在合格供方進行調查,進行資質審查。
4.3.3 潛在合格供方的資質審查內容應包括:
--主體資格:具有經年檢的企業法人營業執照或營業執照;
--經營范圍:欲簽合同標的應復核當事人經營范圍,設計專營許可的,應具有相應的許可、等級及資質證書等;
--代理權限:由代理人代簽合同的,應出具真實、有效的法定代表人(主管)身份證明、授權委托書、代理人身份證明等;
--履約能力:具有支付能力、生產能力、運輸能力、技術能力。必要時應要求其出具資產負債表、資金證明、注冊會計師簽署的驗資報告等相關文件;
--履約信用:重合同、守信用,無違約事實,現時未涉及重大經濟糾紛或重大犯罪案件。
4.3.4 潛在合格供方的資質審查經相關部門會簽后,并報分管副總經理批準后,納入合格供方名錄。
4.3.5 相關職能部門應每年定期對合格供方名錄進行復評。
4.4 勞務、物資及服務的采購管理
4.4.1 申請經公司領導批準后,物資部、綜合管理部及計劃部負責各自職能范圍內的采購管理。
4.4.2 采購的標的金額按以下管理內容進行管理:
4.4.3 預算金額在人民幣伍拾萬元以下的采購,管理部門應在合格供方名錄中選擇3家以上合格供方,報公司領導或授權人確定供方后實施采購。
4.4.4 預算金額在人民幣伍拾萬元以上(含伍拾萬元)的采購,管理部門應選擇3家以上合格供方,作為潛在投標方,報招標領導小組確定投標方,在招標領導小組的領導下,由招標工作小組按《招標管理實施細則》進行招標,確定供方后實施采購。
4.5 招標管理
4.5.1 公司依法成立公司招標領導小組、招標工作小組。
4.5.2 公司招標領導小組是公司招標的最高決策機構,決定公司招標的方針、政策、重大工程及物資的招標方案。
4.5.3 招標工作小組由物資、工程兩個招標工作小組組成,負責招標的各項具體組織工作。
4.5.4 招標管理工作具體按《招標管理實施細則》執行。
4.6 合同管理
4.6.1 確定供方后,金額在1萬元以內的,由采購管理部門自行采購;金額在1萬元(含1萬元)以上的,由采購管理部門起草合同,按合同管理流程進行合同管理,具體按《合同管理辦法》執行。
4.7 采購產品的驗證
4.7.1 勞務采購的驗證
產品交付前,按《工程驗收管理規定》進行驗收,并根據相關供方的施工工期、施工能力、安全、環境和服務進行勞務和服務采購的驗證,驗證結果可作為合格供方復評的輸入。
4.7.2 物資采購的驗證
產品交付時,物資部按《設備、物資材料質檢管理辦法》進行驗證,產品交付并投入使用一定時期后,由物資部可向產品使用部門發問卷調查,進行產品驗證,問卷調查可作為合格供方復評的輸入。
4.7.3 服務采購的驗證
綜合管理部根據服務采購的協議或合同要求,對提供服務相關供方的服務態度、工作績效及需求部門反饋的信息,實施驗證,驗證結果可作為合格供方復評的輸入。
4.8 對供方采購勞務、服務及物資的管理
4.8.1 公司對相關供方擬選擇的設備、材料供應商有否決權。相關供方所采購的材料、設備及特種材料,必須由公司審定。相關供方應提供所有物資供應分供方名錄以及相應的資質資料報物資部備案
4.8.2 公司對勞務供方擬選擇的勞務分供方有否決權,重大分包合同招標應邀請公司參加,勞務供方應提供所有勞務分供方名錄以及相應的資質資料報計劃部備案。
5 相關文件
《培訓控制程序》
《合同管理辦法》
《工程招標管理實施細則》
《物資招標管理實施細則》
《設備、物資材料質檢管理辦法》
《工程驗收管理規定》
6 相關記錄
《工程項目(勞務)采購申請表》
《物資采購申請表》
7 附錄
附錄a 流程圖
附錄b 《工程項目(勞務)采購申請表》
附錄c 《物資采購申請表》
附 錄 a
(資料性附錄)
流程圖
a.1 合格供方名錄建立流程圖
a.2
使用部門采購申請
采購管理控制流程圖
附 錄 b
(規范性附錄)
工程項目(勞務)采購申請表
附 錄 c
(規范性附錄)
