金融大廈業主檔案資料管理規定

金融大廈業主檔案資料管理規定

金融中心(大廈)業主檔案資料管理規定

1.目的:

規范業主檔安資料的管理。

2.職責范圍

2.1文員負責檔案資料的收集、整理、歸檔和保管。

3.管理規定

3.1檔案的文件材料,必須字跡清楚、真實、齊全。

3.2業主資料要及時歸檔,歸檔時要注意整齊,層次分明,便于快速查找,不得零散堆放,也不得隨意丟失。

3.3業主檔案的內容包括:業主入住登記表、住宅裝飾、裝修委托申請表、房屋、設備裝修申報表、裝飾、裝修責任書、住戶裝潢竣工驗收表、物業管理公約。

3.4檔案資料屬于保密文件,應妥善保管,不準散播其內容,不準給未經領導批準的人員翻閱,不準復印。

3.5未經領導同意不得擅自將業主檔案調出,如遇特殊情況調出,須填寫《文件借閱、復制記錄表》,并督促借調人及時歸還。

3.6檔案的管理環境必須做到'三防'即:防火、防潮、防變質。

3.7日常檔案資料檢查中發現破損現象應立即進行修復處理。

質量記錄:

1.《文件借閱、復制記錄表》zc-05/b05