電腦u盤文件管理規定
為規范公司所有電腦設備的使用和電腦u盤文件的管理,使公司電腦設備有序化、合理化、規范化循進,特制定如下規定:
1、各部門電腦有專人專用責任制形式,未經部門經理同意,其他人員不得使用該部門電腦,禁止調用、拷貝其中文件、資料,嚴禁泄露公司機密。
2、公司各部須常期保存的打印文件,須在原稿上加以注明,如無注明,將被視作一般文件,予以保存兩周。
3、公司各部需要打印的文件資料,原則上由各部電腦操作人員操作存盤,須管理部協辦時,由管理部專職電腦員予以操作。
4、電腦操作人員應在須常期保存的文件定稿后一周內做好u盤備份,并在'文件打印登錄本'中詳細登記該文件的標題、目錄名、u盤號、打印日期等。
5、公司各部門在做好u盤備份后,連同所有原本由各部門保管的u盤,包括管理部、市場部、企劃部、規劃部的所有盤片交由公司電腦程序員進行登錄歸檔。
*財務部之u盤由財務電腦專員自行登錄,并將信息知會總經理室即可。電腦程序員有義務將工作情況向管理部經理知會,不得泄露公司機密。
6、各部因業務特性,而認為無須與其它部門共享的部分信息、資料,可填寫'密碼設置申請單'向公司提出申請,被批準之密碼設置部分將不列入信息共享范圍,但不得擅自指令公司電腦程序員增減密碼的設置范圍。
7、公司各部門電腦操作員應及時整理、刪除硬盤內的文件資料,以便充分利用可讀信息空間。
8、各部如須調閱已由管理部歸檔并已設置密碼的u盤資料時,應書面提出申請,調閱后知會電腦程序員,重新回歸密令狀態。
9、未經許可不得將公司的u盤文件轉借他人及帶出公司,違者按公司規章制度予以嚴懲。
10、各種耗材(u盤、色帶墨粉)應由管理部記錄品名、規格、數量、購買和領用記錄,管理部將每一臺設備單獨設立檔案,記錄設備名稱、型號、配置、隨機資料、附件、開機密碼(不公開)、維修記錄、專業軟件名稱及調動方法等等,經保管人員簽名,由管理部統一保管,在設備移交時,由接受人、原保管人確認無誤,簽名后完成整個移交過程。
11、對于外部采購的軟件,使用人應遵照使用手冊操作,自行開發的軟件,開發者應在開發各個階段及時告知電腦操作人員其操作方法和禁忌事項,如應開發者未詳盡告知,而引起的數據損失,開發者應承擔相應責任。如使用人不按正確的操作方法和禁忌事項,而引起的數據丟失,由使用人負責。軟件故障排除后,按責任大小作相應的處理。
12、因使用軟件而做備份的u盤應由使用人編號,禁止帶出,該u盤使用期滿后,將原盤數據復制于新盤,原盤編號不變。
13、電腦使用過程中出現故障時,使用人應及時口頭報告電腦程序員,并記錄現場情況,報公司管理部,以查明原因排除故障。如由于使用人違反電腦規定,而人為造成機器故障的,則視故障情況處罰當事人。
14、電腦程序員有責任對公司電腦網絡系統正常運作負責,如遇電腦發生故障,應詳細詢問使用人電腦故障情況,及時處置排除,當故障原因無法確定時,應知會管理部經理,并及時與供應商取得聯絡,最短時間使電腦恢復正常。
15、與外界交流的u盤必須先檢測病毒后才能在本公司使用,或帶出本公司,嚴格禁止運行任何游戲軟件,公司u盤應與外界交流需要帶出時,應事先向管理部報告。
16、設備使用范圍
(1) 禁止在驅動器燈亮時插入、取出u盤。
(2) 禁止在操作電腦時吃、喝任何食物、飲料。
(3) 下班時應切斷電源,套上'防靜電電腦保護套'。
(4) 禁止在設備電源開著時,移動設備。
(5) 電源開啟順序為:接線板→ups→顯示屏→電腦→打印機,關閉的順序相反。
(6) 打印時應使用打印紙或復印紙,禁止打印時拔紙。
(7) 禁止帶電時插、拔插頭。
(8) 共享打印機時,應按規定填制'打印登記表'
(9) 電腦上網非業務用途不得私自上網。
17、個人必須妥善保管好自己的本人帳號及密碼,不得擅自轉讓或借與他人使用。(案場上由行政專案或行政助理保管)。
18、下班前必須按正確操作退出系統并關機。
管理部將不定期的進行檢查,凡違反第1、16、17條規定者,將被處以50-200元的罰款。
