工程公司光盤檔案管理細則
工程有限公司光盤檔案管理細則
一、光盤的整理:
1、光盤檔案的管理由信息管理員具體負責。
2、正確標注每份預歸文件的日期、流水號、文號、標題、分類、主題詞、密級、頁數、掃描文件路徑、文件名等內容并完成數據庫的錄入和圖像掃描工作。(見附件五)
3、每年3月底前檢查和清理上一年的預歸文件,完成計算機自動歸檔、立卷工作,也可自行調整立卷。
4、自動生成案卷數據庫,填寫數據庫內容,包括編寫卷名和填制案卷有關內容并打印出案卷封皮、卷內目錄和全引目錄,系統提供各種報表。
5、按計算機分配的卷號貼制卷皮,按計算機分配的卷內順序號往卷內插放文件,在案卷首附卷內文件目錄。
6、歸檔后,刻制光盤并填好備份光盤的備考文件
二、光盤的管理和保護:
檔案建立初期先保存在硬盤上,便于檢查調整和使用,一旦形成規模,檢查無誤,就應將數據庫和圖像文件一并刻到光盤上加以保存。光盤上的檔案文件不得改動。光盤的使用維護必須遵循以下規則:
1、光盤說明:錄制完的光盤應制作相應的盤片標簽,內容按規定填寫齊全、清楚,貼放在盤片盒正面,(見附件九)。
2、光盤檢測:錄制完后,應進行外觀與載體內容的質量檢測,確認無污染、劃痕、病毒,保證內容完整。
3、光盤保管:存有檔案的光盤要一式兩份,一份供查閱,一份封存保管,兩份分開保管。
4、光盤保護:錄制好的光盤要存放在潔凈、安全、避光、防潮防磁的地方,嚴禁用手摸擦表面,嚴禁摔、碰、折、劃和擠壓光盤。
5、數據檢查:每年進行質量檢查,及時修補、及時復制。
三、光盤檔案的密級劃分和權限管理:
光盤的密級按光盤中文書檔案的最高密級確定。具體劃分同文書檔案密級劃分。
辦公室秘書按公司的保密規定事先設置權限管理密碼,確保存有檔案信息的光盤內容不被非法調用、刪除、修改、打印和拷貝。權限設定按光盤內所存最高密級檔案確定。
