氨灣酒店綜合辦公室管理實務
麗灣酒店綜合辦公室管理實務
部門慨述
協助總經理管理好總經理室的日常行政事務;協助總經理協調好各部門工作;主持酒店行政會;審核管理好行政費用開支;審核簽章及酒店法律事務協調;組織制定、修改、充實各項規章制度,做好招聘、培訓工作;制定酒店工資結構、員工福利的標準;管理酒店人事檔案及酒店后勤工作,確保酒店經營活動正常進行。
一、具體工作內容:
1、全面領導辦公室工作并具體主持酒店行政事務工作。
2、負責召集部門例會并做好記錄。
3、審核批準酒店1000元以下行政費用開支報告。
4、審核上報酒店1000元以上行政費用開支計劃。
5、負責酒店防火、防盜及交通安全管理工作。
6、管理酒店員工食宿問題。
7、負責對外經濟合同的審核簽章及酒店法律事務協調。
8、管理好總經理室人員編制。
9、負責對外聯系的工作計劃的制定與實施。
二、崗位職責:
a、行政辦公室主任:
1、協調各部門的工作,協助總經理監督,檢查對各項方針政策、上級指示的落實與執行情況。
2、掌握市場情況,收集行業信息,為總經理決策提供咨詢,當好參謀。
3、安排總經理辦公會議,并減產會議決定事項的執行情況。
4、按照總經理的意圖,組織起草綜合性的報告,規劃、總結、請示、通知等信涵,并審查簽發前的文稿。
5、領導本部門工作人員做好文件的歸檔、收發、打字、接待、用車管理和印章管理工作。
6、抓自身管理、本部門的學習、考評等提高工作效益。
7、協調、平衡各部門關系,發生矛盾,應及時疏導,調查研究,明確責任,必要時報告總經理處理。
8、組織制定酒店行文管理的各項規定,努力使公文規范化、科學化、提高辦事效率、
9、完成總經理臨時交辦的各項工作。
b、行政主管:
1、按合同實施物資采購和小型用品采購;
2、計劃安排好酒店員工午餐;
3、協助主任做好日常工作及管理好酒店環境衛生和綠化工作
4、安排好外來賓客的食宿和活動
5、具體辦理酒店車輛的年檢、年審、保險、維修并與管理部門做好聯系工作;
6、辦理酒店員工的暫住證、體檢證;
7、負責與保安部聯系有關工作;
8、辦理上級領導交辦的工作。
三、行政辦公室紀律管理制度:
1、上班著制服及配戴員工名牌。不能穿超短裙與無袖上衣和休閑裝。
2、堅守崗位不串崗;
3、上班時間不看書、看報,不玩電腦游戲;不打磕睡及做與工作無關的事;
4、不準在崗位上化妝;
5、接待來訪和業務洽談應在會議室進行;
6、不準因私事占用電話;
7、不經同意不準隨意上網,更不能用酒店的電腦發送私人郵件或上網聊天,未經批準不得使用酒店其他部門的電腦;
8、所有電子郵件的發出,必須經部門經理的批準;以酒店名義發出的郵件需經總經理或主管副總經理的批準;
9、未經總經理或部門經理的授意,不能索要、打印、復印其他部門的資料;
10、不遲到、早退;
11、平時加班、請假需經部門經理批準;
12、更要嚴格遵守打卡制度,不論任何理由,不得代他人打卡,違者開除。
13、無工作需要不得隨意進入總經理辦公室、計算機房、客戶服務中心、檔案室、打字室、財務室、會議室及接待室。
四、印章使用管理制度
1、酒店印章由集團駐店經理保管,各部門的印章應由各部門經理或各部門指定人員保管。未經領導批準,印章保管員不得委托他人代管,并且不得帶出辦公室使用;
2、以酒店名義簽署的意見書、協議書、合同書,各部門以酒店上使用酒店公章。
3、未經允許,不得私自使用酒店公章。
五、電腦室崗位職責
1、業務培訓:
(1)組織對電腦操作人員、前臺收銀員的技術培訓、考評員工工作質量和工作效率;
(2)結合電腦、收印機操作過程中出現的各類問題,組織制定相應的注意事項和操作規程;
(3)更多地掌握電腦新技術,參加有關電腦的學術活動,不斷提高業務能力,更好地為酒店服務;
2、硬件維護:
(1)負責酒店電腦設備、收銀設備的管理和維修,及時組織排除各設備出現的故障,修理更換損壞的零件;
(2)負責酒店電腦設備、收銀設備的日常保養,定期檢查、清潔各設備及線路,防止塵埃、蟲害的損害,確保各設備正常運行,以保證酒店營業的需要;
(3)對酒店各電腦設備的更新換代及技術引進提出可行性建議,并負責組織實施。
3、軟件維護
(1)處理電腦系統、收銀機在使用過程中出現的故障,確保運算數據的正確性和系統正常運行的可靠性;
(2)按電腦使用部門的要求,逐步實行自編軟件,修改、擴充、完善電腦系統的功能,以適應酒店業務發展規律的需要;
(3)擴大電腦應用范圍,為各部門裝置電腦,開發設計管理程序。
(4)管理電腦室內部事務,包括工作安排、調配、檢查、落實等。
(5)完成總經理臨時交辦的其他工作。
六、會議管理規定
1、酒店會議是由:辦公例會、日常工作會議組成。
2、最高級會議通常情況下每月至少召開一次,就一定時期工作事項作出研究和決策。
會議由酒店總經理主持、參加人員為:總經理、副總經理、各部門經理等領導。
3、酒店辦公例會是為貫徹落實作出的決議、決定召開的會議。會議由總經理組持,參加人員為:各部門經理及有關人員。
4、酒店辦公例會由酒店行政辦公室組織。應于會前3天將主要內容通知于會人員,會后14小時之內整理、發布《會議紀要》。 (1)會議紀要的形成與簽發
a、公例會會議紀要、決議,由行政辦整理成文。
b、行政辦根據會議內容需要在限定時間內完成紀要的整理工作。
c、會議紀要和決議形成后,由與會的酒店成員簽字確認。
d、紀要發放
前應填寫《會議紀要發放審批單》,審批單內容包括紀要編號、發放范圍、主管領導(或主持會議的領導)審批意見。
e、紀要應有發文號,發放時應填寫《文件簽收記錄表》,并由接受人簽字。
f、紀要應分類存檔,并按重要程度確定保存限。
(2)會議紀要作為酒店的重要文件,備忘已研究決定的事項,發給與會人員,以便對照核查落實。
5、日常工作會議由會議召集人填寫《會議申請單》,經主管副總經理批準方可召開,會議通知由行政辦公室根據申請部門的要求發出。如會議需要撰寫會議紀要,由會議召集部門撰寫完畢后報有關及行政辦公室。
七、酒店每周例會制度
1、部門領導例會每周舉行一次,由總經理主持,副總經理及各部門經理級人員參加。
2、主要內容:
(1)總經理傳達上級主管部門有關部門文件和總經理室有關精神。
(2)各部門經理匯報工作情況,以及提出需要提請總經理或其他部門協調解決的問題。
(3)總經理對各部門工作進行講評,布置和安排下周工作。
(4)其他需要解決的問題。
3、例會參加者在會上要踴躍發言,允許持有不同意見、不同見解、不同觀點和保留意見,但會上一旦形成決議,無論個人同意與否,都應認真執行。
4、嚴格會議紀律,保守會議秘密,在會議決議未正式公布前,不得私自泄露會議記錄。
八、日常部門經理例會制度
1、部門經理必須提前五分鐘到達會場。
2、與會期間,所有人員必須保持安靜,認真聽取總經理的指示。
3、各部門經理按順時針方向逐個限時匯報本部門的工作情況,各部門經理匯報應用規范語言,匯報內容為前一天部門工作情況、存在問題、建議等,匯報完畢請總經理指示。總經理做指示時,相應的部門經理應做好記錄。
九、檔案管理:(見工作流程)
十、人事經理崗位職責:
1、組織制定人事計劃,經酒店總經理批準后執行。
2、負責酒店人事工作,掌握業務計劃,擬定工作計劃,及時向有關部門領導匯報并共同研究、討論。
3、抓好管理工作,經常深入基層,掌握情況,合理安排使用干部,發現人才,及時提出調整意見。
4、組織本部門工作人員學習,提高管理水平和業務能力,做到管理規范化。
5、根據用工計劃組織招聘工作,負責招聘、辭退、停薪留職員工的審核,負責員工內部調配的審核,
6、結合酒店實際,制定本酒店工資、獎金、福利標準,報領導審核批準;負責工資、獎金、福利、加班夜班費及各種津貼報表的審核。
7、負責審核、辦理各類休假期的期限和有關費用報銷標準;
8負責人事檔案的管理工作。
9、完成總經理交給的其他各項工作。
十一、培訓管理制度
培訓內容:
(1)員工培訓應根據其所從事的工作,以專業對口培訓和崗位培訓為主;
(2)管理人員應充分了解政府的方針、政策規定、學習現代管理理論和技術,提高市場預測能力、控制能力,決策能力;
(3)專業人員和財務人員、工程人員,廚師等,應接受各自的專業對口技術培訓,提高專業技能。
(4)基層管理人員應通過培訓充實知識,提高實際工作能力。
2、培訓形式
(1)脫產學習。主要是培養有發展前途的骨干力量。
(2)半脫產培訓。主要是專業對口培訓。
(3)業余培訓。鼓勵員工積極參加各種不同類型的,與本職工作有關的培訓。
十二、酒店總值班制度
1、由總經理辦公室負責安排。值班者為:部門經理以上的管理干部。
2、值班時間為:晚上八時至次日早上八時。值班時應巡視酒店各公共場所,檢查酒店防火、防盜設施、設備等是否完好,有無事故苗頭。
3、值班人員應檢查各部門當值人員履行職責情況,負責處理違紀行為。
4、當值時間不得無故離開酒店,不得做與當值無關的事情。
5、當值時應盡職盡責,及時處理酒店當晚發生的各種問題,遇有重大的突發性事件,應在第一時間內向總經理請示、匯報。
