往來業(yè)務管理類型、流程、一般管理辦法
往來業(yè)務管理的類型、流程、一般管理辦法
一、類型
往來業(yè)務是指資金的往來業(yè)務，包括個人往來業(yè)務和單位往來業(yè)務。個人往來業(yè)務是指企業(yè)與單位內部職工發(fā)生的往來業(yè)務；單位往來業(yè)務是指企業(yè)與外單位發(fā)生的各種債權債務業(yè)務，分為與客戶往來業(yè)務和與供應商往來業(yè)務。
二、流程
（一）單位往來債權業(yè)務
1.采購預付款審批支付流程
1.采購部與供應商協(xié)商，采購合同規(guī)定有預付款支付內容
2.采購員根據(jù)采購訂單預算情況，根據(jù)合同計算預付款數(shù)額，填寫《預付款申請書》報采購經(jīng)理審核。
采購員提出預付款支付申請
1.審核《預付款申請書》內采購貨物名稱、總庫存、供應商的信用額度、賬期、現(xiàn)有庫存、采購數(shù)量、單價、金額（小寫金額）、支付方式等項目的真實準確性
2.審核合同內容和支付方式，確保合同的準確執(zhí)行
3.審查并合理安排本部門的《采購資金排款計劃》
采購經(jīng)理審核
采購總監(jiān)審核
采購總監(jiān)審核《預付款申請書》內容的真實準確性，必須保證采購的必要性、預付款的合理性
1.負責審批下列范圍的計劃內預付款：①結束合作品牌最后一次付款；②黑名單上供應商恢復往來的第一次付款；③單項計劃內采購超過預付限額的付款
2.負責所有計劃外預付款的審批
總經(jīng)理審批
1.審批前一筆預付款的進貨、發(fā)票到位情況，保證前期預付款已貨票兩清
2.查看對應供應商的往來賬，按規(guī)定要求供應商及時配合對賬
3.審核《預付款申請書》內容填寫的規(guī)范性、款項金額大小寫的正確性，是否有涂改、劃線的情況。若有，則需確認
往來會計審核
審核和確認供應商的身份，審核公司資金安排計劃的合理性，安排編制并審核預付款支付確認書，保證結算的安全準確
結算主管審核
1.出納憑預付款支付確認書支付預付款，并向供應商財務人員索要發(fā)票
2.項會計人員轉交預付款支付憑證
出納支付預付款、索取發(fā)票
財務部會計人員接收預付款支付憑證、發(fā)票等原始憑證，進行會計記錄、登帳和相關的賬務處理
接收發(fā)票、會計處理
2.應收賬款管理及催收流程
應收賬款專員
財務部
法務部
財務總監(jiān)
部門
步驟
①做好應收賬款記錄
做好基礎記錄
②跟蹤、掌握客戶動態(tài)
賬款
分析
③定期分析應收賬款請款
④召開應收賬款確認會
賬款催收確認
督促催收
賬款
催收
二次催收
付款
否
付款
⑤法律訴訟
否
是
是
⑥財務處理
賬務
處理
審核
⑦編制《銀行存款余額調節(jié)表》
存檔
關鍵步驟說明：
①應收賬款專員根據(jù)儲運部發(fā)貨后的出庫單、發(fā)貨單及客戶簽署的隨貨通行單，登記應收賬款的詳細情況，編制《應收賬款明細表》。
②對每一筆應收賬款，都要檢查是否有超過信用期限的記錄，并通過各種渠道了解客戶欠債總金額及已到期債務的增減動態(tài)。
③定期進行應收賬款的賬齡分析和周轉率分析，編制《應收賬款賬齡分析表》，并結合客戶信用、欠債情況開展賬款催收工作。
④對于當月該到而未到賬的應收賬款，應收賬款專員應及時召開確認會，列入催收計劃。
⑤對于經(jīng)二次催收仍未收回的賬款，財務部應將催收工作轉交法務部；后者與客戶交涉。爭取運用法律手段收回賬款，降低損失。
⑥財務部收到貨款后準備銷售發(fā)票，并進行應收賬款的確認、核銷和登帳工作。
⑦每月月底，資金主管依照銀行對賬單編制？《銀行存款余額調節(jié)表》，并將該表呈交財務總監(jiān)審閱，確保賬實相符。
3.應收票據(jù)會計處理流程
購貨方
往來會計
財務總監(jiān)
部門
步驟
開出票據(jù)
①確認、核查
審核
接收
票據(jù)
填制記賬憑證
②填制記賬憑證
審核
背書轉讓處理
背書轉讓
是
否
到期付款
③背書轉讓處理
兌現(xiàn)
賬務
處理
④付款賬務處理
是
⑤轉為應收賬款
否
關步驟說明：
①購貨方簽發(fā)商業(yè)承兌匯票并承兌，財務部確認其面值及期限，并報財務總監(jiān)審核。
②財務部往來會計按票據(jù)的不同類別填制記賬憑證。
③如果將企業(yè)持有的應收票據(jù)背書轉讓以取得所需物資時，往來會計按審核后的原始憑證填制記賬憑證，經(jīng)主管會計審核后登記明細賬。
④應收票據(jù)到期收回款項時，編制記賬憑證，由主管會計審核后登記明細賬、總賬。
⑤到期時，承兌人違約拒付或無力支付票款，財務部收到銀行退票或相關證明時，做相應的賬務處理，將到期票據(jù)的票面金額轉入“應收賬款”賬戶，并計提壞賬準備。
4.呆賬壞賬審批確認流程
財務部
往來對賬員
財務部會計
權限領導
部門
步驟
①匯總原始憑證、應收賬款入賬
應收賬款入賬
提交銷
售憑證
審核
②登記總賬
應收賬款分析
、檢查
③應收賬款分析、檢查
應收賬款申報
④初步認定壞賬并進行確認申報
⑤確認
收回
壞帳
確認
否
責成相關人員查明原因并收回賬款
不同意
⑥預計壞賬損失并確認
⑦審核
同意
備案
賬務
處理
⑧壞賬賬務處理
關鍵步驟說明：
①財務部會計匯總銷售部提交的銷售憑證，并根據(jù)原始憑證填制記賬憑證，交主管會計審核后登記《應收賬款明細賬》。
②會計期末，登記總賬，交主管會計和財務部經(jīng)理審核。
③會計期末，往來對賬員檢查應收款項，分析應收款項的特性、金額大小、信用期限、債務人的信譽和當時的經(jīng)營情況等因素。
④往來對賬員根據(jù)本企業(yè)制定的壞賬政策，初步認定壞賬，并填制《壞賬審批確認表》進行申報。
⑤《壞賬審批確認表》交銷售員確認壞賬，說明原因，并經(jīng)由銷售經(jīng)理審核確認。
⑥會計人員對《壞賬審批確認表》進行審核，確定各應收款項的可回收性，預計可能產生的壞賬損失。
⑦根據(jù)損失的大小和企業(yè)各級領導的審批權限申報確認壞賬；若相關領導不同意將該應收賬款轉為壞賬，會責成相關部門及人員收回賬款。
⑧對已確認為壞賬損失的應收賬款，應借記“壞賬準備”，貸記“應收賬款”，年末轉出壞賬準備余額，并計提下一年壞賬準備。
5.應收賬款壞賬處理流程
制定計提壞賬準備的政策
財務經(jīng)理組織財務部人員制定計提壞賬準備政策，報財務總監(jiān)審核后，根據(jù)其意見進行修改
財務經(jīng)理分析客戶的信用情況、各項應收賬款收回的可能性，選擇估計壞賬損失的方法，估算壞賬損失
估計壞賬損失
財務經(jīng)理按估計的壞賬損失，計提壞賬準備，借記“管理費用”，貸記“壞賬準備”
計提壞賬準備
財務經(jīng)理將應收賬款入賬，會計期末對各應收賬款的收回、催收情況進行檢查、分析，進行壞賬確認工作，并將確認結果報財務審核
壞帳確認
財務經(jīng)理計算應補提或沖銷的壞賬準備金額，如應補提，借記“管理費用”，貸記“壞賬準備”，如應沖銷，借記“壞賬準備”，貸記“管理費用”
計提或沖減
若企業(yè)上年度已沖銷的壞賬準備又收回，款項已存入銀行，則應借記“應收賬款”、“其他應收款”等科目，貸記“壞賬準備”，借記“銀行存款”，貸記“應收賬款”、“其他應收款”等科目
相關賬務處理
（二）單位往來債務業(yè)務（付款業(yè)務流程）
提出付款申請
采購部門
會計部門
確定結算方式
賣方發(fā)票
應付賬款
供應商
預付賬款
付款審核
應付票據(jù)
編制付款單據(jù)
出納人員執(zhí)行付款
采購訂單
付款支票
采購申請單
采購訂單
附件：
附件：
驗收單
采購合同
賣方發(fā)票
付款申請單
驗收單
賣方發(fā)票
編制記賬憑證
采購明細賬
編制記賬憑證
審核
核對
記賬憑證匯總
記賬憑證匯總
明細賬
應付賬款總賬
登記銀行存款日記賬
核對
明細賬
物資采購總賬
明細賬
銀行存款總賬
明細賬
財務費用總賬
采購部門提出采購申請環(huán)節(jié)是采購業(yè)務和付款業(yè)務的連接點。采購部門向企業(yè)會計部門提交采購付款的申請，會計部門收到有關資料后，主要從以下兩個方面開展會計系統(tǒng)的控制工作：
第一，將供應商發(fā)來的采購發(fā)票交給企業(yè)監(jiān)督部門進行審核
出納人員根據(jù)審核后的原始憑證支付款項，在付款憑證的后面至少應該帶有的附件有：付款支票、采購訂單、驗收入庫單、供應商發(fā)票。
出納人員還要根據(jù)這些原始憑證編制記賬憑證，并進行記賬憑證的審核，然后，按審核后的記賬憑證編制匯總表并登記銀行存款日記賬。同時，出納人員還要配合采購部門的工作，共享有關原始憑證的信息，由采購部門登記采購明細賬。
第二，會計部門根據(jù)采購部門的付款申請，確定科學、合理、有效的結算方式
會計部門進一步在應付賬款、預付賬款和應付票據(jù)記錄采購付款形成的負債。確定了支付方式之后，由出納人員進行支付，會計人員要根據(jù)支付情況編制付款憑單，并據(jù)此編記賬憑證，然后，將記賬憑證交給監(jiān)督部門審核。主管會計人員依據(jù)審核后的記賬憑證，編制匯總表，登記各個負債、管理賬戶的總賬和明細賬。
此后，會計人員至少還要進行兩項工作：一是定期對采購付款有關賬戶的總賬和明細賬進行核對；二是定期將應付賬款明細賬和供應商陸續(xù)提供的賣方發(fā)票進行核對。
（三）個人往來業(yè)務
三、一般管理辦法
（一）應收賬款業(yè)務控制
應收賬款控制的關鍵控制點有：應收賬款記錄控制、應收賬款客戶分析控制、應收賬款收款控制、壞賬控制、計提壞賬準備控制和應收票據(jù)控制。
1.應收賬款記錄控制
應收賬款記錄控制要求做到以下幾點：
(1)設置應收賬款總賬和應收賬款明細賬進行核算。
(2)應收賬款記錄必須嚴格以經(jīng)銷售部門核準的銷售發(fā)票、發(fā)運單等作為依據(jù)，防止虛記應收賬款。
(3)單位應當按照客戶名稱設置應收賬款臺賬，及時登記每一位客戶的應收賬款余額的增減變動情況和信用額度的使用情況，定期編制應收賬款余額核對表或對賬單，每年至少一次向欠款客戶寄發(fā)對賬單。編制該表的人員不能兼任記錄和調整應收賬款的工作。
2．應收賬款客戶分析控制
(1)單位應建立應收賬款賬齡分析制度和逾期應收賬款催收制度。
(2)對應收賬款實行單個客戶管理和總量控制相結合的方法。
(3)單位應定期按照應收賬款賬齡來編制應收賬款分析表，按照應收賬款賬齡分類估計潛在的風險，正確計算應收賬款的實際價值。
3．應收賬款收款控制
(1)各單位應在單位內部明確經(jīng)濟責任，建立獎懲制度。
(2)規(guī)定賒銷管理權限。
(3)采取銷售折扣方式。
(4)確定合理的信用政策。
(5)對賒銷期較長的應收賬款，合同或協(xié)議條款必須清楚、嚴密。
(6)選擇堅挺的貨幣作為結算貨幣，避免外匯匯兌損失。
(7)對停止償還欠款的客戶，實行協(xié)議清算。
4．壞賬控制
(1)壞賬確認控制。
(2)壞賬批準控制。
(3)壞賬處理控制。
5．計提壞賬準備控制
各個單位必須按照會計制度的要求，正確計提壞賬準備，包括選擇合理的計提壞賬準備的方法，正確計算壞賬準備金，對壞賬準備進行正確的會計處理，以及不得計提秘密壞賬準備金等。
6．應收票據(jù)控制
(1)單位在接受應收票據(jù)時，要按《票據(jù)法》和《支付結算辦法》中對商業(yè)匯票的具體規(guī)定，仔細審核票據(jù)的真實性、合法性，防止以假亂真，避免單位資產遭受損失。
(2)單位應收票據(jù)的接收、貼現(xiàn)和換新，必須經(jīng)由保管票據(jù)以外主管人員的書面批準并定期向出票人函證。
(3)正確進行應收票據(jù)的賬務處理。
(4)各個單位要指派專人保管票據(jù)，并制定逾期票據(jù)的沖銷管理程序和逾期票據(jù)的追蹤監(jiān)控制度。
（二）付款業(yè)務控制
付款業(yè)務控制的關鍵點主要包括：應付賬款和應付票據(jù)付款業(yè)務控制、預付賬款的付款業(yè)務控制和資金支付控制。
1.應付賬款和應付票據(jù)付款業(yè)務控制
應付賬款業(yè)務控制：
(1)職務分離控制
(2)應付賬款賬簿控制
(3)對現(xiàn)金折扣的控制
(4)應付賬款的對賬控制
應付票據(jù)業(yè)務控制：
(1)應付票據(jù)的簿記控制
(2)崗位和職務控制
(3)應付票據(jù)的核對控制
2.預付賬款的付款業(yè)務控制
(1)授權審批控制
(2)業(yè)務程序控制
(3)預付賬款的記錄控制
3.采購業(yè)務資金支付控制
(1)付款過程的審核控制點
企業(yè)會計部門應審核各業(yè)務部門提交的原始憑證，審核采購發(fā)票、驗收入庫說明等單據(jù)的內容是否完整、記錄的數(shù)量、金額是否正確，是否執(zhí)行了規(guī)定的業(yè)務程序等。企業(yè)采購部門要負責審核采購申請、驗收部門的驗收單以及供應商提供的采購合同，最后，才能將審核后的單據(jù)交給財務部門進行會計處理。
財務部門還要對應付賬款的付款憑證進行審核，檢查付款申請是否經(jīng)過了授權審批程序。對于已經(jīng)得到支付批準，并已經(jīng)付款的業(yè)務，付款人員要在采購發(fā)票上蓋章以示支付，并妥善保管有關憑據(jù)，防止資金重復支付。對于應付票據(jù)的管理，采購部門對商業(yè)票據(jù)的使用需要得到有關部門的審批。
(2)款項支付控制
企業(yè)會計部門要對所有的申請、票據(jù)和文件資料進行嚴格的審核，并且，企業(yè)高層管理者還要對付款資料進行復核，出納人員在得到批準后才能進行款項支付。企業(yè)已經(jīng)確定的負債，采購和財務部門應根據(jù)采購合同的規(guī)定時間進行款項的支付，采購人員要按業(yè)務程序及時辦理對供應商的付款業(yè)務，編制相關的付款申請，并要經(jīng)過主管人員的批準。會計人員要協(xié)同采購人員按有關支付申請和采購單，編制記賬憑證及辦理款項支付結算工作。出納人員在辦理付款業(yè)務時，要對采購發(fā)票、采購合同以及有關稅費憑據(jù)進行嚴格的審查，核對無誤后，會計人員要按規(guī)定的結算方式辦理貨款的支付業(yè)務。
(3)采購付款記錄控制
企業(yè)會計人員要在進行付款業(yè)務的同時，及時登記相關的會計賬簿和憑證，并做好有關會計核算工作。會計人員要對已經(jīng)辦理了支付手續(xù)的采購付款業(yè)務進行會計核算，編制記賬憑證，并登記有關資金賬戶。會計人員還要及時核銷已經(jīng)完成了付款程序的采購業(yè)務，并對應付賬款、預付賬款等重要賬戶進行嚴格的管理。會計部門要定期進行會計賬簿的核對，對付款業(yè)務的相關記錄進行核對，預防錯誤和舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。
企業(yè)對付款業(yè)務其他資料的控制還包括：明確付款業(yè)務記錄的職責分工，對采購付款業(yè)務有關憑證和文件的使用、記錄傳遞、保管和作廢等流程進行嚴格的控制。
